Wypróbuj
menu

Działalność nierejestrowana- jak wystawić rachunek?

27.02.2024
Działalność nierejestrowana- jak wystawić rachunek?

Jak wystawić rachunek dla działalności nierejestrowanej?

W przypadku prowadzenia działalności nierejestrowanej, nie jest konieczne regularne wystawianie rachunków czy faktur. Niemniej jednak, jeśli klient zwróci się z takim żądaniem, powinieneś odpowiedzieć na jego prośbę. Jeśli nie jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT, faktury wystawiane są bez tego podatku, lub możesz wystawić rachunek, zależnie od preferencji klienta. Zarówno faktury, jak i rachunki muszą zawierać obligatoryjne elementy wymagane przez przepisy.

Charakteryzująca się brakiem rejestracji, działalność nierejestrowa (lub nieewidencjonowana) obejmuje drobną aktywność zarobkową prowadzoną przez osoby fizyczne, które nie są zobowiązane do rejestracji firmy. Realizacja tego rodzaju działalności nie wymaga wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

W 2024 roku limity przychodów dla działalności nieewidencjonowanej ulegną dwukrotnemu zmienieniu. Od stycznia do czerwca 2024 roku wynosić będą 3181,50 zł, a od lipca 2024 roku – 3225 zł.

Działalność nierejestrowana, nawet jeśli posiada wszystkie istotne cechy działalności gospodarczej, nie jest uznawana za takową, o ile uzyskane przychody nie przekroczą w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Działalność gospodarcza, zgodnie z definicją, to działalność:

  • zorganizowana,
  • mająca charakter zarobkowy,
  • prowadzona w sposób ciągły,
  • prowadzona we własnym imieniu.

Możesz prowadzić działalność nierejestrowaną, jeśli:

  • miesięczne przychody z twojej działalności nie przekroczą limitu, czyli 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku (limit ten ulega dwukrotnemu zmianie w 2024 roku),
  • w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie wykonywałeś działalności gospodarczej.

Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest możliwe nawet w sytuacji, gdy posiadasz zarejestrowaną firmę, ale jej działalność była zawieszona w ciągu ostatnich 60 miesięcy – zawieszenie działalności gospodarczej jest traktowane jak jej nieprowadzenie.

Jak określić limit przychodów w przypadku działalności nierejestrowanej

Limit przychodów umożliwiających prowadzenie działalności nierejestrowanej obejmuje przychody należne, nawet jeśli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane (klient jeszcze nie uregulował płatności za towar).

Do limitu nie wlicza się wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (czyli np. obniżek za uregulowanie płatności przed terminem).

Podczas określania przekroczenia limitu umożliwiającego prowadzenie działalności nierejestrowanej, bierzesz pod uwagę przychody z danego miesiąca (uwzględniając wystawione rachunki lub faktury):

  • które już zostały otrzymane,
  • które otrzymasz w przyszłości w związku z już dokonaną sprzedażą lub wykonanymi usługami.

Ewidencja sprzedaży będzie służyć do ustalania przychodu. Kwoty otrzymane to te, które otrzymujesz w momencie sprzedaży lub przed nią (zaliczki). Kwoty należne to te, których w momencie sprzedaży jeszcze nie otrzymałeś, ale klientowi już wystawiłeś dokument sprzedaży (rachunek lub fakturę), a płatność jeszcze nie nastąpiła.

Pamiętaj! Kalkulacja przychodu dla celów podatkowych różni się. Przychody z działalności nierejestrowanej obejmują tylko kwoty, które klient zapłacił za towar lub usługę, dostępne lub pozostawione do twojej dyspozycji w formie pieniędzy, wartości pieniężnych oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Kwoty należne, ale jeszcze nieotrzymane w danym miesiącu, staną się przychodem podatkowym dopiero po otrzymaniu zapłaty od klienta.

W celach podatkowych nie wliczasz do przychodu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (czyli obniżek za uregulowanie płatności przed terminem).

Przekroczenie miesięcznego limitu przychodu skutkuje uznaniem działalności za działalność gospodarczą. Od chwili przekroczenia limitu masz 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG. Jeśli jesteś nowym przedsiębiorcą, możesz mieć prawo do zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Przykład:

Pani Agata haftuje obrusy, osiągając przychody około 1000 zł miesięcznie. Pani Agata może prowadzić działalność nieewidencjonowaną.

Przykład:

Pan Michał sprzedaje przez internet drobne gadżety, osiągając miesięcznie kilkunastu rzeczy. Pan Marek mógł prowadzić tę sprzedaż jako działalność nieewidencjonowaną, nawet gdy w lipcu 2024 roku sprzedał gadżety za 2200 zł, a w sierpniu 2024 roku za 2600 zł. W zeznaniu rocznym może uwzględnić koszty zakupu sprzedawanych towarów na podstawie udokumentowanych rachunków.

