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Rechnungsmuster für Kleinunternehmer – Tipps

09.01.2024
Rechnungsmuster für Kleinunternehmer – Tipps

Kleinunternehmer sind solche, deren Vorjahresumsatz 22.000 Euro nicht überschritten hat und bei denen im aktuellen Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschritten werden. Nach der Regelung für Kleinunternehmer müssen Rechnungen keine separat ausgewiesene Umsatzsteuer enthalten. Falls doch, kann die Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden, allerdings bindet der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung für fünf Jahre.

Rechnungsmuster für Kleinunternehmer

Dennoch unterliegen auch Kleinunternehmer den Rechnungspflichtangaben, wobei die Angaben zum Steuerausweis entfallen.

Auf einer Kleinunternehmerrechnung müssen dieselben Pflichtangaben erscheinen wie bei anderen Unternehmern:

  • Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Kundennummer, Rechnungsnummer und -datum
  • Betreffzeile
  • Umfang und Art der Leistung
  • Gesamtbetrag
  • Angabe der Zahlungsfrist
  • Kontodaten des Rechnungsstellers

Die Übermittlung von Rechnungen erfolgt prinzipiell auf Papier, es sei denn, der Empfänger akzeptiert elektronische Übertragungen. Eine klare Einigung zwischen Rechnungssteller und Empfänger ist hierbei entscheidend. Die gültige Rechnung muss bestimmte Kriterien erfüllen: Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit.

Sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Jahr der Rechnungsstellung. Thermopapierrechnungen erfordern Papierkopien für die Lesbarkeit über den Zeitraum. Privatpersonen müssen Rechnungen für grundstücksbezogene Leistungen zwei Jahre aufbewahren. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden, um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren.

Die Übertragung von Rechnungen ist vielfältig.

Daher kann der zeitaufwendige Papierkram für die meisten Rechnungen entfallen. Neben der gängigen Papierform können alle Rechnungen auch per Fax oder E-Mail versendet werden, was besonders für Selbstständige eine erhebliche Erleichterung darstellt. Dennoch müssen gültige Rechnungen bestimmte Anforderungen gemäß § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen:

  • Die Rechnung muss authentisch sein (§ 19 Abs. 1 Satz 3 UStG), d.h., die Identität des Rechnungsstellers muss eindeutig aus der Rechnung ersichtlich sein.
  • Die Rechnung darf nicht manipuliert sein (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG), d.h., die gesetzlich erforderlichen Angaben dürfen nachträglich nicht geändert werden.

Die Lesbarkeit der Rechnung ist ebenfalls wichtig.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen sind speziell, um jederzeitige Prüfungen durch das Finanzamt zu ermöglichen und gelten auch für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Gemäß § 19 UStG, welcher die Kleinunternehmerregelung umfasst, sind keine Ausnahmen in Bezug auf § 14b UStG vermerkt. Daher müssen selbst Kleinunternehmer ihre Rechnungen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Diese Frist gilt für:

  • Ausgangsrechnungen, die an Kunden gestellt wurden.
  • Eingangsrechnungen, die geschäftliche Verbindungen aufzeigen.
  • Rechnungen für Artikel und Dienstleistungen, die betrieblich genutzt werden.
  • Elektronisch erhaltene oder versendete Rechnungen müssen in derselben Form wie erhalten oder versendet aufbewahrt werden. Eine unveränderbare Datenspeicherung auf einem Medium wie einer CD/DVD oder in der Cloud unterliegt bestimmten Anforderungen gemäß § 14b Abs. 2 Satz 2 des Umsatzsteuergesetzes bezüglich des Speicherorts und der Zugänglichkeit der Daten.

Zusätzliche Hinweise für Freiberufler und Selbstständige – nicht nur für Kleinunternehmer – betreffen die Überprüfung von Rechnungen, da Musterrechnungen nicht immer alle Eventualitäten abdecken. Besondere Fälle wie Vorauszahlungen oder internationale Transaktionen erfordern angepasste Rechnungen oder spezifische Vorlagen, um Fehler und mögliche Steuerunregelmäßigkeiten zu vermeiden. Kostenlose Muster und Vorlagen können hierbei hilfreich sein, solange sie für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens geeignet sind, um Fehlinterpretationen zu vermeiden und den Sinn der Kleinunternehmerregelung beizubehalten.

Wie erstelle ich eine Rechnung als Kleingewerbetreibender?

Wichtige Vorgaben für eine Rechnung als Kleinunternehmer umfassen:

-Vollständiger Name und komplette Adresse des leistenden Unternehmens

-Ganze Adresse des Rechnungsempfängers

– Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Welche 2 Arten von Rechnungen gibt es?

Es gibt zwei gängige Arten von Rechnungen: Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Eingangsrechnungen werden von Lieferanten oder Dienstleistern an ein Unternehmen gesendet, um die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen abzurechnen.

Ausgangsrechnungen hingegen werden von einem Unternehmen an seine Kunden ausgestellt, um die verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen abzurechnen.

Was bedeutet eine Mustervorlage für Rechnungen?

