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Rechnung schreiben Kleingewerbe: Rechnungsvorlage Online

20.10.2023
Rechnung schreiben Kleingewerbe: Rechnungsvorlage Online

Rechnung schreiben Kleingewerbe

Wenn Sie zum ersten Mal einen Kundenauftrag bearbeiten, stehen Sie vor der Frage: Wie schreibe ich eine Rechnung richtig? Worauf muss ich achten? Und: Gibt es professionelle Rechnungsvorlagen?

Hier erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben sollten.

 

Obligatorische Informationen: Wie schreibe ich eine Rechnung?

Erstens: Jede Rechnung muss bestimmte, gesetzlich festgelegte Pflichtangaben erfüllen. Dazu gehören

 

-Ihre Adresse und die Adresse des Kunden

-Ihre Steueridentifikationsnummer oder Mehrwertsteuernummer

-die eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer

-das Datum der Ausstellung der Rechnung

-das Datum der Lieferung oder der Dienstleistung

-Art und Menge der Ware oder Beschreibung der Dienstleistung

-Preis (netto, brutto, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag).

 

Um Ihre Rechnungsstellung zu erleichtern, können Sie eine Rechnungssoftware verwenden, die eine professionelle, rechtskonforme Rechnungsvorlage bereitstellt.

Rechnungen ausstellen als Kleinunternehmer

Die allgemeine Frage: Wie stelle ich eine Rechnung aus? haben wir bereits beantwortet. Aber was ist, wenn Sie ein Kleinunternehmer sind? Gelten hier die gleichen Regeln?

Fast! Denn als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und können daher auch keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen. Die Rechnung ist also immer umsatzsteuerfrei!

Darüber hinaus sollten Sie die Regelungen für Kleinunternehmer beachten, wie z.B..

-Umsatzsteuerbefreiung nach 19 UStG

-Rechnung ist nach 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit

-Nach 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.

Erscheinungsbild der Rechnung: Wie gestaltet man eine Rechnung?

Ist die Rechnung einmal geschrieben, ist es an der Zeit, sie zu gestalten. Schließlich ist auch die Gestaltung der Rechnung wichtig, denn Sie wollen ja seriös wirken.

Die Freiheit, eine Rechnung zu gestalten, hängt vor allem von der Branche ab. Als Designer oder Fotograf werden Sie Ihre Rechnung wahrscheinlich kreativer gestalten als ein Rechtsanwalt oder Buchhalter.

Die Quintessenz ist folgende: Ihr Logo gehört auf die Rechnung – denn es ist das wichtigste Markenzeichen Ihres Unternehmens.

Wie stelle ich eine Rechnung richtig aus und verschicke sie?

Sobald Sie Ihre Rechnung fertig geschrieben haben, werden Sie sich wahrscheinlich fragen: Wie versende ich sie richtig?

Die gute Nachricht ist, dass es (fast) keinen richtigen oder falschen Weg gibt. Sie können Rechnungen auf jede beliebige Weise verschicken: Per Post, per E-Mail oder sogar über eine App.

Tipp: Sie können Zeit und Geld sparen, indem Sie Rechnungen direkt aus Ihrer Rechnungssoftware versenden. Klicken Sie einfach auf „Senden“ – und schon landet die Rechnung im E-Mail-Posteingang des Kunden.

Schreiben und korrigieren Sie eine Rechnung: Wie funktioniert das?

Nach dem Versenden der Rechnung erhältst du vielleicht einen Anruf von deinem Kunden: Er ist umgezogen, hat eine neue Adresse und bittet Sie, diese auf der Rechnung zu ändern. Oder der Rechnungsbetrag ist falsch und muss korrigiert werden.

Dies sollten Sie unter keinen Umständen tun: Löschen Sie die Rechnung einfach. Machen Sie es stattdessen wie die Profis: Stornieren Sie die Rechnung korrekt und schicken Sie anschließend die korrigierte Rechnung.

Wie stelle ich Rechnungen mit einem Rechnungsstellungsprogramm aus?