 

Korzyści z prowadzenia działalności nierejestrowej obejmują:

  1. Brak konieczności zgłaszania działalności w ewidencji przedsiębiorców (CEIDG), urzędzie skarbowym i GUS, co eliminuje potrzebę uzyskania numerów identyfikacyjnych NIP i REGON.
  2. Zwolnienie z opłacania składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.
  3. Brak konieczności regulowania comiesięcznych (lub kwartalnych) zaliczek na podatek.
  4. Zwolnienie z płacenia podatku VAT, pod warunkiem, że przychody z działalności nierejestrowanej nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku, chyba że sprzedawane są towary lub usługi wymagające rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży.
  5. Umożliwienie prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży zamiast skomplikowanej księgowości.

 

Podejmując działalność nierejestrowaną, nakładają się na ciebie następujące obowiązki:

  1. Prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży.
  2. Rozliczanie przychodów z działalności nierejestrowanej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36, zgodnie ze skalą podatkową.
  3. Przestrzeganie praw konsumentów.
  4. Wystawianie faktur lub rachunków na żądanie kupującego.
  5. Zachowanie zgodności z prawami konsumenta, w tym prawa do odstąpienia w terminie 14 dni od umowy zawartej na odległość, oraz spełnianie obowiązków związanych z reklamacją, zwrotem czy naprawą.

Należy pamiętać, że prowadząc działalność nierejestrowaną, nie jesteś uznawany za przedsiębiorcę zgodnie z Kodeksem cywilnym, a zawierane umowy o świadczenie usług mają charakter umów-zlecenia. W wyniku tych umów, twój zleceniodawca odprowadza składki do ZUS w twoim imieniu.

 

Rozliczanie się z urzędem skarbowym

Jeśli osiągasz przychody zarówno z działalności nierejestrowanej, jak i z umowy o pracę czy umów-zleceń lub umów o dzieło, rozliczanie odbywa się poprzez złożenie zeznania rocznego PIT-36.

W formularzu tym istnieje specjalna rubryka oznaczona jako „działalność nierejestrowana”, gdzie ujawniasz przychody, koszty, dochód oraz podatek należny z tytułu tej działalności.

Warto zauważyć, że w celu opodatkowania przychodu podatkiem dochodowym, kwotę przychodu obliczasz inaczej niż w przypadku weryfikacji, czy nie przekraczasz limitu określonego dla działalności nierejestrowanej.

Podczas rozliczeń z urzędem skarbowym, przychodem z działalności nierejestrowanej są uznawane jedynie pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub postawione do twojej dyspozycji w danym roku kalendarzowym, oraz wartość otrzymanych świadczeń – zarówno w naturze, jak i innych nieodpłatnych. Oznacza to, że przychodem podatkowym z tej działalności są jedynie kwoty faktycznie zapłacone przez klienta za towar lub usługę.

W prowadzeniu działalności nierejestrowanej nie nakłada się obowiązku odprowadzania comiesięcznych zaliczek na podatek. Rozliczenia podatkowe odbywają się dopiero w zeznaniu rocznym, które należy złożyć do 30 kwietnia za poprzedni rok. W tym samym terminie dokonuje się także opłaty podatku od dochodów osiągniętych z działalności nierejestrowanej.

Warto podkreślić, że uzyskiwanie przychodów z działalności nierejestrowanej nie pozbawia prawa do wspólnego rozliczenia małżonków.

 

Jak rozliczyć wydatki związane z działalnością nierejestrowaną

Podczas składania zeznania rocznego dla działalności nierejestrowanej (PIT-36), istnieje możliwość uwzględnienia poniesionych kosztów, które mogą być odjęte od dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Do kosztów tych można zaliczyć zakupy surowców przeznaczonych do produkcji wyrobów lub nabywanie towarów handlowych, które później są sprzedawane, a także wydatki związane z zużyciem energii.

Aby móc skorzystać z tej ulgi, konieczne jest przedstawienie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej poniesione koszty. Zaleca się, aby na fakturach i paragonach znajdowały się informacje identyfikujące, takie jak imię, nazwisko oraz miejsce zamieszkania.

Koszty uzyskania przychodów powinny być uznawane kasowo, co oznacza, że są zaliczane w momencie rzeczywistego poniesienia wydatku, czyli w chwili dokonania płatności.

 

Rachunki i faktury w przypadku działalności nierejestrowej

Zgodnie z wymogami, na żądanie klienta, jesteś zobowiązany wystawić rachunek. Wartość rachunku powinna obejmować co najmniej następujące elementy:

  1. Numer kolejny,
  2. Datę wystawienia,
  3. Dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę,
  4. Nazwę świadczonej usługi,
  5. Kwotę do zapłaty.

