Co zrobić, gdy na fakturze pojawi się błąd rachunkowy?

Błąd rachunkowy – czym jest?

Błąd rachunkowy to nieprawidłowość wynikająca z niewłaściwych obliczeń na fakturze. Może obejmować różne elementy, od sumowania wartości netto, przez obliczanie podatku VAT, po przeliczenia walutowe. W kontekście prawnym błąd rachunkowy jest uznawany za omyłkę, którą należy skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej.

Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 sierpnia 2019 roku, błąd rachunkowy to sytuacja, w której koszt został niewłaściwie ujęty ze względu na błąd w toku wykonywania obliczeń, np. błędne podanie cen lub wartości towarów na fakturze, zastosowanie niewłaściwego kursu waluty obcej do przeliczenia na złote itp.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Jak rozpoznać błąd rachunkowy na fakturze?

Błąd rachunkowy na fakturze to każda nieścisłość wynikająca z niewłaściwych obliczeń matematycznych. Może to być wynik błędnego dodawania, odejmowania, mnożenia lub dzielenia wartości na fakturze. W praktyce oznacza to, że suma wartości netto, VAT lub brutto nie zgadza się z rzeczywistymi danymi, a różnica wynika z omyłki w obliczeniach.

Typowe błędy rachunkowe

Niestety, błędy rachunkowe zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym księgowym. Ważne jest jednak, aby znać typowe sytuacje, w których mogą wystąpić, oraz sposoby ich unikania.

• Błędy w sumowaniu
  To jeden z najczęstszych błędów na fakturach. Przy dużej liczbie pozycji na fakturze łatwo pomylić się podczas dodawania. Unikniesz tego problemu, korzystając z systemów do wystawiania faktur, które automatycznie sumują pozycje i obliczają należny VAT.
• Nieprawidłowe obliczenia VAT
  Niekiedy zdarza się, że stawka VAT jest źle naliczona lub niezgodna z obowiązującymi przepisami. Aby uniknąć takich błędów, warto regularnie aktualizować swoje oprogramowanie księgowe oraz być na bieżąco z obowiązującymi przepisami dotyczącymi VAT.
• Złe przeliczenia walutowe
  Faktury w walutach obcych są szczególnie podatne na błędy, zwłaszcza jeśli kurs waluty był źle zastosowany. Aby uniknąć błędów w przeliczeniach, zawsze należy korzystać z aktualnych kursów walut publikowanych przez NBP lub inne instytucje finansowe.
• Zaokrąglenia
  Systemy księgowe zazwyczaj stosują zasady zaokrągleń, jednak różne programy mogą inaczej interpretować te zasady. Aby uniknąć nieścisłości, warto upewnić się, że ustawienia zaokrągleń w systemie księgowym są zgodne z przepisami.
• Różnice między netto a brutto
  Czasem kwoty netto i brutto mogą być błędnie obliczone, np. w wyniku złego obliczenia podatku VAT lub błędnego zaokrąglenia. Aby uniknąć takich sytuacji, każdą fakturę warto sprawdzać przed jej wysłaniem do kontrahenta.
• Różnice w walucie
  W przypadku faktur wystawianych w obcej walucie, błąd rachunkowy może wynikać z niewłaściwego przelicznika walutowego.

Konsekwencje błędów rachunkowych na fakturze

Błędy rachunkowe na fakturze mogą mieć poważne konsekwencje zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Oto kilka głównych skutków takich pomyłek:

• Konieczność wystawienia faktury korygującej
  Jeżeli na fakturze wykryto błąd rachunkowy, konieczne jest jak najszybsze wystawienie faktury korygującej. Faktura korygująca to dokument, który ma na celu poprawienie pierwotnej faktury i usunięcie wszelkich błędów. Przepisy podatkowe wymagają, aby korekty były wprowadzane w terminie, w którym został wykryty błąd, a dokument ten musi zawierać wszelkie szczegóły związane z pierwotną fakturą oraz przyczyny korekty.
• Problemy z rozliczeniami podatkowymi
  Błędy rachunkowe mogą wpłynąć na rozliczenia podatkowe, zwłaszcza jeśli dotyczą podatku VAT. Jeśli błędnie obliczono VAT, może to prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia z urzędem skarbowym, co może skutkować koniecznością złożenia korekty deklaracji podatkowej i, w niektórych przypadkach, zapłatą odsetek za zwłokę.
• Zaburzenia relacji z klientem
  Pomyłki na fakturach mogą wprowadzać zamieszanie w relacjach z kontrahentami, zwłaszcza jeśli błędy dotyczą kwot do zapłaty. W skrajnych przypadkach, może to wpłynąć na reputację firmy i zaufanie klientów.
• Ryzyko kontroli podatkowej
  Błędy rachunkowe mogą wzbudzić podejrzenia urzędów skarbowych, zwłaszcza jeśli pomyłki pojawiają się regularnie. W takim przypadku firma może być narażona na kontrolę podatkową, która sprawdzi nie tylko bieżące dokumenty, ale również całą historię księgową.
• Kary finansowe
  W przypadku poważnych błędów rachunkowych, które wpłynęły na niewłaściwe rozliczenie podatku, urząd skarbowy może nałożyć na firmę kary finansowe. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy błąd nie został naprawiony w odpowiednim czasie.

