Faktura bez VAT na ryczałcie

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem formalności, w tym z wystawianiem dokumentów sprzedaży. Jednym z najczęściej spotykanych pytań wśród przedsiębiorców korzystających z ryczałtu ewidencjonowanego jest to, czy muszą wystawiać faktury, jeśli nie są płatnikami VAT. Jak wystawić fakturę bez VAT na ryczałcie?

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Czy ryczałtowiec musi wystawiać faktury bez VAT?

Decydując się na formę opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym, przedsiębiorca często nie jest zobowiązany do rejestracji jako płatnik VAT. Jest to szczególnie korzystne dla osób prowadzących drobne działalności, które korzystają z tzw. zwolnienia podmiotowego VAT (do rocznego limitu sprzedaży 200 tys. zł).

Jednak brak rejestracji jako podatnik VAT nie oznacza braku obowiązku wystawiania dokumentów sprzedaży. Klient, szczególnie ten prowadzący działalność gospodarczą, ma prawo zażądać wystawienia faktury, nawet jeśli przedsiębiorca nie jest płatnikiem VAT. W takich przypadkach wystawiana jest faktura bez VAT, która różni się od standardowej faktury VAT kilkoma elementami.

Kiedy ryczałtowiec musi wystawić fakturę bez VAT?

• Na żądanie klienta: jeśli nabywca zgłosi potrzebę otrzymania faktury, przedsiębiorca na ryczałcie ma obowiązek ją wystawić, pod warunkiem że żądanie to wpłynie w ciągu trzech miesięcy od daty sprzedaży lub wykonania usługi.
• Dla przedsiębiorców: jeśli odbiorcą usługi lub towaru jest inny przedsiębiorca, wystawienie faktury staje się niemal standardem w relacjach B2B.
• W sytuacji, gdy przedsiębiorca sam chce dokumentować swoje przychody w sposób bardziej formalny niż poprzez paragon lub rachunek.

Jak wystawić fakturę bez VAT, będąc na ryczałcie?

Elementy faktury bez VAT

• Data wystawienia – koniecznie musi znaleźć się na dokumencie, niezależnie od rodzaju faktury.
• Numer faktury – faktury muszą być numerowane w sposób ciągły, co oznacza, że każda z nich powinna mieć unikalny numer w ramach danego roku podatkowego.
• Dane sprzedawcy i nabywcy – w tym nazwa, adres, NIP (jeśli dotyczy).
• Opis sprzedanych towarów lub usług – szczegółowo określa, co było przedmiotem transakcji.
• Kwota należności – podaje się całkowitą kwotę brutto, bez wyszczególniania VAT.
• Adnotacja o zwolnieniu z VAT – najczęściej stosowana jest formuła: „Podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT.”

Przykład faktury bez VAT:

Warto pamiętać, że fakturę można wystawić w formie elektronicznej lub papierowej, w zależności od preferencji sprzedawcy i nabywcy.

Ograniczenia i przepisy związane z fakturami bez VAT na ryczałcie

Faktura bez VAT z kodem NP jest wystawiana w sytuacjach, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT, na przykład w przypadku eksportu usług lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług. Kod NP (Nie Podlega) wskazuje, że dana transakcja znajduje się poza zakresem ustawy o VAT i nie wymaga naliczania podatku.

Zwolnienie z VAT – nie dla wszystkich

Nie każdy przedsiębiorca może korzystać z możliwości wystawiania faktur bez VAT. Zwolnienie podmiotowe przysługuje tylko tym, którzy nie przekroczyli limitu 200 tys. zł rocznego obrotu. Przekroczenie tego progu oznacza konieczność rejestracji jako płatnik VAT i wystawiania faktur VAT.

Co więcej, niektóre rodzaje działalności są z góry wyłączone z możliwości zwolnienia z VAT, niezależnie od obrotu. Dotyczy to m.in.:

• usług prawniczych,
• doradztwa podatkowego,
• działalności jubilerskiej.

Jeśli przedsiębiorca świadczy takie usługi, musi rejestrować się jako podatnik VAT, nawet jeśli wybrał ryczałt jako formę opodatkowania.