W ramach działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku wystawiania faktur. Jednak, jeśli klient złoży takie żądanie, musisz mu dostarczyć fakturę. Klient może zgłosić takie żądanie w ciągu 3 miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub usługi, lub w którym otrzymałeś płatność, częściową lub całościową.

 

Faktura powinna zawierać co najmniej:

  1. Datę wystawienia,
  2. Numer kolejny,
  3. Imię, nazwisko lub nazwę podatnika oraz dane nabywcy, w tym ich adresy,
  4. Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  5. Miary i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  6. Cenę jednostkową towaru lub usługi,
  7. Kwotę ogólną do zapłaty.

W przypadku sprzedaży nierejestrowanej wystarczy podać swoje imię i nazwisko na rachunku lub fakturze – nie jest konieczne podawanie numeru PESEL ani adresu zamieszkania.

 

Co powinna obejmować ewidencja sprzedaży

W przypadku prowadzenia działalności nierejestrowanej zaleca się utrzymanie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Precyzyjna dokumentacja umożliwi szybkie sprawdzenie, czy nie przekroczono limitu przychodów, który uprawnia do kontynuowania działalności nierejestrowanej.

Ewidencję można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

W rejestrze należy notować transakcje sprzedaży z danego dnia, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Oznacza to, że po sprzedaży towaru w danym dniu, nie można ująć tego przychodu w dniu poprzednim.

Choć przepisy nie określają precyzyjnie, jakie elementy powinna zawierać taka ewidencja, zazwyczaj obejmuje:

  1. Numer porządkowy,
  2. Datę transakcji,
  3. Wartość sprzedaży,
  4. Wartość sprzedaży narastającą.

Ewidencję można również uzupełniać o dodatkowe informacje, takie jak numer dowodu sprzedaży lub charakter transakcji. Przykładowy zapis może wyglądać następująco:

Lp. Data sprzedaży Kwota sprzedaży Kwota narastająco od początku roku
1 2.01.2023 300,00 300,00
2 4.01.2023 150,00 450,00

 

Ważne! W przypadku prowadzenia nieuczciwej lub brakującej ewidencji, organ podatkowy może samodzielnie ustalić wartość sprzedaży opodatkowanej i obliczyć z tego tytułu należny podatek. Brak możliwości określenia przedmiotu opodatkowania skutkuje ustaleniem kwoty podatku na poziomie 22%.

 

Działalność nierejestrowa a kwestie związane z VAT

Osoby prowadzące działalność o niewielkich rozmiarach, w tym również nierejestrowaną, często korzystają z zwolnienia z VAT, pod warunkiem, że ich sprzedaż w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 200 tys. zł.

Warto zauważyć, że zwolnienie to obejmuje także podatników, którzy rozpoczynają działalność w trakcie roku podatkowego, o ile przewidywana wartość ich sprzedaży nie przekracza kwoty 200 tys. zł, uwzględniając proporcje w stosunku do okresu prowadzenia działalności w danym roku.

Należy jednak pamiętać, że zwolnienie z VAT nie ma zastosowania, jeżeli:

  • Dokonujesz sprzedaży:
    • Towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, takich jak metale szlachetne, złom z nich czy wyroby jubilerskie,
    • Towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych, inne niż nowe, które zalicza się do środków trwałych podlegających amortyzacji na podstawie przepisów o podatku dochodowym,
    • Niektórych przypadków, takich jak budynki, budowle lub ich części, tereny budowlane, nowe środki transportu,
    • Towarów sprzedawanych przez internet, takich jak preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego, maszyny i urządzenia niesklasyfikowane gdzie indziej, hurtowo i detalicznie części do pojazdów samochodowych, motocykli.
  • Świadczysz usługi:
    • Prawnicze,
    • Doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego),
    • Jubilerskie,
    • Ściągania długów, w tym factoringu.
  • Nie posiadasz siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

W przypadku prowadzenia działalności obejmującej wymienione towary lub usługi, konieczne jest zarejestrowanie się jako czynny podatnik VAT, niezależnie od wartości sprzedaży. W związku z tym, musisz uzyskać numer NIP oraz prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów, przyjmując wszelkie wynikające stąd konsekwencje.

 

Działalność nierejestrowa a obowiązek korzystania z kasy fiskalnej

Osoby prowadzące działalność o niewielkich rozmiarach, w tym również nierejestrowaną, są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, jeżeli obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 tys. zł.

W przypadku rozpoczęcia takiej działalności w trakcie roku podatkowego, wartość obrotu nie może przekroczyć 20 tys. zł, uwzględniając proporcje w stosunku do okresu prowadzenia działalności w poprzednim roku podatkowym.