Das manuelle Ausstellen von Rechnungen ist mühsam – denn Sie müssen die Rechnungen jedes Mal von Hand ausfüllen, speichern, verwalten und den Zahlungseingang kontrollieren. Außerdem kann man sich leicht bei der Rechnungsnummer oder bei der Berechnung des Endbetrags vertun.

Vielleicht haben Sie sich deshalb schon einmal gefragt: Gibt es einen einfacheren Weg? Wie stelle ich eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm aus? Die Verwendung eines Rechnungsprogramms wie Taxon hat viele Vorteile:

Rechnungen schnell und einfach ausschreiben:
Ob im Büro oder unterwegs: Schreiben Sie Rechnungen jederzeit und überall auf Ihrem Smartphone oder Computer und versenden Sie sie direkt an Ihre Kunden.

Clevere Rechnungsvorlagen:
Mit Taxon Invoices erscheinen Ihr Logo und Ihre Firmendaten auf jeder Rechnung, die Sie erstellen. Die App generiert außerdem automatisch nachfolgende Rechnungsnummern und berechnet die entsprechende Mehrwertsteuer.

Verfolgung des Rechnungsstatus:
Mit dem aktuellen Rechnungsstatus haben Sie alle Ihre Rechnungen im Blick und können jederzeit prüfen, welche Rechnungen eingesehen, bezahlt oder noch offen sind.

Mit einer guten Rechnungssoftware sparen Sie sich also viel manuelle Arbeit und haben mehr Zeit für das Kerngeschäft Ihres Unternehmens.

Können Sie auch privat Rechnungen schreiben?
Auch wenn Sie sich noch nicht selbstständig gemacht oder ein Unternehmen gegründet haben, können Sie Rechnungen ausstellen. Allerdings stellen Sie diese als Privatperson aus – also als Einzelperson.

In Deutschland können Sie als Privatperson bis zu einem bestimmten Betrag Einkünfte erzielen. Wichtig ist, dass Sie sich an das Handelsrecht halten. Für genauere Informationen wenden Sie sich am besten an das Handelsregister Ihres Bundeslandes (in der Regel sind die kommunalen Gewerbe- oder Ordnungsämter für die Führung des Registers zuständig).

Tipp für Rechnungsanträge

Auch wenn Sie eine Privatrechnung ausstellen, muss diese die vorgeschriebenen Angaben enthalten. Sie können jedoch keine Umsatzsteuer erheben. Außerdem sind Sie als Privatperson verpflichtet, Ihre Einkünfte in Ihrer jährlichen Steuererklärung anzugeben.

 

Ausstellung von Rechnungen als Kleinunternehmer

Unter bestimmten Umständen kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen. Sie kann viele Dinge vereinfachen und den Verwaltungsaufwand verringern. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung abzuwägen, bevor Sie sich für sie entscheiden.

Als Kleinunternehmen werden Sie nicht mit der Mehrwertsteuer belastet, was die Rechnungsstellung erleichtert. Vorteil: Sie müssen sich nicht um den korrekten Mehrwertsteuersatz kümmern, da Sie keine Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen und daher auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen.

In diesem Fall weist die Rechnung einfach den Nettobetrag für die Dienstleistungen oder Produkte aus. Um Verwechslungen zu vermeiden, schreiben Sie am besten direkt auf die Rechnung, dass Sie Kleinunternehmer sind und die Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG nicht ausgewiesen wird.

Erstellen Sie die Rechnung manuell oder mit Hilfe einer Software
Jetzt wissen Sie, was Sie auf die Rechnung schreiben müssen. Aber wie genau erstellen Sie das Dokument? Grundsätzlich haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten:

-Manuelles Erstellen der Rechnung – zum Beispiel mit einer Word- oder Excel-Vorlage – und anschließendes Speichern als unveränderbares Dokument.
-Verwendung einer Rechnungsvorlage aus dem Internet.
-Verwendung eines Tools zur Rechnungserstellung.
-Erstellung von Rechnungen in Word oder Excel.
Viele Gründer und Freiberufler erstellen ihre Rechnungen auf diese Weise – vor allem in der Anfangszeit.
Vorteil: Sie müssen kein Geld für ein Rechnungsstellungsprogramm ausgeben.
Nachteil: Sie müssen alles manuell erstellen. Sie sind auch für die Erstellung der nächsten Rechnungsnummer verantwortlich. Das kann verwirrend sein – vor allem, wenn Ihr Unternehmen schnell wächst und Sie viele Rechnungen ausstellen.

