Wypróbuj
menu

Darmowy program do wystawiania faktur – jak wybrać?

20.10.2023
Darmowy program do wystawiania faktur – jak wybrać?

Szukasz darmowego programu do faktur? Zobacz na co zwrócić uwagę. Przeczytaj nasz poradnik.

Każdego miesiąca w Polsce swoje podwoje otwiera prawie 30 tysięcy nowych przedsiębiorstw.

Te świeżo powstałe, jak i te dłużej funkcjonujące, niewątpliwie wystawiają faktury, potwierdzając tym samym wykonanie usługi czy dokonanie transakcji handlowej.

Istnieje kilka metod wystawiania faktur – można to robić korzystając z Excela czy nawet tradycyjnie, ręcznie. Ale czy w dzisiejszych czasach jest to nadal praktykowane?

Dla celów szybkiego i profesjonalnego przygotowania faktur, ogromna większość polskich biznesmenów decyduje się na wykorzystanie internetowych systemów do fakturowania.

Który darmowy program do faktur wybrać? Jak funkcjonują te aplikacje? Co je wyróżnia? Czy na pewno są darmowe? Które z nich warto rozważyć?

Systemy do fakturowania często są pierwszymi narzędziami informatycznymi, z którymi spotykają się przedsiębiorcy zaczynający swoją przygodę z elektronicznym zarządzaniem księgowością. Choć ich użycie nie jest jeszcze obowiązkowe, ponieważ nastąpi to dopiero po wprowadzeniu wymogu korzystania z ujednoliconych faktur, czyli systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) w 2024 roku, to wielu przedsiębiorców wykorzystuje je już teraz. Dzieje się tak, ponieważ znacznie ułatwiają one monitorowanie cyklu życia dokumentów księgowych.

Jak wybrać darmowy program do faktur: kluczowe wskazówki i funkcje

W dobie cyfryzacji, prowadzenie działalności gospodarczej bez wsparcia technologicznego jest coraz trudniejsze. Darmowe programy do faktur to niezbędne narzędzia, które pomagają przedsiębiorcom zarządzać finansami, oszczędzać czas oraz utrzymywać porządek w dokumentacji księgowej. Choć dostępnych opcji jest wiele, wybranie tej odpowiedniej może być wyzwaniem. Oto kilka kluczowych aspektów, na które należy zwrócić uwagę oraz funkcje, które powinien posiadać idealny program do faktur.

Bezpieczeństwo i prywatność danych:
Pierwszym i najważniejszym kryterium wyboru powinno być bezpieczeństwo. Upewnij się, że wybrany program stosuje zaawansowane środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, regularne kopie zapasowe oraz zgodność z RODO. Twoje dane oraz dane klientów muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Intuicyjny interfejs użytkownika:
Program do faktur powinien być łatwy w obsłudze, nawet dla osób nieposiadających technicznej wiedzy. Intuicyjny interfejs pozwoli na szybsze tworzenie i zarządzanie fakturami, co zaoszczędzi Twój cenny czas.

Szerokie możliwości personalizacji:
Dobry program do wystawiania faktur powinien oferować opcje personalizacji. Możliwość dodawania logotypu firmy, wyboru szablonów, zmiany kolorów oraz dostosowywania treści faktur to funkcje, które zwiększają profesjonalizm i są zgodne z wizerunkiem Twojej marki.

Wsparcie dla różnych rodzajów faktur:
Upewnij się, że oprogramowanie obsługuje różne rodzaje dokumentów, takie jak faktury VAT, paragony, faktury proforma, korekty, czy rachunki. Im więcej opcji, tym lepiej jest przygotowany program na różnorodne scenariusze biznesowe.

Automatyzacja i zarządzanie czasem:
Funkcje, takie jak automatyczne przypomnienia o płatnościach, cykliczne faktury, czy szybkie kopiowanie poprzednich dokumentów, znacząco usprawniają pracę. Program powinien również umożliwiać wygodne zarządzanie terminami płatności oraz monitorowanie zaległości.