Warto jednak podkreślić, że zwolnienie to nie ma zastosowania w przypadku sprzedaży towarów lub usług, które podlegają obowiązkowi ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Obejmuje to między innymi: gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe, a także usługi takie jak przewóz osób i bagażu taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwo podatkowe, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

W sytuacji, gdy prowadzisz sprzedaż objętą obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej, niezależnie od wielkości obrotu, konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej. Nawiasem mówiąc, obowiązek ten nie zależy od rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG. Dlatego, choć działalność nierejestrowana nie wymaga formalnej rejestracji w CEIDG, konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej, zwłaszcza gdy:

  • Wartość twojej sprzedaży przekroczy 20 tys. zł, albo
  • Sprzedawane przez ciebie towary lub świadczone usługi nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Pamiętaj, że obowiązki te nie są związane z rejestracją działalności, a z rodzajem prowadzonej sprzedaży. Obejmują one konieczność uzyskania numeru NIP oraz prowadzenia dokładnej ewidencji sprzedaży i zakupów.

 


Działalność niezarejestrowana – kwestie związane z fakturowaniem VAT

Ustawa o VAT nie dokonuje podziału na różne źródła przychodów, jak to ma miejsce w przypadku podatku PIT. W ramach VAT istnieje jedno źródło przychodu, które to jest związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Podmiot, który jest zaangażowany w taką działalność, może być uznany za podatnika VAT lub może być zwolniony z obowiązku opłacania tego podatku, zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo.

Działalność gospodarczą prowadzą producenci, handlowcy, usługodawcy (w tym podmioty zajmujące się pozyskiwaniem zasobów naturalnych oraz rolnicy) oraz osoby wykonujące wolny zawód. Działalność gospodarcza obejmuje różnego rodzaju czynności, w których towary lub wartości niematerialne i prawne są wykorzystywane w sposób ciągły w celach zarobkowych, zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Na tej podstawie można wnioskować, że prowadzenie działalności nierejestrowanej jest uznawane za działalność gospodarczą zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się zarówno do osób fizycznych prowadzących pełną działalność gospodarczą, jak i do tych, które prowadzą działalność nierejestrowaną. Osoba prowadząca taką działalność może być traktowana jako czynny podatnik podatku VAT lub może być zwolniona z VAT, zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo. Warto zaznaczyć, że zwolnienie podmiotowe nie obejmuje dostaw towarów ani świadczenia usług wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy.

Aby osoba prowadząca działalność nierejestrowaną mogła wystawiać faktury VAT, musi najpierw dokonać rejestracji na potrzeby podatku VAT. Zgłoszenie rejestracyjne należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego na formularzu VAT-R przed rozpoczęciem pierwszej czynności opodatkowanej.

Jeśli chodzi o fakturę VAT wystawioną przez podatnika prowadzącego działalność nierejestrowaną, oraz możliwość odliczenia podatku VAT, zgodnie z przepisami, odliczenie jest możliwe, gdy istnieje związek między zakupami a czynnościami opodatkowanymi. Prawo do odliczenia powstaje w okresie powstania obowiązku podatkowego, a faktura VAT stanowi dokument uprawniający do odliczenia.

Przykładowo, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną w sprzedaży sprzętu elektronicznego powinna zarejestrować się jako czynny podatnik VAT przed rozpoczęciem sprzedaży. Nabywca będący czynnym podatnikiem VAT ma wówczas prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanej faktury VAT.

Podsumowując, osoba prowadząca działalność gospodarczą nierejestrowaną ma możliwość wystawiania faktur VAT, pod warunkiem wcześniejszej rejestracji w urzędzie skarbowym. Rejestracja musi być dokonana przed dniem rozpoczęcia opodatkowanej sprzedaży. Faktura VAT wystawiona w ramach działalności nierejestrowanej nie różni się od dokumentu wystawionego przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, która jest zarejestrowana. Taki dokument, dokumentujący dostawę towarów lub świadczenie usług, daje nabywcy prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

 

Kontrole w zakresie działalności nierejestrowej

Chociaż prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wymaga rejestracji w CEIDG, nie zwalnia to przed obowiązkiem przestrzegania przepisów podatkowych oraz praw konsumentów i RODO.

Działalność nierejestrowana może podlegać kontroli na podstawie ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej. Nawet jeśli działalność ta jest zwolniona z VAT, osoba prowadząca taką działalność musi prowadzić dokładną ewidencję sprzedaży. W przypadku kontroli służb skarbowych, ta ewidencja może zostać poddana ocenie.

Dodatkowo, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, możliwe są kontrole ze strony Sanepidu, szczególnie w przypadku produkcji żywności.

Ważne jest również przestrzeganie przepisów o prawach konsumentów i RODO, a w przypadku wątpliwości i braku wystarczających dowodów, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może podlegać kontroli ze strony Prezesa UOKiK lub UODO w trakcie postępowania.

 

 

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Kontynuując korzystanie ze strony, zgadzasz się na ich użycie