Eine Rechnungsvorlage oder Musterrechnung stellt eine bereits gestaltete Vorlage für die Erstellung von Rechnungen dar. Sie enthält bereits alle wesentlichen Informationen. Die Nutzung des Rechnungsprogramms von Debitoor erleichtert das Erstellen von Rechnungen noch mehr als die Verwendung einer vorgefertigten Rechnungsvorlage.

Welcher Satz muss sein auf Rechnung Kleinunternehmer?

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.

Welcher Freibetrag ist für die Gewerbesteuer relevant?

Als Kleingewerbetreibender ist es notwendig, sich anzumelden und Gewerbesteuern zu entrichten, ähnlich wie bei herkömmlichen Gewerben. Die Gewerbesteuer entfällt, wenn der erzielte Gewinn den Freibetrag von 24.500 Euro nicht übersteigt.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss gemäß § 4 UStG bestimmte Informationen aufweisen:

Den vollständigen Namen und die Adresse des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers.

Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ausgestellt vom Finanzamt oder Bundesamt für Finanzen, des leistenden Unternehmers.

Welche Rechnungen fordert das Finanzamt an?

Während einer Steuerprüfung kann das Finanzamt Originalrechnungen und Quittungen anfordern. Besonders Rechnungen mit höheren Beträgen werden geprüft, um sicherzustellen, dass sie sämtliche gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten.

Ist es möglich, nach 2 Jahren noch eine Rechnung auszustellen?

Rechnungen verjähren nicht, daher ist es möglich, auch nachträglich eine Rechnung zu erstellen. Jedoch ist es ratsam, dies innerhalb von drei Kalenderjahren nach Erbringung der Leistung zu tun, damit das Unternehmen weiterhin einen Anspruch auf Bezahlung hat.

Wie weit in der Vergangenheit kann eine Rechnung korrigiert werden?

Generell existiert keine festgelegte Frist für die Korrektur von Rechnungen. Gemäß § 31 Abs. 5 UStDV gibt es keine zeitliche Begrenzung für die Berichtigung von Rechnungen. Der Bundesfinanzhof (BFH) entschied, dass eine Berichtigung bis zum Abschluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht (FG) möglich ist.

Wann ist eine Rechnung nicht gültig?

Die Ungültigkeit einer Rechnung ergibt sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), welches die Verjährung von Zahlungsansprüchen im alltäglichen Geschäftsverkehr regelt. Gemäß dieser Vorschrift verjähren Rechnungen nach einer Frist von 3 Jahren, bezogen auf das Ende eines Kalenderjahres. Folglich verjähren Rechnungen aus dem Jahr 2019 mit Ablauf des 31.12.2022.

Die Kleinunternehmerrechnung unterscheidet sich in ihrem Umfang von anderen Rechnungen

Rechnungen müssen grundsätzlich auf Papier verschickt werden, außer bei vorheriger Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung. Die Zustimmungsform ist nicht spezifiziert, es muss jedoch eine einvernehmliche Vereinbarung zwischen den Parteien bestehen. Die Rechnung muss echt, unverändert und lesbar sein.

Sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Jahr der Rechnungsstellung. Thermopapierrechnungen erfordern Papierkopien zur langfristigen Aufbewahrung, ebenso elektronische Rechnungen und Faxkopien. Privatpersonen müssen Rechnungen für Grundstücksleistungen ebenfalls zwei Jahre aufbewahren. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden, da sonst das Recht auf Vorsteuerabzug verloren gehen kann.

Die genannten Informationen stellen die Grundvoraussetzungen dar, die auf jeder Rechnung enthalten sein sollten. Es existieren jedoch zusätzliche Angaben, die je nach Art des Unternehmens variieren können. Dienstleistungsunternehmen geben beispielsweise in der Regel die Steuernummer des Unternehmens an, während Handwerksbetriebe oft die Handwerkskammer-Nummer vermerken. Um genaue Angaben für Ihre Rechnung zu erhalten, empfiehlt es sich, Informationen von Ihrer Industrie- und Handelskammer oder vom Finanzamt einzuholen.

Gemeinsame Fehler bei Rechnungen für Kleingewerbe

Jeder, der ein Kleingewerbe führt, versteht die Bedeutung der Rechnung. Ohne sie gibt es kein Einkommen vom Kunden – und damit kein Geschäft. Jedoch begehen viele bei der Rechnungserstellung wiederholt Fehler.

Fuenf übliche Fehler bei Rechnungen von Kleinunternehmern

Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass Kleinunternehmer annehmen, sie könnten ihre Rechnungen eigenständig erstellen, ohne die entsprechenden Vorschriften zu kennen. Leider ist das nicht möglich. Es gibt klare Regeln dafür, wie eine Rechnung in Deutschland aussehen muss und welche Informationen sie beinhalten sollte. Das Ignorieren dieser Regeln birgt das Risiko, dass die Rechnung nicht anerkannt wird und somit kein Zahlungseingang erfolgt.

Fehlende obligatorische Angaben bei Produkten (z.B. Mengenangaben in Litern, Einheiten usw.) können dazu führen, dass der abgeschlossene Kaufvertrag mit dem Kunden nichtig wird. Dies kann dem Kunden ein lebenslanges Umtauschrecht einräumen – eine problematische Situation, wenn ein solcher Fehler unterläuft.

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