Faktura na ryczałcie bez VAT a KSeF

Od 2025 roku w Polsce zacznie obowiązywać system Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który wprowadzi obowiązek wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem rządowej platformy. Dotyczy to także przedsiębiorców korzystających z ryczałtu, co oznacza, że faktury bez VAT również będą musiały być zgłaszane w systemie.

Terminy wystawiania faktur

Zgodnie z przepisami, fakturę należy wystawić:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi,
• na żądanie klienta – w ciągu 7 dni od zgłoszenia takiego żądania, pod warunkiem że zgłoszenie nastąpiło w terminie trzech miesięcy od transakcji.

Brak prawa do odliczenia VAT przez nabywcę

Faktura bez VAT nie umożliwia odbiorcy odliczenia podatku VAT. Może to być istotne w transakcjach między przedsiębiorcami, gdyż nabywca nie zyska prawa do obniżenia zobowiązania podatkowego o VAT.

Dlaczego warto wystawiać faktury bez VAT na ryczałcie?

Profesjonalizm
Wystawienie faktury, nawet bez VAT, buduje profesjonalny wizerunek przedsiębiorcy i jest często wymogiem w relacjach B2B.

Ułatwienie rozliczeń
Faktury są bardziej szczegółowe i przejrzyste niż paragony czy rachunki, co może ułatwić zarówno rozliczenia podatkowe, jak i kontrolę finansową działalności.

Zachowanie relacji biznesowych
Wielu przedsiębiorców oczekuje faktury jako podstawowego dokumentu potwierdzającego zakup lub realizację usługi. Brak możliwości jej wystawienia może negatywnie wpłynąć na relacje z kontrahentami.

Czy faktura bez VAT na ryczałcie może być argumentem w negocjacjach cenowych?

Zwolnienie z VAT może stanowić przewagę konkurencyjną. Klient, który współpracuje z przedsiębiorcą na ryczałcie, często płaci mniejszą kwotę niż u firmy VAT-owca, bo nie musi pokrywać podatku VAT. Ten aspekt bywa jednak niedoceniany w negocjacjach biznesowych. Umiejętne podkreślenie korzyści dla kontrahenta, takich jak niższe koszty zakupu, może znacząco wpłynąć na decyzje o współpracy, szczególnie w branżach o dużej konkurencji cenowej.

Faktura bez VAT a rozwój e-commerce na ryczałcie

Przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe na ryczałcie coraz częściej wystawiają faktury bez VAT, szczególnie dla klientów z zagranicy. W takich przypadkach pojawia się problem dostosowania dokumentacji sprzedaży do różnych systemów prawnych i podatkowych. Mimo że w Polsce faktura bez VAT jest legalna, niektóre kraje mogą wymagać dodatkowych informacji, takich jak rodzaj zwolnienia z VAT w kraju nadawcy. Przedsiębiorcy e-commerce na ryczałcie powinni zatem śledzić międzynarodowe regulacje, by unikać problemów w transakcjach transgranicznych.

Jak archiwizować faktury bez VAT w dobie cyfryzacji?

Wraz z postępującą cyfryzacją pojawia się pytanie, jak najlepiej przechowywać faktury bez VAT, by sprostać wymogom prawnym. W przypadku faktur papierowych przedsiębiorcy muszą zapewnić bezpieczne miejsce przechowywania przez 5 lat od końca roku podatkowego, co bywa uciążliwe w małych firmach. Z kolei faktury elektroniczne wymagają odpowiednich narzędzi do ich archiwizacji, a także ochrony przed nieautoryzowanym dostępem.

Jak faktura bez VAT wpływa na odbiorcę usług?

Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że faktura bez VAT może być mniej atrakcyjna dla dużych firm, które same są podatnikami VAT. W przypadku współpracy z ryczałtowcem nie mogą one odliczyć podatku VAT, co może zwiększyć ich koszty operacyjne. Warto zatem analizować potencjalnych kontrahentów i rozważać, w jaki sposób forma dokumentacji sprzedaży wpłynie na ich decyzje o współpracy. To szczególnie ważne w branżach, gdzie dominują transakcje B2B.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