Schrittweise Rechnungsstellung in Deutschland

Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens, und Deutschland, einer der größten Märkte in Europa, hat spezifische Regeln und Anforderungen für Rechnungen. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, welche Informationen eine gültige Rechnung in Deutschland enthalten sollte und welche Fristen einzuhalten sind.

Grundlegende Informationen über eine Rechnung in Deutschland

Eine Rechnung in Deutschland muss bestimmte grundlegende Informationen enthalten, damit sie eindeutig identifiziert und vom Finanzamt bearbeitet werden kann. Hier ist, was jede Rechnung enthalten muss:

1. Angaben zum Unternehmen: Die Rechnung muss vollständige Angaben zu Ihrem Unternehmen enthalten, einschließlich Ihres Namens oder Ihrer Firmenbezeichnung und Ihrer eingetragenen Anschrift.
2. Angaben zum Auftragnehmer: Sie müssen auch die Daten des Kunden angeben, einschließlich seines Namens, seines Firmennamens und seiner Adresse. Wenn der Kunde ein in Deutschland registrierter Mehrwertsteuerzahler ist, müssen Sie seine Steueridentifikationsnummer (USt-IdNr) angeben.
3. Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige Identifikationsnummer haben. Dies ist wichtig für die Transaktionsverfolgung und die Archivierung der Dokumente.
4. Datum der Ausstellung: Geben Sie das Ausstellungsdatum der Rechnung an. Achten Sie darauf, dass das Datum aktuell und korrekt ist.
5. Rechnungsnummerierung: Die Rechnungsnummerierung sollte einheitlich und fortlaufend sein. Verwenden Sie die gleiche Nummer nicht mehrmals.
6. Zahlungsfrist: Legen Sie eine Zahlungsfrist fest, die bestimmt, wann der Kunde den fälligen Betrag zu zahlen hat. Je nach Vereinbarung kann dies 14, 30 oder 60 Tage betragen.

Details über die Dienstleistung oder das Produkt

Ein weiteres wichtiges Element der Rechnung sind die detaillierten Informationen über die Dienstleistung oder das Produkt, für das die Transaktion getätigt wird:

1. Beschreibung der Dienstleistung/Ware: Beschreiben Sie die Dienstleistung oder Ware, für die Sie eine Rechnung ausstellen, genau. Je genauer die Beschreibung ist, desto besser.
2. Menge und Stückpreis: Geben Sie die Menge und den Stückpreis der Dienstleistung oder Ware an. So können Sie die Gesamtkosten berechnen.
3. Nettopreis: Sie müssen die Gesamtkosten des Verkaufs sowie die Steuersätze (19% oder 7%) deutlich angeben.
4. MwSt.-Betrag: Geben Sie den Betrag der in Deutschland geltenden Mehrwertsteuer an (19% oder 7%). Wenn Sie Preisnachlässe gewährt haben, müssen Sie diese in den Nettopreis einrechnen.
5. Rechnungen mit Reverse Charge: Wenn die Transaktion einer so genannten „Reverse Charge“ unterliegt, müssen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gegenpartei und einen Kommentar angeben.

Zusätzliche Anforderungen und Informationen

Zusätzlich zu den grundlegenden Rechnungsangaben gibt es weitere Informationen, die wichtig sein können:

1. Datum der Fertigstellung derDienstleistung/Ware: Wenn möglich, geben Sie das Datum an, an dem die Dienstleistung erbracht oder die Ware geliefert wurde.
2. Vorauszahlungen: Wenn der Kunde eine Vorauszahlung geleistet hat, geben Sie diese Information zusammen mit dem Datum des Zahlungseingangs auf der Rechnung an.
3. Aufbewahrungsfrist: Handelt es sich bei dem Kunden um eine Privatperson, ist ein Hinweis auf die Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnung für zwei Jahre aufzunehmen (dies gilt nicht für Rechnungen mit einem Wert von weniger als 250 €).

Frist für die Ausstellung von Rechnungen in Deutschland

Eine Rechnung muss in Deutschland innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Dienstleistung oder Lieferung der Ware ausgestellt werden. Eine Überschreitung dieser Frist stellt einen Verstoß gegen das Gesetz dar. Für Dienstleistungen, die von Unternehmen mit Sitz außerhalb Deutschlands, aber aus einem anderen EU-Land erbracht werden, muss die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt werden.

