Wypróbuj
menu

Faktura elektroniczna a papierowa – jakie są największe różnice?

30.01.2024
Faktura elektroniczna a papierowa – jakie są największe różnice?

W dobie cyfryzacji wiele aspektów naszego życia zawodowego ulega zmianie, w tym sposób wystawiania faktur. Przejście z tradycyjnych faktur papierowych na elektroniczne Krajowy System e-Faktur (KSeF) niesie ze sobą wiele różnic i nowych możliwości. Ten artykuł przybliża najważniejsze z nich, by pomóc w zrozumieniu i adaptacji do tych zmian.

E-faktura – definicja i podstawowe założenia

Faktury elektroniczne (KSeF) to nowoczesna forma dokumentowania transakcji handlowych, która zyskuje na popularności w świecie biznesu. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych, które są drukowane i fizycznie przekazywane między stronami transakcji, faktury elektroniczne są tworzone, wysyłane i przechowywane cyfrowo. Ten rodzaj faktury pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją.

Z kolei Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zintegrowany system zaprojektowany, by usprawnić i zautomatyzować proces wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Jego wprowadzenie ma na celu nie tylko uproszczenie procedur, ale również zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa transakcji.

Proces wystawiania i odbierania e-faktur

Wystawianie faktury papierowej jest procesem bardziej czasochłonnym i wymaga fizycznego zaangażowania. Należy wydrukować dokument, podpisać, a następnie dostarczyć go odbiorcy – czasami pocztą lub kurierem. W przypadku faktur elektronicznych, cały proces odbywa się cyfrowo. Wystawienie, wysłanie, odbiór i przechowywanie dokumentu odbywa się elektronicznie, co znacząco skraca czas potrzebny na te czynności.

Dodatkowo KSeF umożliwia automatyzację wielu procesów związanych z fakturami, takich jak integracja z systemami księgowymi, automatyczne powiadomienia o otrzymaniu czy zapłacie faktury, co jest niemożliwe w przypadku faktur papierowych.

E-fakturowanie – aspekty prawne i zgodność z regulacjami

Kwestia zgodności z przepisami prawa jest niezmiernie ważna zarówno dla faktur papierowych, jak i elektronicznych. Faktury papierowe wymagają spełnienia szeregu wymogów prawnych, takich jak podpis osoby uprawnionej czy pieczątka firmy. Faktury elektroniczne, zwłaszcza w systemie KSeF, są zgodne z przepisami prawa podatkowego i często zawierają zaawansowane metody szyfrowania oraz podpis elektroniczny, co zapewnia ich autentyczność i integralność.

System KSeF zapewnia również zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. W przypadku faktur elektronicznych, archiwizacja odbywa się automatycznie w systemie, co jest dużym ułatwieniem w porównaniu do konieczności fizycznego przechowywania dokumentów papierowych.

E-faktury – wpływ na środowisko

Jednym z największych atutów faktur elektronicznych jest ich pozytywny wpływ na środowisko. Redukcja użycia papieru to nie tylko oszczędność zasobów naturalnych, ale także zmniejszenie emisji dwutlenku węgla związanej z produkcją i transportem papieru.

Faktury papierowe generują znacznie większe obciążenie dla środowiska, zarówno przez potrzebę drukowania, jak i przechowywania fizycznych kopii dokumentów.

Wprowadzenie systemu KSeF stanowi krok w stronę zrównoważonego rozwoju i świadomości ekologicznej w biznesie. Przechodzenie na faktury elektroniczne jest więc nie tylko kwestią wygody i efektywności, ale także odpowiedzialności środowiskowej.

Faktury elektroniczne (KSeF) – koszty i oszczędności

Ostatni, ale równie istotny aspekt różnic między fakturami papierowymi a elektronicznymi dotyczy kosztów. Wystawianie i przechowywanie faktur papierowych wiąże się z kosztami materiałów biurowych, drukowania, a także przechowywania dokumentów. W przypadku faktur elektronicznych, te koszty są znacznie niższe. Nie ma potrzeby drukowania ani fizycznego przechowywania dokumentów, co przekłada się na oszczędności.

Dodatkowo system KSeF oferuje oszczędności czasu i zasobów pracowniczych, dzięki automatyzacji procesów związanych z fakturami. Jest to szczególnie istotne dla firm, które codziennie mają do czynienia z dużą ilością dokumentacji handlowej.

Przejście z faktur papierowych na elektroniczne, a zwłaszcza na system KSeF, niesie ze sobą szereg korzyści – od aspektów prawnych, przez efektywność operacyjną, po korzyści środowiskowe i finansowe. Warto zatem rozważyć tę zmianę, zwłaszcza w kontekście rosnących wymagań cyfryzacji i zrównoważonego rozwoju w biznesie.

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Kontynuując korzystanie ze strony, zgadzasz się na ich użycie