Was ist eine Quittung und was ist eine Rechnung in Deutschland?

Kleinunternehmer haben nicht nur Anspruch auf bestimmte Steuervorteile, sondern die Buchführung nimmt auch nicht so viel Zeit in Anspruch wie bei großen Unternehmen. Allerdings müssen Kleinunternehmer genauso wie Unternehmen Rechnungen und Quittungen ausstellen. Aber wann müssen Sie Quittungen ausstellen und was ist der Unterschied zwischen ihnen? Dieser Artikel wird diese Fragen beantworten!

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung in Deutschland?

Als Kleinunternehmer sind Sie von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit. Diese Bestimmung vereinfacht Ihre Buchhaltung und Ihre Mehrwertsteuerabrechnung. Die Kleinunternehmerregelung hindert Sie jedoch nicht daran, Ihre Einnahmen und Ausgaben bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung nachzuweisen. Dieser Nachweis kann durch offizielle Dokumente wie Rechnungen und Quittungen erbracht werden. Eine digitale Belegverwaltung hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein amtliches Dokument, das eine Rechnung für eine Lieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, ihren Kunden innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung von Dienstleistungen oder Waren eine Rechnung auszustellen , die den vereinbarten Rechnungsbetrag sowie eine genaue Aufstellung der Waren und Dienstleistungen enthalten muss.

Rechnungen, die ein Unternehmen von Dritten (z. B. von Lieferanten oder Händlern) erhält, werden als Rechnungen eingestuft. Eine sorgfältige Verwaltung der Eingangsrechnungen ist ebenfalls wichtig.

Darüber hinaus muss eine gültige Rechnung weitere Anforderungen erfüllen:

• Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie der Datenaustausch (GoBD) müssen beachtet werden.
• Die Quelle der Rechnung oder die Person, die die Rechnung ausstellt, muss authentisch, unveränderbar und lesbar sein,
• Sie können in Papier- oder digitaler Form erstellt und übermittelt werden,
• Signaturen sind nicht erforderlich.

Weitere Angaben, die in der Rechnung enthalten sein müssen, sind in Artikel 14 Absatz 4 der Bundesabgabenordnung geregelt.

Was ist eine Quittung?

Während eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird,bestätigt eine Quittung unmittelbar den Erhalt von Dienstleistungen oder Zahlungen. In der Praxis werden Quittungen häufig für Barzahlungen verwendet, wenn der Eingang einer Zahlung nicht durch einen Kontoauszug bestätigt werden kann.

Die Ausstellung einer Quittung an einen Kunden beweist, dass der Kunde für die Dienstleistung oder das Produkt bezahlt hat. Sie können dem Finanzamt auch eine Kopie der Quittung vorlegen, um zu beweisen, dass Sie Bargeld erhalten haben. Die Quittung muss in schriftlicher Form erfolgen. Sie können dazu ein Scheckbuch oder weißes Papier verwenden und die erforderlichen Angaben handschriftlich eintragen. Alternativ können Sie auch eine digitale Quittung erstellen und unterschreiben.

Die Rechtsgrundlage für Quittungen in Deutschland

Die rechtliche Grundlage für die Ausstellung von Quittungen ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Nach § 368 BGB ist der Gläubiger bei gewerblichen und privaten Verkäufen verpflichtet, auf Verlangen des Schuldners eine Quittung auszustellen. Die Unterschrift der Person, die die Quittung ausgestellt hat, gilt als Beweis dafür, dass die in der Quittung enthaltene Erklärung von ihr abgegeben wurde.

Worauf sollten Kleinunternehmer bei der Ausstellung von Rechnungen achten?

Im Allgemeinen gelten für Kleinunternehmer die gleichen Rechnungsstellungsvorschriften wie für normale Steuerzahler. Es gibt jedoch zwei wichtige Unterschiede, die bei der Ausstellung von Rechnungen für Kleinunternehmen berücksichtigt werden sollten.

Erstens kann die Mehrwertsteuer nicht in die Rechnung aufgenommen werden . Da die Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen wird, ist es nicht erforderlich, zwischen Brutto- und Nettobeträgen zu unterscheiden oder unterschiedliche Steuersätze anzugeben.

Andererseits müssen Sie auf der Rechnung angeben, dass Sie gemäß Artikel 19 der Bundesabgabenordnung von der Mehrwertsteuer befreit sind. Das Gesetz enthält keine eindeutige Formulierung. Der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG ist nicht mit dem Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG zu verwechseln.

Welche Angaben muss eine Rechnung für Kleinunternehmer enthalten?

Jeder Kleinunternehmer muss in seinen Rechnungen die folgenden Angaben machen

Vollständiger Name und Anschrift des Käufers

• steueridentifikationsnummer des Kleinunternehmens

• Datum der Rechnung

• Nächste Rechnungsnummer

• Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Datum der Lieferung oder Leistung

Was sollte auf der Quittung vermerkt werden?

Wie Rechnungen gelten auch Quittungen als offizielle Dokumente für die steuerliche Anerkennung von Einnahmen und Ausgaben. Um eine Quittung korrekt auszufüllen, müssen Sie als Kleinunternehmer die folgenden Angaben machen:

• Art und Menge der Waren oder Dienstleistungen

• Betrag

• Beschreibung der erhaltenen Beträge

• Name des Emittenten

• Name des Empfängers der Zahlung

• Datum und Ort der Zahlung

• Unterschrift und Siegel des Emittenten, falls vorhanden.

Quittungen für Kleinunternehmen ohne Mehrwertsteuer (MwSt.)

Als Kleinunternehmer müssen Sie keine Einkommens- oder Mehrwertsteuer angeben, bei den Einnahmen nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden und keine Steuerbeträge und Steuersätze angeben.

Besondere Formulare und Regeln

Vor allem für Quittungen gibt es besondere Formulare, die sich von der eigentlichen Bestätigung des Zahlungseingangs für Dienstleistungen unterscheiden. So kann beispielsweise eine Entgeltbescheinigung ausgestellt werden, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird und alle Unterlagen des Arbeitnehmers übergeben werden. In jedem Fall ist es nicht immer notwendig, Quittungen als Zahlungsnachweis auszustellen; auch Bankbelege können als Zahlungsnachweis verwendet werden.

Bei der Abgabe von Steuererklärungen, z. B. für die Mehrwertsteuer, ist es ebenfalls wichtig, darauf zu achten, dass die Rechnungen und Quittungen korrekt sind und keine Unstimmigkeiten enthalten. Die Steuerbehörden können jederzeit eine Prüfung dieser Belege verlangen. Werden unrichtige Angaben festgestellt, z. B. unberechtigte Mehrwertsteuer, die nicht an das Finanzamt abgeführt wurde, kann der Kleinunternehmer im schlimmsten Fall strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden.

Wenn Sie in dieser Hinsicht vorsorgen wollen, können Sie eine Online-Rechnungssoftware wie Taxon verwenden . Sie hilft Ihnen bei der Erstellung von Rechnungen und Quittungen und beantwortet die wichtigsten Fragen zu diesem Thema, z. B. welche Faktoren bei der Erstellung dieser Dokumente zu beachten sind.

Mit Hilfe dieser nützlichen Softwarelösungen können Sie Fehler vermeiden und Ihre Buchhaltung übersichtlich gestalten. Sie können auch das Logo Ihres Unternehmens auf die einzelnen Belege drucken, was den Belegen einen gewissen Wiedererkennungswert verleiht und Ihre Kunden spüren lässt, dass die Buchhaltung professionell geführt wird.