Integracja z innymi systemami:
Zdolność do integracji z innymi narzędziami, takimi jak systemy księgowe, platformy e-commerce czy aplikacje do zarządzania relacjami z klientami (CRM), jest istotna dla zapewnienia płynności procesów biznesowych.

Dostęp mobilny:
W dzisiejszych czasach mobilność to klucz do efektywności. Opcja dostępu do programu przez aplikację mobilną lub przeglądarkę na smartfonie/tablecie umożliwi Ci zarządzanie fakturami, gdziekolwiek jesteś.

Dobre opinie i wsparcie techniczne:
Przeczytaj opinie innych użytkowników o programie oraz sprawdź, czy producent oferuje wsparcie techniczne. Darmowy program powinien również posiadać aktywną społeczność lub centrum pomocy online dla rozwiązywania potencjalnych problemów.

Pamiętaj, że darmowe wersje programów do faktur mogą mieć ograniczone funkcje w porównaniu z płatnymi odpowiednikami. Zastanów się, czy darmowy program spełni wszystkie Twoje potrzeby, czy w przyszłości będziesz potrzebować bardziej zaawansowanego rozwiązania. Dokładna analiza funkcji, bezpieczeństwa i możliwości danej aplikacji pozwoli Ci podjąć świadomą decyzję, która wesprze rozwój Twojego biznesu.

Cena za dostęp do pełnej wersji aplikacji to koszt na poziomie 20-30 PLN miesięcznie. Zastanów się czy to znaczny koszt dla Twojej firmy? Darmowy program do faktur pomaga Ci w najważniejszej czynności w procesie sprzedaży czyli wystawianiu faktur i rachunków. Płacąc za profesjonalne rozwiązanie masz pewność, że Twoje faktury są zgodne z obowiązującymi przepisami, a Twoje dane są bezpiecznie przechowywane.

Rodzaje Faktur VAT w Polsce - wystawianie faktur

Rodzaje faktur VAT w Polsce: Kompleksowy przewodnik po wystawianiu faktur online

Wprowadzenie:

Faktura VAT to kluczowy dokument w obrocie gospodarczym, niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT). W Polsce, przedsiębiorcy napotykają różne rodzaje faktur VAT, każdy z określonymi zastosowaniami i wymogami. Zrozumienie tych różnic oraz wiedza, jak prawidłowo wystawiać te dokumenty, jest fundamentem sprawnego zarządzania finansami i zgodności z przepisami. Poniżej przedstawiamy przegląd rodzajów faktur VAT oraz praktyczny poradnik ich wystawiania.

Rodzaje Faktur VAT:

  1. Faktura VAT Standardowa: To najczęściej wystawiany dokument, używany przy sprzedaży towarów lub usług. Zawiera m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, numer identyfikacji podatkowej, szczegółowy opis towarów/usług, stawkę podatku VAT, oraz kwotę brutto do zapłaty.
  2. Faktura VAT Korygująca (Korekta): Wystawiana w przypadku konieczności dokonania zmian w pierwotnej fakturze, np. w wyniku zwrotu towaru, udzielenia rabatu po sprzedaży, czy błędu w cenie. Powinna zawierać informacje umożliwiające identyfikację faktury korygowanej oraz szczegóły i powód korekty.
  3. Faktura VAT Marża: Dotyczy podmiotów stosujących procedurę marży, np. w obrocie używanymi towarami, dziełami sztuki, antykami. Na fakturze nie wykazuje się kwoty VAT, a jedynie informacje, że transakcja podlega opodatkowaniu marżą.
  4. Faktura VAT RR: Przeznaczona dla rolników ryczałtowych, którzy sprzedają produkty rolnicze podmiotom VAT-owym. Zawiera mniej informacji niż standardowa faktura VAT, np. nie ma potrzeby podawania stawek VAT czy kwoty podatku.
  5. Faktura VAT dla Nowych Środków Transportu: Osobny rodzaj faktury stosowany przy sprzedaży nowych środków transportu do innego kraju UE, zawierający szczegółowe informacje o pojeździe oraz deklarację o pierwszym dopuszczeniu do użytkowania.

