Prieš pradedant tvarkyti taisomąją sąskaitą faktūrą, verta nustatyti klaidų pradinėje sąskaitoje faktūroje pobūdį. Klaidos gali būti įvairios: neteisingas produkto aprašymas, neteisingas kainos nustatymas arba neišsami informacija. Daugeliu atvejų taisomosios sąskaitos faktūros išrašymas yra neišvengiamas siekiant teisiškai išspręsti problemą

Koreguojamoji sąskaita faktūra: kas joje turėtų būti?

Koreguojamojoje sąskaitoje faktūroje turi būti pateikta ta pati minimali teisinė informacija kaip ir pirminėje sąskaitoje faktūroje. Tai tokia informacija kaip sąskaitos faktūros numeris, data, pristatymo ar atlikimo laikas, išsamūs sąskaitą faktūrą išrašiusios šalies ir sąskaitos faktūros gavėjo kontaktiniai duomenys ir mokesčių arba PVM mokėtojo kodas. Pakeitimai turėtų būti aiškiai matomi, todėl patartina saugoti ir pirminę, ir pataisytą sąskaitos faktūros versiją.

Kada galima pateikti taisomąją sąskaitą faktūrą?

Kada turėtų būti išrašoma taisomoji sąskaita faktūra?

Išrašyti anuliuotą arba taisomąją sąskaitą faktūrą būtina, kai:

• trūksta svarbios informacijos, kuri pagal Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą (UStG) turi būti nurodyta sąskaitoje faktūroje, arba ji yra neteisinga (pvz., sąskaitos faktūros gavėjo pavadinimas).
• naudojamas neteisingas PVM tarifas (pvz., 7 % vietoj teisingo 19 %).
• Yra aritmetinių ar skaitinių klaidų.
• Informacija apie suteiktą paslaugą arba paslaugos ar produkto apimtį yra neteisinga.
• sąskaitoje faktūroje arba tiekimo datose yra neatitikimų.

Tačiau reikėtų pažymėti, kad sąskaitos faktūros taisyti neprivaloma, jei yra tik techninių klaidų, kurios neturi įtakos bendram sąskaitos faktūros įskaitomumui. Nors tokios klaidos erzina, jos nėra pakankamas pagrindas anuliuoti ar taisyti sąskaitą faktūrą, jei laikomasi visų teisinių reikalavimų.

Sąskaitos faktūros taisymo lydraštis: Kaip pranešti apie pakeitimus?

Svarbu ne tik parengti sąskaitos faktūros koregavimo lydraštį, bet ir tinkamai apie jį pranešti. Profesionaliame lydraštyje dėl sąskaitos faktūros koregavimo turėtų būti informuojamas gavėjas apie pakeitimus ir jų priežastis. Motyvacinis laiškas turėtų būti suformuluotas mandagiai ir pabrėžti situacijos skubumą, nesukeldamas verslo partnerio nerimo.

Pridedama taisomoji sąskaita faktūra: kaip ją išsiųsti?

Koreguojamąją sąskaitą faktūrą galima siųsti taip pat, kaip ir pirminę sąskaitą faktūrą. Paštu, el. paštu arba per specialų sąskaitų faktūrų portalą, svarbu, kad sąskaita faktūra gavėją pasiektų saugiai. Motyvaciniame laiške turėtų būti aiškiai nurodyta, kad tai yra pataisyta versija.

Patikslintą sąskaitą faktūrą gausite kaip priedą: Ką turėtų daryti gavėjas?

Kai sąskaitos faktūros gavėjas gauna pataisytą sąskaitą faktūrą, jis turi atidžiai patikrinti pakeitimus ir įsitikinti, kad pataisyta sąskaita faktūra atitinka visus reikalavimus. Be to, pataisytą versiją reikėtų saugoti saugioje vietoje, geriausia kartu su sąskaitos faktūros originalu ir lydraščiu.

Koreguojamosios sąskaitos faktūros rengimas: geriausia praktika

Rengdami taisomąją sąskaitą faktūrą įsitikinkite, kad ji yra išsami ir be klaidų. Naudojamos formuluotės turėtų būti tikslios ir lengvai suprantamos. Be to, patartina pridėti tam tikrą “pakeitimų sąrašą”, kuriame būtų išsamiai nurodyti visi pakeitimai, palyginti su pradine sąskaita faktūra. Taip abiem šalims bus lengviau sekti pakeitimus.

Koreguojamosios sąskaitos faktūros mokestinės pasekmės

Koreguojamoji sąskaita faktūra taip pat turi mokestinių pasekmių. Dėl neteisingų sąskaitų faktūrų gali būti nepripažįstami pirkimo mokesčio atskaitymai. Todėl, norint išvengti galimų neigiamų finansinių pasekmių, ypač svarbu laiku ištaisyti neteisingas sąskaitas faktūras.

