Wypróbuj
menu

E-faktura – jak to działa?

30.01.2024
E-faktura – jak to działa?

W dzisiejszym świecie cyfrowej transformacji, e-faktury stają się coraz bardziej popularne, zastępując tradycyjne metody fakturowania. Czym dokładnie jest e-faktura, jakie korzyści przynosi i jakie są jej kluczowe aspekty? W tym artykule wyjaśniamy, jak działają e-faktury i jak mogą one usprawnić procesy biznesowe.

Co to jest e-faktura?

E-faktura to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej. Jest to dokument w formie cyfrowej, który zawiera te same informacje co standardowa faktura, ale jest przesyłany i przechowywany w sposób elektroniczny. E-faktury mogą być tworzone, wysyłane, odbierane i przechowywane za pomocą różnych systemów elektronicznych, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją.

Korzystanie z e-faktur jest nie tylko wygodne, ale także przyczynia się do ochrony środowiska poprzez redukcję zużycia papieru. Dla przedsiębiorstw jest to również sposób na obniżenie kosztów związanych z drukiem, wysyłką i archiwizacją dokumentów.

Jakie są korzyści e-fakturowania?

Przejście na e-fakturowanie przynosi szereg korzyści. Po pierwsze, znacznie przyspiesza proces wymiany dokumentów między przedsiębiorstwami. Faktury elektroniczne mogą być wysyłane i odbierane niemal natychmiast, co skraca czas oczekiwania na płatności i usprawnia cash flow.

Dodatkowo e-faktury są łatwiejsze w zarządzaniu. Dzięki cyfrowemu formatowi, można je łatwo katalogować, przeszukiwać i integrować z innymi systemami księgowymi czy ERP, co sprawia, że procesy księgowe stają się bardziej efektywne i mniej podatne na błędy.

Jakie są wymagania prawne dotyczące e-faktur?

Zgodność z przepisami prawnymi to kluczowy aspekt e-fakturowania. Wiele krajów wprowadziło specyficzne wymogi dotyczące formatu e-faktur i sposobu ich przechowywania, aby zapewnić ich prawomocność. W Polsce, e-faktury muszą spełniać określone wymogi, takie jak posiadanie odpowiednich metadanych i być zgodne z przepisami o VAT.

Istotne jest również, aby systemy używane do generowania i przechowywania e-faktur zapewniały odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem oraz możliwość weryfikacji autentyczności i integralności dokumentów.

Kiedy jest możliwe wydanie e-faktury i kto może jej używać?

Faktury elektroniczne są często wystawiane zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych przez dostawców usług medialnych. Do ich przeglądania konieczne jest posiadanie specjalnych aplikacji umożliwiających otwieranie i weryfikację dokumentów. Małe przedsiębiorstwa także korzystają z e-faktur, wykorzystując do ich tworzenia specjalne formularze i programy do edycji. Z kolei większe firmy, dysponujące zaawansowanymi systemami IT i obsługujące szerokie grono klientów, stosują zautomatyzowane procesy i oprogramowanie do fakturowania. Firmy zajmujące się księgowością również czerpią korzyści z automatyzacji, dostosowując e-faktury do własnych systemów księgowych.

Niezbędnym warunkiem do wystawienia faktury w formie elektronicznej jest uzyskanie zgody odbiorcy. Musi on być uprzednio poinformowany o tej metodzie i wyrazić na nią zgodę.

Jak należy przechowywać e-fakturę?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur, w tym również elektronicznych, przez okres 5 lat, aby móc je przedstawić podczas kontroli skarbowych. E-faktury powinny być zawsze dostępne dla organów podatkowych, a przedsiębiorca powinien zapewnić możliwość ich pobrania.

Faktury elektroniczne muszą być przechowywane na terenie kraju, chyba że przedsiębiorca poinformuje odpowiednie urzędy skarbowe i celne o miejscu przechowywania dokumentacji poza granicami. Metody przechowywania powinny zapewniać wiarygodność pochodzenia i zawartości faktur oraz ich czytelność. Zabronione jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian w dokumentach podczas ich archiwizacji. E-faktury najlepiej segregować według okresów rozliczeniowych, co ułatwia ich odnajdywanie.

Jakie technologie są wykorzystywane w e-fakturowaniu?

E-fakturowanie korzysta z różnorodnych technologii, aby umożliwić efektywną i bezpieczną wymianę dokumentów. Jednym z kluczowych elementów jest format pliku – najczęściej używane są formaty takie jak PDF czy XML. Niektóre systemy umożliwiają też tworzenie e-faktur w formacie UBL (Universal Business Language), który jest bardziej elastyczny i łatwiejszy do zintegrowania z różnymi systemami księgowymi.

Oprócz formatu pliku, ważne są również systemy zabezpieczeń, takie jak elektroniczne podpisy cyfrowe czy certyfikaty, które zapewniają autentyczność i integralność przesyłanych dokumentów.

Jak wdrożyć e-fakturowanie w przedsiębiorstwie?

Wdrożenie e-fakturowania w przedsiębiorstwie wymaga odpowiedniego przygotowania. Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego oprogramowania lub usługodawcy, który zapewni nie tylko generowanie i odbiór e-faktur, ale również ich integrację z istniejącymi systemami księgowymi.

Następnie ważne jest przeszkolenie pracowników i dostosowanie wewnętrznych procesów, aby zapewnić płynne przejście na nowy system. Ważne jest również regularne aktualizowanie systemów i monitorowanie zmian w przepisach prawnych, aby utrzymać zgodność z obowiązującymi regulacjami.