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Wie erstelle ich eine Rechnung über das Internet?

28.06.2023
Wie erstelle ich eine Rechnung über das Internet?

Wie erstelle ich eine Rechnung über das Internet?

Jeder, der zum ersten Mal einen Kundenauftrag ausführt, stellt sich die Frage: Wie stelle ich eigentlich eine Rechnung aus? Was muss ich beachten? Und wichtiger noch: Kann ich dieses Formular über das Internet erstellen? Wenn ja, wie mache ich das? Was ist eine Online-Rechnung? Schachteln voller Rechnungen sind heute passé. Die Zukunft sind Online- und elektronische Rechnungen. 

Aber was ist der Unterschied zwischen ihnen?

 

Eine Online-Rechnung ist eine Rechnung, die digital versendet werden kann, zum Beispiel als PDF, Word oder Excel Datei per E-Mail oder – etwas weniger effizient – als Scan einer Papierrechnung. Es gibt inzwischen unzählige Tools, die es ermöglichen, Rechnungen mit wenigen Klicks zu erstellen und zu versenden. Sobald der Kunde die E-Mail erhält, kann er die Rechnung herunterladen und sofort lesen. 

Warum ist digitale Rechnungsstellung sinnvoll? 

Online-Rechnungen haben fünf Schlüsselvorteile für Ihr Unternehmen. 

Enorme Zeitersparnis 

Wenn Sie ein Rechnungstool verwenden, können Sie Rechnungen im Handumdrehen erstellen. Sie müssen nur eine personalisierte Vorlage ausfüllen und die Software erstellt die Rechnung für Sie. Sie können sogar eine Standard-E-Mail-Nachricht einrichten, um die Rechnung in Sekundenschnelle zu versenden. Darüber hinaus können Sie automatische Zahlungserinnerungen einrichten, um einen effizienten Cashflow zu gewährleisten. 

Geringeres Fehlerpotential 

Da das Tool die Beträge auf der Rechnung berechnet, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich reduziert. Ein weiterer Pluspunkt: Sie müssen nie wieder einen Taschenrechner suchen. 

Kontrolle der Zahlen = fundierte Entscheidungen treffen 

Mit einer handlichen Übersicht dank Rechnungssoftware haben Sie immer einen Blick auf ausstehende Zahlungen und Rechnungen. Dies liefert Informationen über die finanzielle Situation des Unternehmens und ermöglicht fundierte Entscheidungen. 

Digitale Technologie ist sicherer 

Nicht nur, dass ein überfüllter Dokumentenschrank kein schöner Anblick ist, im Falle einer Beschädigung durch Wasser, Feuer oder – ich hoffe, Sie verzeihen mir – simple Schlamperei, sind Ihre Dokumente Geschichte. Ein digitales Archiv (und seine automatische Kopie) ist wesentlich sicherer.

Mehr Flexibilität für Sie und Ihre Kunden

Im Auto auf dem Weg zum Kunden oder im bequemen Sessel nach einer Nacht harter Arbeit: Online-Rechnungen können jederzeit und überall erstellt werden. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung. 

Was benötige ich für die Erstellung einer Online-Rechnung? 

Nein, wir werden jetzt keine Witze im Stil von „gute Laune“ oder Phrasen wie „gesunder Menschenverstand“ erzählen. Was benötigen Sie also für die Online-Rechnungsstellung – neben einem Computer oder Laptop? Drei Dinge:

  • Zuverlässige Software. Besorgen Sie sich ein hochwertiges Programm für die Online-Rechnungsstellung wie Taxon, das auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. 
  • Solides Speichersystem. Nicht jedes Rechnungstool verfügt über eine zuverlässige Datenbank, obwohl dies eine notwendige Voraussetzung ist: Digitale Rechnungen – genau wie Papierdokumente – müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. 
  • IT-Sicherheit. Sie lassen die Tür Ihres Hauses nicht weit offen in der Nacht. Zumindest hoffen wir das. Sie sollten auch Ihren Computer und Ihr Smartphone mit notwendiger Antivirensoftware oder anderen Lösungen schützen. Schließlich enthält das Rechnungstool wertvolle Informationen über Ihr Unternehmen. 

Wichtige Punkte bei Online-Rechnungen 

Das Erstellen von Online-Rechnungen ist nicht kompliziert. Es gibt jedoch einige Punkte zu beachten. 

Digitalisierung von Rechnungen 

Nutzen Sie so viele Online-Rechnungen wie möglich und speichern Sie alle in demselben Ordner, auf demselben Server oder in derselben Cloud. So vermeiden Sie eine Aufteilung Ihrer Buchhaltung in einen Papier- und einen elektronischen Teil. 

… und bitten Sie Ihre Lieferanten, das Gleiche zu tun.

Digitale Rechnungsstellung funktioniert am besten, wenn sie von beiden Seiten genutzt wird. Bitten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen immer Online-Rechnungen zu schicken. Dies spart viel Zeit. Manchmal lässt sich eine Papierrechnung jedoch nicht vermeiden. Zum Beispiel, wenn es sich um eine Rechnung für ein Geschäftsessen oder einen Parkschein handelt. In diesem Fall machen Sie ein Foto oder scannen Sie die Papierrechnung und senden Sie sie an Ihr digitales Archiv.

Starten Sie zu einem bestimmten 

Zeitpunkt Sie können jederzeit mit der Online-Rechnungsstellung beginnen, obwohl es empfehlenswert ist, ein bestimmtes Datum zu wählen. Ein Beispiel könnte das neue Quartal oder der Beginn des neuen Geschäftsjahres sein. Auf diese Weise werden alle Rechnungen für diesen Zeitraum an einem Ort gespeichert.

Stellen Sie sich vor, Sie laufen beim ersten Training sofort 15 km oder gehen zum ersten Pfadfindertreffen nüchtern. Anfängerfehler, denn wir alle machen sie. Wir nennen die Stolpersteine bei der Online-Rechnungsstellung, damit Sie sie geschickt vermeiden können. 

Drei Schritte zur Online-Rechnungsstellung 

Online-Rechnungsstellung bietet eine Reihe von klaren Vorteilen. Ich denke, wir sind uns alle einig. Aber wie erstellen und versenden Sie genau eine Online-Rechnung? Hier ist eine schrittweise Anleitung.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Angebot 

Eine gute Rechnung beginnt mit einer gut strukturierten Kalkulation. Am besten, wenn die einzelnen Projektphasen in einer Zusammenfassung mit den zugehörigen Budgets dargestellt werden. Dies sorgt nicht nur für Transparenz beim Kunden, sondern bildet auch eine gute Grundlage für die Rechnungsstellung. Im Idealfall kann die Rechnung später erstellt werden, indem einfach die Daten aus der Kalkulation kopiert und eingefügt werden.

Schritt 2: Erstellen Sie die Online-Rechnung 

Ein gutes Tool verwandelt das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung. Wenn es kein Angebot gibt, erstellen Sie einfach eine Rechnung in der üblichen Vorlage. Die Software führt die mathematischen Berechnungen durch. Sie müssen sich nicht mehr mit Excel-Formeln, Rechnungen und Prozentsätzen quälen.

Schritt 3: Senden Sie die digitale Rechnung 

Die Rechnungssoftware ermöglicht es, Rechnungen direkt an Kunden zu senden. Lebewohl Briefmarken lecken, auf Wiedersehen händisches Schreiben von Mails, auf Wiedersehen dicker Aktenordner. Dank der Integration mit dem Buchhaltungsprogramm erscheinen ausgehende Rechnungen automatisch im System.

 

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