Kaip išrašoma taisomoji sąskaita faktūra?

Koreguojamosios sąskaitos faktūros parengimas yra menas, nes reikia atsižvelgti į įvairius veiksnius, kad ji atitiktų ir teisinius, ir komercinius reikalavimus. Remdamiesi ekspertų nuomonėmis iš tokių svetainių kaip sevdesk.de, lexware.de, sage.com ir haufe.de, toliau pateikiami žingsniai, kurie padės jums parengti veiksmingą ir teisės aktų reikalavimus atitinkančią tikslinamąją sąskaitą faktūrą.

• Korektūros žymėjimas: turi būti aiškiai matoma, kad tai yra korekcinė sąskaita faktūra. Tai galima padaryti antraštėje arba specialiu užrašu tiesiai po sąskaitos faktūros numeriu.
• Išsami informacija: Kaip ir originalioje sąskaitoje faktūroje, turi būti pateikta visa būtina informacija: sąskaitos faktūros numeris, data, verslo partnerių adresai ir išsamus paslaugų ar prekių sąrašas.
• Nuoroda į sąskaitos faktūros originalą: Patartina pateikti nuorodą į pirminę sąskaitą faktūrą, pavyzdžiui, nurodant senosios sąskaitos faktūros numerį arba pirminės sąskaitos faktūros datą.
• Pakeitimųsąrašas: Siekiant užtikrinti atsekamumą, reikėtų išsamiai išvardyti visus pakeitimus. Nesvarbu, ar tai būtų kaina, kiekis, ar kitas sąskaitos faktūros elementas, pakeitimai turėtų būti aiškūs ir trumpi.
• Aiškumas ir struktūra: Užtikrinkite, kad pataisyta sąskaita faktūra būtų tokia pat aiški ir gerai struktūrizuota kaip ir pirminė versija. Neaiškūs pataisymai gali sukelti dar daugiau painiavos.
• Teisinė ir mokestinė informacija: Patikrinkite, ar teisingai ištaisyta mokestinė informacija, pavyzdžiui, PVM. Taip pat įsitikinkite, kad pataisyta sąskaita faktūra atitinka teisinius reikalavimus.
• Kokybės kontrolė: Prieš išsiųsdami pataisytą sąskaitą faktūrą atidžiai ją patikrinkite. Kad būtų kuo mažiau klaidų, galite paprašyti, kad ją patikrintų antras asmuo.
• Dokumentai: Saugokite ir originalią, ir pataisytą sąskaitą faktūrą. Kai kuriais atvejais taip pat patartina archyvuoti visą bendravimo su klientu istoriją.

Atlikdami šiuos veiksmus padidinsite tikimybę, kad taisomoji sąskaita faktūra ne tik atitiks teisinius reikalavimus, bet ir neturės įtakos verslo santykiams.

Koreguojamosios sąskaitos faktūros šablonas: naudinga priemonė

Kasdieniame darbe korekcinės sąskaitos faktūros šablonas gali sutaupyti daug laiko ir kartu sumažinti klaidų tikimybę. Daugelis apskaitos programinės įrangos tiekėjų siūlo specialius taisomųjų sąskaitų faktūrų šablonus. Jie sukurti taip, kad atitiktų visus teisinius reikalavimus, ir paprastai juos galima lengvai pritaikyti prie konkrečių įmonės poreikių. Tokio šablono privalumas yra ne tik dokumentų vienodumas, bet ir galimybė išvengti pasikartojančių klaidų. Taip yra todėl, kad gerai parengtame šablone jau yra visi būtini laukai ir duomenys – nuo sąskaitos faktūros numerio iki mokesčių informacijos. Žinoma, nepaisant to, kad naudojamas šablonas, visada reikėtų atlikti kokybės patikrinimą, kad būtų užtikrinta, jog visi konkretūs pakeitimai ir papildymai atlikti teisingai.

Svarbūs terminai ir galiojimo pabaigos datos

Nereikėtų pamiršti teisinių sąskaitų faktūrų taisymo terminų. Pavyzdžiui, Vokietijoje sąskaitos faktūros turi būti saugomos šešerius metus. Taisant PVM sumas ar kitus su mokesčiais susijusius elementus, yra nustatyti konkretūs terminai, kurių būtina laikytis.

Tokiu būdu galite užtikrinti, kad sąskaitų faktūrų išrašymo ir jų taisymo verslo procesas vyktų sklandžiai ir atitiktų tiek teisinius, tiek mokestinius reikalavimus. Jei turite papildomų klausimų, rekomenduojame pasikonsultuoti su mokesčių konsultantu arba teisininku.