Rechnungen im Zusammenhang mit einem Unternehmen mit Sitz im Ausland

Wenn Sie ein Unternehmen in Deutschland betreiben, aber in einem anderen Land eingetragen sind, müssen Sie die Rechnungsstellungsvorschriften des Landes beachten, in dem Sie eingetragen sind. Das bedeutet, dass Sie Ihre europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben und die Vorschriften Ihres Heimatlandes einhalten müssen.

Rechnungsstellung in Deutschland als sogenannter „Kleinunternehmer“

Wenn Sie in Deutschland als so genannter „Kleinunternehmer“ fakturieren, sind Sie von der Zahlung der Mehrwertsteuer (MwSt.) auf Ihre Rechnungen befreit, wenn Sie bestimmte Kriterien erfüllen. Nachfolgend finden Sie die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um als Kleinunternehmer in Deutschland Rechnungen auszustellen:

1. Erfüllen Sie dieKleinunternehmer-Kriterien: Um Kleinunternehmer zu werden, muss Ihr Unternehmen die folgenden Kriterien erfüllen:

• Ihr Jahresumsatz beträgt nicht mehr als 22.000 € (ab 1. Januar 2020; dieser Wert kann sich in Zukunft ändern).
• Ihre Dienstleistungen oder Waren sind von der Mehrwertsteuer befreit.

2. Geben Sie dies in Ihrer Rechnung an: Wenn Sie die oben genannten Kriterien erfüllen und eine Rechnung als Kleinunternehmer ausstellen möchten, müssen Sie bestimmte Angaben in Ihrer Rechnung machen, nämlich

• Ihre Unternehmensangaben, einschließlich Ihres Namens oder Ihrer Firmenbezeichnung und Ihrer eingetragenen Anschrift.
• Ihre Steueridentifikationsnummer, falls Sie eine haben.
• Das Datum der Rechnung.
• Die Rechnungsnummer.
• Angaben zu Ihrem Kunden, einschließlich Name, Firmenname und Anschrift.

3. Fügen Sie den entsprechenden Vermerk ein: In Ihrer Rechnung müssen Sie als Kleinunternehmer einen Vermerk anbringen, dass Sie nach §19 UStG (Umsatzsteuergesetz) von der Umsatzsteuer befreit sind. Dieser Hinweis informiert den Kunden über die Umsatzsteuerbefreiung und ist zwingend erforderlich.
4. Behalten Sie den Überblick über Ihren Umsatz: Denken Sie daran, dass Sie nicht mehr von der Mehrwertsteuer befreit sind, wenn Ihr Umsatz in einem Geschäftsjahr 22.000 € übersteigt, und dass Sie daher in Erwägung ziehen müssen, sich als Mehrwertsteuerzahler registrieren zu lassen und mit den Finanzbehörden abzurechnen.
5. Sorgfältige Archivierung der Rechnungen: Auch wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, müssen Sie Ihre Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen sorgfältig für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren, der in der Regel 10 Jahre beträgt.

Es sei darauf hingewiesen, dass der Status des Kleinunternehmers seine Grenzen hat und möglicherweise nicht für alle Arten von Unternehmen geeignet ist. Es wird daher immer empfohlen, Ihren Buchhalter oder Steuerberater in Deutschland zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie für diese Mehrwertsteuerbefreiung in Frage kommen und dass Sie über die richtigen Unterlagen und Rechnungen verfügen, die im Einklang mit dem geltenden Recht erstellt wurden.

Unterm Strich

Die Rechnungsstellung in Deutschland kann ein relativ komplizierter Prozess sein, aber sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung ist ein Garant für die Vermeidung unnötiger Probleme und Prüfungen durch die Steuerbehörden. Es lohnt sich daher immer, einen Steuerberater oder Buchhalter zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die Rechnungen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht ausgestellt werden und alle erforderlichen Angaben enthalten. Es lohnt sich, Zeit in das Lernen und Verstehen der Anforderungen an Rechnungen zu investieren, um unnötigen Stress und Korrekturen in der Zukunft zu vermeiden.