Nicht registrierte Tätigkeiten – wie stellt man eine Rechnung aus?

Bei nicht registrierten Tätigkeiten müssen Sie keine regelmäßigen Rechnungen ausstellen. Wenn jedoch ein Kunde darum bittet, sollten Sie seiner Aufforderung nachkommen. Wenn Sie nicht als Mehrwertsteuerzahler registriert sind, werden die Rechnungen ohne diese Steuer ausgestellt, oder Sie können eine Rechnung ausstellen, je nachdem, was der Kunde wünscht. Sowohl Rechnungen als auch Rechnungen müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten.

Zu den nicht registrierten (oder nicht eingetragenen) Tätigkeiten, die durch das Fehlen einer Registrierung gekennzeichnet sind, gehören kleine gewinnbringende Tätigkeiten, die von Einzelpersonen ausgeübt werden, die nicht verpflichtet sind, ein Unternehmen zu registrieren. Diese Art von Tätigkeit erfordert keine Eintragung im Zentralen Register für wirtschaftliche Tätigkeiten und Informationen (CEIDG).

Im Jahr 2024 werden sich die Einkommensgrenzen für nicht registrierte Tätigkeiten zweimal ändern. Von Januar bis Juni 2024 betragen sie 3181,50 PLN und ab Juli 2024 – 3225 PLN.

Eine nicht registrierte Tätigkeit, auch wenn sie alle wesentlichen Merkmale einer wirtschaftlichen Tätigkeit aufweist, wird nicht als solche betrachtet, wenn das erzielte Einkommen 75 % des Mindestlohns im Monat nicht übersteigt.

Die wirtschaftliche Tätigkeit wird wie folgt definiert:

• organisiert,
• auf die Erzielung eines Gewinns ausgerichtet,
• regelmäßig ausgeübt wird,
• auf eigene Rechnung ausgeübt wird.

Sie können eine nicht registrierte Tätigkeit ausüben, wenn

• ihr monatliches Einkommen aus Ihrer Tätigkeit die Grenze von 75 % des in einem bestimmten Jahr geltenden Mindestlohns nicht überschreitet (diese Grenze wird sich 2024 zweimal ändern),
• sie in den letzten 60 Monaten (5 Jahren) keine gewerbliche Tätigkeit ausgeübt haben.

Eine nicht angemeldete Tätigkeit ist auch dann möglich, wenn Sie ein eingetragenes Unternehmen haben, dessen Tätigkeit aber in den letzten 60 Monaten ausgesetzt wurde – die Aussetzung der wirtschaftlichen Tätigkeit ist gleichbedeutend mit deren Fehlen.

Wie wird die Einkommensgrenze für nicht angemeldete Tätigkeiten ermittelt?

Die Einkommensgrenze für nicht registrierte Tätigkeiten umfasst das zu erhaltende Einkommen, auch wenn es noch nicht tatsächlich eingegangen ist (der Kunde hat die Ware noch nicht bezahlt).

Die Grenze umfasst nicht die Kosten für zurückgegebene Waren, Rabatte und Vergünstigungen (z. B. Rabatte für vorzeitige Zahlung).

Bei der Feststellung, ob der Grenzwert für nicht registrierte Tätigkeiten überschritten wird, berücksichtigen Sie die Einnahmen des Monats (einschließlich Rechnungen):

• die Sie bereits erhalten haben,
• die Sie in Zukunft im Zusammenhang mit bereits erbrachten Verkäufen oder Dienstleistungen erhalten werden.

Zur Ermittlung der Einnahmen werden Verkaufsbelege herangezogen. Erhaltene Beträge sind Beträge, die Sie zum oder vor dem Zeitpunkt eines Verkaufs erhalten (Vorschüsse). Forderungen sind Beträge, die Sie zum Zeitpunkt des Verkaufs noch nicht erhalten haben, aber ein Verkaufsdokument (Rechnung) an den Kunden ausgestellt haben und die Zahlung noch nicht erfolgt ist.

Denken Sie daran, dass die Berechnung des Einkommens für steuerliche Zwecke anders erfolgt. Zu den Einkünften aus nicht erfassten Tätigkeiten gehören nur die Beträge, die der Käufer für die von Ihnen erbrachten oder Ihnen zur Verfügung gestellten Waren oder Dienstleistungen in Form von Geldmitteln, Geldwerten sowie die Kosten für unentgeltlich erhaltene materielle Güter und andere Arten von unentgeltlicher Hilfeleistung bezahlt.

Beträge, die in einem bestimmten Monat fällig, aber noch nicht eingegangen sind, werden erst dann zu steuerpflichtigem Einkommen, wenn Sie die Zahlung vom Kunden erhalten.

