Wypróbuj
menu

Faktura elektroniczna bez podpisu – czy podstawa prawna na to pozwala?

30.01.2024
Faktura elektroniczna bez podpisu – czy podstawa prawna na to pozwala?

W obecnych czasach  coraz więcej elementów naszego życia zawodowego przenosi się do świata cyfrowego. Jednym z kluczowych aspektów, który ulega zmianie w świecie biznesu, jest faktura elektroniczna, zwłaszcza w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Coraz częściej pojawia się pytanie o legalność i akceptowalność faktur elektronicznych bez podpisu elektronicznego. Czy prawo polskie i unijne na to pozwala? W niniejszym artykule postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości na ten temat.

Co to jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna, zgodnie z definicją prawną, nie różni się od faktury papierowej pod względem zawartości. Kluczową różnicą jest jej forma – elektroniczna faktura jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej. Co ważne, zgodnie z przepisami unijnymi i polskimi, faktury elektroniczne są akceptowane pod warunkiem, że strony transakcji wyrażą na to zgodę.

Czy podpis elektroniczny jest wymagany?

Wątpliwości pojawiają się, gdy mowa o podpisie elektronicznym. Czy każda faktura elektroniczna musi być podpisana w ten sposób? Odpowiedź brzmi: niekoniecznie. Przepisy unijne oraz polskie nie wymagają, by każda faktura elektroniczna była opatrzona podpisem elektronicznym. Istotne jest, aby faktura ta była autentyczna pod względem pochodzenia, integralna w zakresie treści oraz czytelna.

Autentyczność pochodzenia oznacza, że musi być jasne, kto jest wystawcą faktury. W praktyce, oznacza to, że faktura elektroniczna powinna zawierać wystarczające informacje identyfikujące sprzedawcę, takie jak nazwa firmy, adres, NIP. Integralność treści zapewnia, że raz wystawiona faktura nie zostanie zmieniona bez wiedzy stron. W tym kontekście, systemy księgowe i fakturujące powinny zapewniać odpowiednie zabezpieczenia, które uniemożliwią nieautoryzowane modyfikacje.

Podpis elektroniczny, choć nie jest wymagany, może być używany jako dodatkowe zabezpieczenie. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy strony transakcji chcą mieć dodatkową pewność co do autentyczności i integralności dokumentu. Warto zauważyć, że podpis elektroniczny jest szczególnie ceniony w międzynarodowym obrocie handlowym, gdzie wzajemne zaufanie między stronami może być mniejsze.

Jednakże zgodnie z obecnymi przepisami, dla ważności faktury elektronicznej wystarczające jest, aby spełniała ona wymogi formalne i była akceptowalna przez obie strony transakcji. W tym kontekście, KSeF wprowadza uproszczenie, umożliwiając wystawianie faktur bez konieczności stosowania podpisu elektronicznego, co stanowi znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców.

KSeF – nowe możliwości i uproszczenia

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi kolejny krok w kierunku uproszczenia i usprawnienia procesu fakturacji. System ten umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w sposób zgodny z prawem, bez konieczności stosowania podpisu elektronicznego. KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury dzięki specjalnie zaprojektowanemu mechanizmowi systemowemu.

Korzyści płynące z faktur elektronicznych

Przejście na faktury elektroniczne wiąże się z wieloma korzyściami. Przede wszystkim, jest to oszczędność czasu i redukcja kosztów związanych z archiwizacją dokumentów. Ponadto faktury elektroniczne są łatwiejsze w dostępie i szybsze w obiegu, co znacząco usprawnia procesy biznesowe. Nie można również ignorować aspektu ekologicznego – mniejsze zużycie papieru przyczynia się do ochrony środowiska.

Mimo licznych zalet, przejście na system KSeF i rezygnacja z podpisów elektronicznych mogą wiązać się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak konieczność dostosowania systemów księgowych czy szkolenia pracowników. Jednakże, zważając na kierunek zmian w przepisach i technologii, warto rozważyć adaptację do nowych rozwiązań. Wprowadzenie KSeF jest wyraźnym sygnałem, że era cyfrowa w rachunkowości nabiera tempa, a faktura elektroniczna bez podpisu staje się standardem.