Czym jest faktura uproszczona?

W dobie cyfryzacji i zautomatyzowanych systemów księgowych, niejeden przedsiębiorca zastanawia się, czy tradycyjne, rozbudowane faktury VAT to nie przesada. Czy muszą one zawsze być tak skomplikowane? Czy można je jakoś uprościć, a jednocześnie spełniać wszelkie wymogi prawne i podatkowe? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym szczegółowym poradniku, który rozwiewa wszelkie wątpliwości dotyczące faktur uproszczonych. Dowiecie się tu, w jakich sytuacjach można je wystawić, jakie elementy muszą zawierać i jak je prawidłowo zaksięgować. To kompendium wiedzy dla każdego, kto chce sprawnie zarządzać swoją firmą bez zbytecznych komplikacji. Zapraszam do lektury

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Co to jest faktura uproszczona?

Odpowiedź na pytanie, czym jest faktura uproszczona, wydaje się prosta, ale nie każdy przedsiębiorca jest pewien, w jakich sytuacjach można ją zastosować i jakie elementy powinna zawierać. Dlatego postaramy się w tym artykule dokładnie wyjaśnić, co oznacza faktura uproszczona, jakie są jej zastosowania, oraz różnice w porównaniu z tradycyjną fakturą VAT.

Faktura uproszczona to dokument poświadczający sprzedaż, na którym nie muszą znajdować się wszystkie informacje wymagane w przypadku tradycyjnej faktura VAT. Została ona wprowadzona w 2020 r. przez w celu uszczelnienie systemu podatkowego VAT w Polsce, usprawnienia procesu kontroli przeprowadzanych przez organy skarbowe. Zmiany w zakresie raportowania są również w znacznym stopniu udogodnieniem dla przedsiębiorców.

Faktura uproszczona a faktura VAT – czym sięróżnią?

Na pierwszy rzut oka, faktura uproszczona a faktura VAT wydają się być podobne, ale różnice między nimi są znaczące. Faktura VAT jest bardziej formalnym dokumentem, który musi zawierać więcej szczegółów i informacji, takich jak pełna nazwa firmy, adres, numer identyfikacji podatkowej (NIP), czy też szczegółowe opisy towarów i usług. Faktura uproszczona jest, jak sama nazwa wskazuje, wersją uproszczoną tego dokumentu i nie musi zawierać tak wielu informacji. Ostatecznie są to dokumenty spełniające dokładnie taką samą rolę – udokumentowania sprzedaży.

Faktura uproszczona – elementy, które musi zawierać

Kiedy mówimy o fakturze uproszczonej, to elementy, które muszą się na niej znaleźć, są mniej liczne niż w przypadku normalnej faktury VAT. Wciąż jednak musimy podać podstawowe dane do których zaliczamy:

• datę, kiedy została wystawiona faktura,
• datę dostarczenia towarów lub wykonania usługi (o ile jest inna niż data wystawienia faktury),
• unikalny numer, który jednoznacznie identyfikuje daną fakturę,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
• nazwę towaru lub usługi,
• łączną kwotę do zapłaty,
• wysokość obniżek, opustów, rabatów.

Oznacza to, że w przeciwieństwie do tradycyjnej faktury VAT, na tym dokumencie nie muszą zostać uwzględnione informacje o ilości dostarczonych towarów, ich cenie jednostkowej netto, wartości dostarczonych towarów czy kwocie podatku od sumy wartości sprzedaży netto.

Faktura uproszczona – do jakiej kwoty może być wystawiona?

W przypadku takiej formy rozliczenia podatku VAT mamy też do czynienia z pewnymi ograniczeniami. Faktura uproszczona może być wystawiana do określonej kwoty – obecnie wynosi ona wynosi 450 złotych lub 100 euro (zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT) Wartości te mogą się zmieniać, więc przed wystawieniem takiego dokumentu warto się upewnić, czy aktualne limity nie uległy zmianie.

Jeżeli chodzi o terminy, to faktura uproszczona w niczym nie różni się od standardowej faktury VAT – należy wystawić ją najpóźniej 15. dnia miesiąca przypadającego po dostarczeniu towarów lub wykonaniu usługi, a najwcześniej 30 dni przed dostawą lub wykonaniem usługi.

Faktura uproszczona – gdzie numer na paragonie?

Jest to ważne pytanie, ponieważ numer faktury uproszczonej na paragonie musi być widoczny i łatwy do zidentyfikowania. Znajdziemy go poniżej łącznej wartości sprzedaży brutto – przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera. Jako że zawsze znajduje się w tym samym miejscy, łatwo go zidentyfikować, co znacznie ułatwia księgowanie.

Paragon a faktura uproszczona

Często przedsiębiorcy pytają się o różnicę między paragonem a fakturą uproszczoną. Paragon faktura uproszczona to są dwa różne dokumenty, chociaż oba służą do potwierdzenia dokonania transakcji. Paragon nie ma charakteru faktury i nie jest możliwe jego przekształcenie w fakturę VAT. Może on jednak posłużyć jako podstawa do wystawienia faktury uproszczonej.

Duplikat faktury uproszczonej

Jeżeli oryginalna faktura uproszczona zostanie zgubiona, można wystawić jej duplikat. Nowa faktura uproszczona musi zawierać wszystkie informacje, które znajdowały się na oryginalnym dokumencie, z dodatkiem słowa „DUPLIKAT„.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, gdy faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie, należy wystawić ponownie fakturę, korzystając z dokładnie tych samych danych użytych na fakturze pierwotnej – taka dokument musi zawierać słowo „duplikat” oraz datę jej wystawienia.

W przypadku, gdy na pierwotnie wystawionej fakturze uproszczonej znajdzie się błąd, można go skorygować przez wystawienie korekty. Korekta faktury uproszczonej powinna zawierać dokładne informacje o tym, co zostało zmienione, i być odpowiednio oznaczona.

Faktura VAT uproszczona – ułatwienie dla przedsiębiorców

Kiedy mówimy o fakturze uproszczonej najważniejsze jest, aby pamiętać o limitach, do których można ją wystawić. Wynosi on obecnie 450 EUR. – jeśli kwota transakcji przekroczy ten limit, konieczne będzie wystawienie pełnej faktury VAT.

Zrozumienie, co to jest faktura uproszczona i jakie są jej zastosowania, jest kluczowe dla prowadzenia sprawnego biznesu. Oszczędza to czas i ułatwia księgowość, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie mają rozbudowanych działów księgowości. Mamy nadzieję, że ten poradnik pomoże Ci lepiej zrozumieć, w jakich sytuacjach można zastosować fakturę uproszczoną, jakie elementy powinna ona zawierać i jakie są różnice między nią a tradycyjną fakturą VAT. Jeżeli szukasz pomocy w codziennej księgowości, to sprawdź naszą aplikację do faktur TAXON – bez problemu wystawisz za jej pomocą dowolny dokument bardzo szybko i sprawnie.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