Die Kosten für zurückgegebene Waren, Preisnachlässe und Rabatte (d. h. Nachlässe für vorzeitige Zahlung) zählen steuerlich nicht zu Ihrem Einkommen.

Wenn Sie die monatliche Einkommensgrenze überschreiten, gilt Ihr Unternehmen als wirtschaftliche Tätigkeit. Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Grenze überschreiten, haben Sie sieben Tage Zeit, Ihre wirtschaftliche Tätigkeit bei der CEIDG anzumelden. Wenn Sie ein Existenzgründer sind, haben Sie möglicherweise Anspruch auf eine Befreiung von der Sozialversicherungspflicht.

Beispiel:

Agata bestickt Tischdecken und ihr Einkommen beträgt etwa 1.000 PLN pro Monat. Agata kann ein nicht registriertes Unternehmen betreiben.

Beispiel:

Herr Michał verkauft kleine Gadgets über das Internet und erreicht damit ein Dutzend Artikel pro Monat. Herr Marek kann diese Verkäufe als nicht registrierte Tätigkeit ausüben, auch wenn er im Juli 2024 Geräte im Wert von 2200 PLN und im August 2024 von 2600 PLN verkauft hat. In seiner Jahreserklärung kann er die Kosten für den Kauf der verkauften Waren auf der Grundlage dokumentierter Quittungen angeben.

Zu den Vorteilen der Führung eines nicht registrierten Unternehmens gehören

1. Keine Meldung des Unternehmens an das Unternehmerregister (CEIDG), das Finanzamt und das Statistische Zentralamt (CSO), wodurch die Notwendigkeit entfällt, NIP- und REGON-Identifikationsnummern zu erhalten.
2. Befreiung von der Zahlung von Sozial- und Krankenversicherungsbeiträgen im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit.
3. Keine monatlichen (oder vierteljährlichen) Steuervorauszahlungen erforderlich.
4. Befreiung von der Mehrwertsteuer, sofern die Einkünfte aus nicht registrierten Tätigkeiten 200.000 PLN pro Jahr nicht übersteigen, es sei denn, es werden Waren oder Dienstleistungen verkauft, die beim ersten Verkauf eine Registrierung für die Mehrwertsteuer erfordern.
5. Vereinfachte Verkaufsabrechnung anstelle einer komplexen Buchhaltung.

Die Ausübung einer nicht registrierten Tätigkeit bringt für Sie folgende Verpflichtungen mit sich:

1. Führen einer vereinfachten Umsatzbuchhaltung.
2. Verbuchung der Einnahmen aus nicht registrierten Tätigkeiten (nach Abzug der Ausgaben) in Ihrer jährlichen PIT-36-Erklärung nach dem Steuertarif.
3. Einhaltung der Verbraucherrechte.
4. Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen auf Verlangen des Käufers.
5. Einhaltung der Verbraucherrechte, einschließlich des Rechts, innerhalb von 14 Tagen von einem Fernabsatzvertrag zurückzutreten, sowie Erfüllung der Verpflichtungen im Zusammenhang mit Beschwerden, Rücksendungen oder Reparaturen.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass Sie bei der Ausübung einer nicht registrierten Tätigkeit nicht als Unternehmer im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs gelten und die von Ihnen abgeschlossenen Dienstleistungsverträge den Charakter von Provisionsverträgen haben. Im Rahmen dieser Verträge zahlt Ihr Auftraggeber in Ihrem Namen Beiträge an die Sozialversicherungskasse.

Abrechnung mit den Steuerbehörden

Wenn Sie Einkünfte sowohl aus nicht registrierten Tätigkeiten als auch aus einem Arbeitsvertrag, einer Provisionsvereinbarung oder einem Werkvertrag beziehen, rechnen Sie mit den Steuerbehörden ab, indem Sie eine jährliche PIT-36-Erklärung einreichen.

Dieses Formular enthält einen speziellen Abschnitt „Nicht registrierte Tätigkeiten“, in dem Sie Einnahmen, Ausgaben, Gewinn und die auf diese Tätigkeiten zu zahlende Steuer angeben.

Beachten Sie, dass Sie die Höhe der Einkünfte für die Einkommensteuer anders berechnen, um sicherzustellen, dass Sie die für nicht registrierte Tätigkeiten festgelegte Grenze nicht überschreiten.

