Wann soll ich in Deutschland eine Rechnung stellen? Wie viel Zeit habe ich dafür?

Eine pünktliche und präzise Rechnungsstellung ist von großer Bedeutung für die finanzielle Liquidität und den Erfolg eines Unternehmens. Wissen Sie, wann es am besten ist, eine Rechnung zu stellen, um eine schnelle Zahlung zu gewährleisten und rechtliche Komplikationen zu vermeiden? Darüber werde ich in meinem heutigen Beitrag sprechen.

Rechnungsstellungstermin 

Unternehmer bevorzugen es, Rechnungen lieber zu früh als zu spät zu stellen, da dies die baldige Zahlung verspricht. In jedem Fall sollte jedoch beachtet werden, dass auch in Deutschland Fristen für die Rechnungsstellung gelten. Wenn zum Beispiel eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen erbracht wurde und dafür eine Zahlung erhalten werden soll, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung für diese Dienstleistung ausgestellt werden.

Pflichtangaben auf der Rechnung 

Es gibt gesetzlich vorgeschriebene Informationen, die jede gültige Rechnung enthalten muss, damit der Anspruch durchsetzbar ist und vom Finanzamt anerkannt wird. Gemäß §14 UStG sind dies: 

• vollständiger Name, 
• Adresse des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers, 
• Steuernummer,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine eindeutige, 
• fortlaufende Rechnungsnummer Datum der Rechnungsausstellung,
• Zeitraum der erbrachten Dienstleistung und Art der erbrachten Leistungen verlangte 
• Beträge einschließlich separat angegebener geltender Steuersätze.

Wenn diese Informationen unvollständig oder sogar falsch sind, kann der Schuldner die Erfüllung der Forderung ablehnen. Darüber hinaus können später Schwierigkeiten mit dem Finanzamt auftreten.

Wann verjähren Forderungen? 

Die Verjährungsfrist für Rechnungen beträgt in der Regel drei Jahre. Das mag nach einer sehr langen Zeit klingen, aber für Unternehmen mit unaufgeräumter Buchhaltung vergeht diese Zeit schnell. Wenn die Forderung innerhalb dieses Zeitraums nicht rechtzeitig geltend gemacht, nicht bezahlt oder konsequent angemahnt wurde, verfallen alle Zahlungsansprüche. Die Verjährungsfrist beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und fällig wurde.

Rückwirkende Rechnungsstellung 

Manchmal vergessen Menschen einfach, eine Rechnung für erbrachte Dienstleistungen auszustellen. Obwohl die Frist für die Rechnungsstellung sechs Monate beträgt, ist es auch möglich, rückwirkend Ansprüche geltend zu machen. Entscheidend dabei ist, dass der Anspruch deutlich begründet ist. Wenn du nachweisen kannst, dass du die Dienstleistungen erbracht hast, muss die rückwirkende Rechnungsform auch alle erforderlichen Informationen enthalten, selbst über den üblichen Zeitraum hinaus. Bei einer rückwirkenden Rechnung sind folgende Punkte zu beachten: 

• Das aktuelle Datum wird als Rechnungsdatum angegeben. 
• Das richtige Ausführungsdatum der Dienstleistung liegt in der Vergangenheit. 
• Wenn der fällige Betrag bereits ohne Rechnung bezahlt wurde, sollte dies ebenfalls vermerkt werden.

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist für die Ausstellung einer rückwirkenden Rechnung. Im Alltag hat sich jedoch eine Verjährungsfrist von drei Jahren auch in solchen Fällen als wirksam erwiesen. In diesem Fall markiert der Beginn des Anspruchs den Beginn der Verjährungsfrist, nicht die Ausstellung der Rechnung. Auch hier beginnt die Frist am Ende des Jahres.

Selbst wenn du die Frist zur Rechnungsstellung eingehalten hast und der Zahlungsempfänger deine Forderung bereits beglichen hat, bist du dennoch verpflichtet, die Dokumente sicher für zehn Jahre aufzubewahren. Es spielt keine Rolle, ob du sie in Ordnern oder in elektronischer Form aufbewahrst.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, ähnlich wie das Verfallsdatum der Rechnung. Die Vorschriften und Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Forderungen sind in den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) festgelegt.

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