Poradnik wystawiania faktur VAT w programie

 

  1. Zbierz niezbędne dane: Upewnij się, że masz wszystkie wymagane informacje, takie jak pełne dane Twojej firmy i kontrahenta, numer NIP, szczegóły transakcji, datę sprzedaży, oraz inne dane wymagane dla konkretnego rodzaju faktury.
  2. Wybierz odpowiedni rodzaj faktury: W zależności od rodzaju transakcji, określ, którego rodzaju faktura VAT jest potrzebna. Jeśli nie jesteś pewien, skonsultuj się z księgowym lub zasięgnij porady prawnej.
  3. Użyj oprogramowania do faktur: Dzięki nowoczesnym programom do fakturowania, proces wystawiania faktury jest szybki i zautomatyzowany. Wiele z nich oferuje gotowe szablony dla różnych rodzajów faktur VAT, co minimalizuje ryzyko błędów.
  4. Wypełnij fakturę zgodnie z wymogami: Dokładnie wypełnij wszystkie pola faktury, upewniając się, że informacje są aktualne i dokładne. Każdy rodzaj faktury ma swoje specyficzne wymogi dotyczące treści, więc zawsze postępuj zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  5. Zweryfikuj i wyślij: Przed finalizacją, dokładnie sprawdź fakturę, aby uniknąć późniejszych korekt. Następnie, przekaż fakturę kontrahentowi w preferowanej formie – elektronicznie lub w wersji papierowej, zgodnie z obowiązującymi normami.
  6. Archiwizuj i monitoruj płatności: Zachowaj kopię faktury dla celów księgowych i podatkowych. Monitoruj również terminy płatności, aby zapewnić terminowe rozliczenia.

Pamiętaj, że prawidłowe wystawianie faktur VAT to nie tylko obowiązek, ale i środek ochrony Twoich interesów biznesowych. Zawsze pozostawaj na bieżąco z przepisami i najlepszymi praktykami, aby zapewnić zgodność i profesjonalizm w każdym aspekcie Twojej działalności.

Darmowy program do faktur - pobranie danych z GUS po numerze NIP

Każdy program do faktur powinien automatycznie pobierać dane z GUS. Po wprowadzeniu numeru NIP  kontrahenta, dane zostaną pobrane automatycznie. Powinno to dziać się szybko i prosto.

Jak wygląda faktura - szablon PDF i pozycje na fakturze

Faktura wygenerowana przez darmowy program do faktur powinna zawierać niezbędne dane wymagane przez ustawodawcę w Polsce.

Poniżej znajduje się lista danych, które powinny się znaleźć na standardowej fakturze VAT:

  1. Data wystawienia.
  2. Unikalny, kolejny numer faktury.
  3. Pełne dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres).
  4. Numer NIP sprzedawcy i nabywcy.
  5. Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub data otrzymania zapłaty lub jej części, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
  6. Nazwa (opis) towaru lub usługi.
  7. Miara i ilość (lub zakres) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
  8. Cena jednostkowa towaru lub usługi bez podatku.
  9. Wartość towarów lub usług bez podatku.
  10. Stawki podatku VAT.
  11. Kwoty podatku należnego, podzielone według stosowanych stawek podatku.
  12. Całkowita wartość sprzedaży z uwzględnieniem podatku.
  13. W przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi jest płatnikiem podatku, informacja „odwrotne obciążenie”.
  14. Informacje o zwolnieniu z podatku lub zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności (split payment).
  15. W przypadku transakcji międzynarodowych, dodatkowe informacje, takie jak „transakcja wewnątrzwspólnotowa” lub wymagane dane dla celów stosowania różnych regulacji VAT.

Warto pamiętać, że za wystawienie faktury, która nie zawiera wszystkich wymaganych danych lub zawiera nieprawidłowe dane, mogą być nałożone sankcje finansowe. Dlatego bardzo ważne jest, aby zawsze dokładnie i zgodnie z prawem wypełniać faktury VAT.

 

Tutaj pobierzesz przykładową fakturę VAT – Pobierz szablon faktury w PDF

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Kontynuując korzystanie ze strony, zgadzasz się na ich użycie