Bei der Abrechnung mit den Steuerbehörden gelten nur Geld und geldwerte Leistungen, die Sie im Laufe eines Kalenderjahres erhalten oder zur Verfügung gestellt bekommen haben, sowie der Wert der erhaltenen Sachleistungen oder sonstigen unentgeltlichen Leistungen als Einkünfte aus nicht registrierten Tätigkeiten. Das bedeutet, dass nur die Beträge, die der Kunde tatsächlich für Waren oder Dienstleistungen bezahlt hat, als steuerpflichtige Einkünfte aus solchen Tätigkeiten gelten.

Bei nicht registrierten Tätigkeiten müssen keine monatlichen Steuervorauszahlungen geleistet werden. Die Steuerzahlungen erfolgen erst mit der jährlichen Steuererklärung, die bis zum 30. April für das vorangegangene Jahr eingereicht werden muss. Die Steuer auf Einkünfte aus nicht registrierten Tätigkeiten ist ebenfalls bis zu diesem Termin zu zahlen.

Es sei darauf hingewiesen, dass der Bezug von Einkünften aus nicht registrierten Tätigkeiten den Ehegatten nicht das Recht nimmt, eine gemeinsame Steuererklärung abzugeben.

Wie können Sie Ausgaben für nicht registrierte Tätigkeiten absetzen?

Bei der Einreichung der Jahreserklärung für nicht registrierte Tätigkeiten (PIT-36) können Sie die entstandenen Ausgaben berücksichtigen, die vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden können.

Diese Kosten können den Kauf von Rohstoffen für die Produktion von Waren oder den Kauf von Handelswaren, die anschließend verkauft werden, sowie Kosten im Zusammenhang mit dem Energieverbrauch umfassen.

Um diese Vergünstigung in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie die angefallenen Ausgaben durch entsprechende Belege nachweisen. Es wird empfohlen, dass Rechnungen und Quittungen Angaben zur Identifizierung wie Name und Wohnort enthalten.

Abzugsfähige Ausgaben sollten auf Kassenbasis anerkannt werden, d. h. sie werden gutgeschrieben, wenn die Ausgaben tatsächlich anfallen, d. h. wenn die Zahlung erfolgt ist.

Quittungen und Rechnungen für nicht registrierte Aktivitäten

Gemäß den Anforderungen sind Sie verpflichtet, auf Verlangen des Kunden eine Rechnung auszustellen. Die Rechnung muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

1. Laufende Nummer,
2. Datum der Ausstellung,
3. Angaben zur Identifizierung des Verkäufers und des Käufers,
4. Bezeichnung der erbrachten Leistung,
5. Zu zahlender Betrag.

Sie sind nicht verpflichtet, eine Rechnung für nicht registrierte Tätigkeiten auszustellen. Wenn jedoch ein Kunde eine solche verlangt, müssen Sie ihm eine Rechnung ausstellen. Der Kunde kann eine solche Rechnung innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Monats verlangen, in dem die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden oder in dem Sie die Zahlung ganz oder teilweise erhalten haben

Die Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten

1. Das Datum der Ausstellung,
2. Die laufende Nummer,
3. Name des Steuerpflichtigen und Angaben zum Käufer, einschließlich seiner Anschrift,
4. Bezeichnung (Art) der Waren oder Dienstleistungen,
5. Maß und Menge (Volumen) der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Dienstleistungen,
6. Preis pro Einheit der Gegenstände oder Dienstleistungen,
7. Zu zahlender Gesamtbetrag.

Bei nicht registrierten Verkäufen genügt die Angabe Ihres Namens auf der Rechnung – die Angabe Ihrer PESEL-Nummer oder Ihrer Wohnanschrift ist nicht erforderlich.

Was sollten die Verkaufsbelege enthalten?

Wenn Sie ein nicht registriertes Unternehmen haben, wird empfohlen, vereinfachte Verkaufsunterlagen zu führen. Anhand genauer Aufzeichnungen können Sie schnell überprüfen, ob Sie die Einkommensgrenze für die Fortsetzung Ihrer nicht angemeldeten Tätigkeit überschritten haben.

Sie können die Aufzeichnungen sowohl auf Papier als auch elektronisch, z. B. in einer Excel-Tabelle, führen.

Die Verkaufstransaktionen eines bestimmten Tages müssen spätestens vor dem Verkauf des nächsten Tages in das Register eingetragen werden. Das heißt, wenn an einem bestimmten Tag Waren verkauft werden, können diese Einnahmen nicht für den Vortag verbucht werden.