Verwenden Sie eine Musterrechnung
Es gibt viele Online-Rechnungsvorlagen, die einfach heruntergeladen und angepasst werden können. Der Vorteil ist, dass eine gute Vorlage bereits alle wichtigen Pflichtelemente enthält und Sie diese nur noch ausfüllen müssen.

Allerdings haben Sie das Problem, dass Sie für die korrekte Erstellung der nachfolgenden Rechnungsnummern verantwortlich sind.

Nutzen Sie ein Rechnungserstellungstool
Mittlerweile gibt es viele Rechnungsprogramme, die Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen. Der große Vorteil ist, dass diese Programme immer auf dem neuesten Stand sind und den aktuellen Rechnungsvorschriften entsprechen. Sie können eine Rechnung ganz einfach erstellen und sogar ihr Aussehen anpassen. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das Programm automatisch fortlaufende Rechnungsnummern erstellt. Das macht es viel einfacher, den Überblick zu behalten.

Rechnungssoftware spart Ihnen Zeit und Nerven
Fakturierungssoftware kostet Geld. Das sollte den Unternehmensgründer aber nicht abschrecken, denn die Kosten sind äußerst gering. Einfache Angebote sind schon für 17 € pro Monat zu haben.

Auf lange Sicht sparen Sie viel Zeit, denn Sie können die Adressen Ihrer Kunden eingeben, Angebote erstellen, Ausgaben erfassen und Ihren monatlichen Umsatz einfach anzeigen. Da Sie nur die Vorlagen ausfüllen müssen und das Tool immer aktuell ist, sinkt die Fehlerquote drastisch.

Die meisten Tools verfügen sogar über eine DATEV-Schnittstelle, über die die Kanzlei des Steuerberaters auf die erfassten Rechnungen und Ausgaben zugreifen kann. Wenn Sie Ihre Steuern selbst machen, helfen Ihnen die meisten Rechnungsprogramme dabei, eine korrekte Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen und alle wichtigen Informationen pünktlich beim Finanzamt einzureichen, wenn Sie damit alle Einnahmen und Ausgaben erfassen.

GoBD und Aufbewahrungsfristen
Nach der Abgabenordnung (AO) müssen Geschäftsunterlagen, zu denen natürlich auch Rechnungen gehören, eine bestimmte Zeit lang ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokuments ab. Für Rechnungen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Darüber hinaus gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), nach denen Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen erfasst, dokumentiert und archiviert werden müssen:

-Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit
-Grundsätze der Wahrhaftigkeit, Klarheit und Kontinuität der Aufzeichnungen
-Grundsätze der Vollständigkeit und Richtigkeit
-Rechtzeitigkeit der Eintragungen und Aufzeichnungen
-Grundsätze der Ordnung
-Grundsätze der Unveränderlichkeit

Die konkreten Anforderungen finden sich in den GoBD des Bundesministeriums der Finanzen.

Fazit – Korrekte Rechnungsstellung hilft Zeit und Kosten sparen
Das Schreiben von Rechnungen ist im Grunde keine „Zauberei“: Sobald Sie eine Vorlage mit den relevanten Pflichtangaben erstellt haben, ist der Löwenanteil der Arbeit bereits erledigt. Je gründlicher Sie die Pflichtangaben auf der Rechnung prüfen und sicherstellen, dass sie vollständig in die Rechnungsvorlage integriert sind, desto mehr Zeit und Kosten sparen Sie auf Dauer. Denn wenn die Rechnung in Ordnung ist, ist auch der Rechnungsempfänger verpflichtet, den Rechnungsbetrag zu bezahlen – Sie erhalten das Geld schneller. Wenn Sie Ihre Rechnungen zudem GoBD-konform aufbewahren, können Sie auch bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt alle Zahlungsvorgänge ordnungsgemäß nachweisen.

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