Wypróbuj
menu

E-faktura – co to jest?

30.01.2024
E-faktura – co to jest?

W dobie nowoczesnych procesów biznesowych, e-faktury stają się coraz bardziej popularne. Są wygodne, ekologiczne i pomagają oszczędzać czas. W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest e-faktura i jakie korzyści niesie ze sobą jej stosowanie.

Czym jest e-faktura?

E-faktura, znana również jako faktura elektroniczna, to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej. Jest to dokument w formie elektronicznej, który służy do potwierdzenia transakcji sprzedaży towarów lub usług. E-faktura zawiera te same elementy co standardowa faktura papierowa, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, wartość netto, stawkę podatku VAT, wartość brutto oraz inne niezbędne informacje.

W przeciwieństwie do faktury papierowej, e-faktura jest tworzona, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej. Umożliwia to szybszą i bardziej efektywną wymianę dokumentów między podmiotami gospodarczymi, a także przyczynia się do redukcji kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem dokumentacji.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system wprowadzony przez niektóre rządy, mający na celu ułatwienie i standaryzację procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur. System ten jest często integralną częścią strategii cyfryzacji kraju i ma na celu ułatwienie zarówno przedsiębiorstwom, jak i administracji publicznej zarządzanie fakturami.

Przykładem takiego systemu jest polski KSeF, który umożliwia automatyczne przesyłanie danych faktur bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dzięki temu, procesy księgowe stają się bardziej przejrzyste i efektywne, a ryzyko błędów jest minimalizowane. KSeF nie tylko upraszcza procesy biznesowe, ale również pomaga w walce z oszustwami podatkowymi i ułatwia kontrolę nad prawidłowością rozliczeń podatkowych.

Wprowadzenie KSeF w Polsce ma znaczący wpływ na sposób, w jaki przedsiębiorstwa prowadzą swoją księgowość. Wymaga to od nich dostosowania się do nowych przepisów i wdrożenia odpowiednich systemów IT, które będą kompatybilne z KSeF. Jest to krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów księgowych, co jest zgodne z globalnymi trendami w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Korzyści z używania e-faktur

Główną zaletą e-faktur jest ich wygoda i szybkość obiegu. Dokumenty elektroniczne można przesyłać błyskawicznie przez Internet, co znacząco skraca czas oczekiwania na dostarczenie faktury do klienta. Ponadto e-faktury są łatwe w archiwizacji i wyszukiwaniu, co znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją.

Kolejną istotną korzyścią jest aspekt ekologiczny. Przechodzenie na e-faktury pomaga w redukcji zużycia papieru, co przekłada się na mniejsze obciążenie środowiska. Firmy stosujące e-faktury mogą także lepiej zarządzać swoim wizerunkiem jako przedsiębiorstwa dbające o ekologię.

Jak wystawić e-fakturę?

Wystawianie e-faktur wymaga stosowania odpowiedniego oprogramowania. Na rynku dostępnych jest wiele programów księgowych i fakturujących, które umożliwiają tworzenie, wysyłanie i zarządzanie e-fakturami. Ważne jest, aby wybrane przez nas oprogramowanie spełniało wymogi prawne i pozwalało na wystawianie dokumentów zgodnych z obowiązującymi regulacjami.

Po wybraniu odpowiedniego programu wystawianie e-faktury odbywa się w kilku prostych krokach. Najpierw należy wypełnić wszystkie niezbędne dane, takie jak informacje o sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, ceny itd. Następnie generuje się dokument w formacie elektronicznym, który może być wysłany do klienta za pomocą poczty elektronicznej lub innego środka komunikacji elektronicznej.

Dla kogo e-faktura jest obowiązkowa?

E-faktura staje się coraz częściej obowiązkowym standardem w wielu krajach, co wynika z globalnego trendu cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych. W niektórych krajach, takich jak Włochy czy Meksyk, e-faktury są już wymagane przez prawo dla wszystkich transakcji między przedsiębiorstwami (B2B) i pomiędzy przedsiębiorstwami a konsumentami (B2C). W innych, jak na przykład w Polsce, obowiązek ten jest wprowadzany stopniowo, początkowo dotycząc transakcji z instytucjami publicznymi.

Obowiązek stosowania e-faktur często dotyczy także firm, które uczestniczą w transakcjach międzynarodowych. W związku z tym, przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy księgowe i fakturujące do wymogów prawnych obowiązujących w poszczególnych krajach, w których prowadzą działalność. Ważne jest, aby firmy śledziły zmiany w przepisach i dostosowywały się do nich, aby uniknąć możliwych sankcji.

W Polsce obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT i 1 stycznia 2025 roku dla nievatowców – przedsiębiorcy mają już możliwość korzystać z tego systemu od 2022 roku.

Bezpieczeństwo i prawne aspekty e-faktur

Bezpieczeństwo e-faktur jest kluczowe, zarówno w kontekście ochrony danych osobowych, jak i zapewnienia zgodności z prawem. E-faktury powinny być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją czy usunięciem. Wiele systemów fakturujących wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania i identyfikacji, aby zapewnić bezpieczeństwo przesyłanych danych.

Z punktu widzenia prawnego, e-faktury muszą spełniać te same wymogi co ich papierowe odpowiedniki. Oznacza to, że muszą zawierać wszystkie wymagane przez prawo elementy, takie jak numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis transakcji, stawki podatku VAT i inne. Ważne jest również, aby system, z którego korzystamy, pozwalał na archiwizację dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przyszłość e-faktur

E-faktury są coraz bardziej powszechne i wydaje się, że staną się standardem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Rozwój technologii i postępująca cyfryzacja procesów biznesowych sprzyjają ich adopcji. Co więcej, instytucje rządowe w wielu krajach coraz bardziej promują ich stosowanie jako sposób na usprawnienie gospodarki i ograniczenie biurokracji.

Oczekuje się, że w przyszłości e-faktury staną się jeszcze bardziej funkcjonalne i zintegrowane z innymi systemami biznesowymi. Możliwość automatyzacji procesów związanych z fakturami, takich jak księgowanie płatności czy zarządzanie zapasami, otwiera nowe możliwości dla efektywności i optymalizacji działalności przedsiębiorstw.

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Kontynuując korzystanie ze strony, zgadzasz się na ich użycie