Kiedy wystawić fakturę korygującą?

Fakturę korygującą należy wystawić w każdym przypadku, gdy na fakturze pierwotnej pojawił się błąd rachunkowy, a także gdy zmieniają się warunki transakcji.

Stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej pozycji faktury
Jeśli po wystawieniu faktury zauważysz, że wprowadzono błędną cenę, stawkę VAT lub inną informację, należy skorygować fakturę, aby prawidłowo odzwierciedlała rzeczywiste warunki transakcji. Pominięcie lub niewłaściwe uwzględnienie rabatów, zniżek czy innych korekt także wymaga wystawienia faktury korygującej.

Udzielasz obniżki ceny w formie rabatu
Jeśli po wystawieniu faktury zdecydujesz się na przyznanie rabatu lub innej obniżki ceny, musisz wystawić fakturę korygującą, aby dokumentować tę zmianę i poprawnie naliczyć podatek VAT.

Nabywca zwrócił towar
W przypadku zwrotu towaru przez nabywcę, konieczne jest wystawienie faktury korygującej w celu udokumentowania zmniejszenia podstawy opodatkowania i korekty VAT.

Zwróciłeś nabywcy całość lub część zapłaty
Jeśli nastąpiło zwrócenie części lub całości zapłaty, na przykład z powodu reklamacji lub błędów w fakturze, należy to udokumentować przez wystawienie faktury korygującej.

Wystawiłeś fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” mimo obowiązku
Jeśli faktura powinna zawierać adnotację o mechanizmie podzielonej płatności, ale pierwotnie jej nie zawierała, konieczne jest wystawienie faktury korygującej z odpowiednią adnotacją.

Jak naprawić błąd rachunkowy na fakturze?

W przypadku wykrycia błędu rachunkowego na fakturze, należy podjąć odpowiednie kroki w celu jego korekty. Oto proces, który należy zastosować:

Analiza błędu
Przede wszystkim, należy dokładnie przeanalizować błąd i ustalić jego przyczynę. Czy błąd wynikał z niewłaściwego obliczenia, błędnego wpisania danych, czy może z innego powodu? Zrozumienie źródła błędu pomoże w prawidłowym przeprowadzeniu korekty.

Wystawienie faktury korygującej
Po zidentyfikowaniu błędu, należy wystawić fakturę korygującą. Dokument ten powinien zawierać:

• Numer i datę faktury pierwotnej, której dotyczy korekta.
• Dokładny opis błędu i jego przyczyny.
• Poprawne wartości, które powinny być uwzględnione na fakturze.
• Informacje o korekcie, takie jak nowe kwoty i poprawne obliczenia VAT.

Przesłanie faktury korygującej
Fakturę korygującą należy przesłać do odbiorcy faktury pierwotnej. W przypadku gdy błąd wpłynął na rozliczenia VAT, warto również zaktualizować dokumenty księgowe i deklaracje podatkowe.

Aktualizacja księgowości
Wszelkie korekty powinny być odpowiednio odzwierciedlone w księgowości. Należy upewnić się, że korekta została prawidłowo wprowadzona do systemu księgowego, a wszelkie zmiany są zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Monitorowanie i analiza
Warto monitorować proces korekt i analizować, czy podobne błędy nie pojawiają się w przyszłości. Regularne przeglądanie dokumentów i procedur może pomóc w uniknięciu błędów rachunkowych i poprawieniu dokładności wystawiania faktur.

Błędy rachunkowe na fakturze mogą prowadzić do wielu problemów, od kłopotów z rozliczeniami podatkowymi po problemy z relacjami z klientami. Ważne jest, aby szybko i skutecznie reagować na wszelkie pomyłki, wystawiając fakturę korygującą i aktualizując dokumenty księgowe. Zrozumienie przyczyn błędów, stosowanie odpowiednich procedur korygujących oraz regularne monitorowanie dokumentów to kluczowe elementy zapewnienia dokładności w prowadzeniu księgowości. Pamiętaj, że dbałość o poprawność faktur nie tylko wpływa na płynność finansową firmy, ale także na jej reputację i zgodność z przepisami prawa.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