Obwohl in den Verordnungen nicht festgelegt ist, welche Elemente ein solches Register enthalten sollte, umfasst es im Allgemeinen Folgendes:

1. Laufende Nummer,
2. Datum der Transaktion,
3. Verkaufspreis,
4. Gesamter Verkaufspreis.

Der Datensatz kann auch durch zusätzliche Informationen ergänzt werden, wie z. B. die Nummer des Bareingangs oder die Art der Transaktion. Ein Beispiel für einen Datensatz könnte wie folgt aussehen:

Wichtig! Bei ungenauen oder fehlenden Aufzeichnungen kann die Steuerbehörde den Betrag der steuerpflichtigen Umsätze selbständig ermitteln und die zu zahlende Steuer berechnen. Wird der Steuergegenstand nicht ermittelt, wird der Steuersatz auf 22 % festgesetzt.

Nicht registrierte Tätigkeiten und Probleme mit der Mehrwertsteuer?

Personen, die kleine Unternehmen betreiben, einschließlich nicht registrierter Unternehmen, sind häufig von der Mehrwertsteuer befreit, sofern ihr Umsatz im vorangegangenen Steuerjahr 200.000 PLN nicht überstieg.

Es sei darauf hingewiesen, dass diese Befreiung auch für Steuerpflichtige gilt, die ihr Unternehmen im Laufe des Steuerjahres gründen, sofern der voraussichtliche Wert ihrer Umsätze 200.000 PLN nicht übersteigt, wobei die Anteile an der Geschäftszeit in einem bestimmten Jahr berücksichtigt werden.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Mehrwertsteuerbefreiung nicht gilt, wenn:

• Sie einen Verkauf tätigen:
  • Waren, die in Anhang 12 des Mehrwertsteuergesetzes aufgeführt sind, wie z. B. Edelmetalle, Metallschrott oder Schmuck,
  • Waren, die der Verbrauchssteuer unterliegen, mit Ausnahme von Elektrizität, Tabakwaren und Personenkraftwagen, mit Ausnahme von Neuwagen, die zum Anlagevermögen gehören, das gemäß den Einkommenssteuerbestimmungen abgeschrieben wird,
  • Bestimmte Fälle, wie Gebäude, Bauwerke oder Teile davon, Baustellen, neue Fahrzeuge,
  • Über das Internet verkaufte Waren, wie Kosmetika und Toilettenartikel, Computer, elektronische und optische Produkte, elektrische und nichtelektrische Haushaltsgeräte, Maschinen und Ausrüstungen, die nicht anderweitig klassifiziert sind, Groß- und Einzelhandel mit Auto- und Motorradteilen.
• Sie erbringen Dienstleistungen:
  • Rechtsberatung,
  • Beratung (außer landwirtschaftliche Beratung),
  • Schmuck,
  • Forderungseinzug, einschließlich Factoring.
• Sie haben keinen Geschäftssitz in Polen.

Wenn Sie Tätigkeiten im Zusammenhang mit den aufgeführten Waren oder Dienstleistungen ausüben, müssen Sie sich als aktiver Mehrwertsteuerzahler registrieren lassen, unabhängig vom Wert Ihrer Verkäufe. Dementsprechend müssen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten und ein Register der Verkäufe und Käufe führen, wobei Sie alle sich daraus ergebenden Konsequenzen akzeptieren.

Nicht registrierte Tätigkeiten und die Verpflichtung zur Verwendung einer Steuerkasse

Kleingewerbetreibende, auch nicht registrierte, sind von der Pflicht zur Registrierung der Verkäufe in einer Steuerkasse befreit, wenn der Umsatz natürlicher Personen, die keine gewerbliche Tätigkeit ausüben und Landwirte sind, im vorangegangenen Geschäftsjahr nicht mehr als 20.000 PLN betragen hat.

Bei Aufnahme einer solchen Tätigkeit während des Steuerjahres darf der Wert des Umsatzes 20.000 PLN nicht überschreiten, wobei die Anteile im Verhältnis zum Tätigkeitszeitraum im vorangegangenen Steuerjahr zu berücksichtigen sind.

Es ist jedoch zu beachten, dass diese Befreiung nicht für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen gilt, die der Registrierungspflicht bei einer Steuerkasse unterliegen. Dazu gehören insbesondere Flüssiggas, Ersatzteile für Verbrennungsmotoren, Fahrzeugkarosserien, Radio-, Fernseh- und Telekommunikationsgeräte, Parfüms und Eau de Toilette sowie Dienstleistungen wie die Beförderung von Personen und Gepäck mit Taxis, die Reparatur von Kraftfahrzeugen und Mopeds, Steuerberatungen durch stationäre Gastronomiebetriebe, Friseure, Schönheitssalons und Kosmetikstudios.

Wenn Sie Umsätze tätigen, die der Registrierkassenpflicht unterliegen, müssen Sie unabhängig von der Höhe des Umsatzes eine Registrierkasse besitzen. Diese Verpflichtung hängt übrigens nicht von der Anmeldung der Geschäftstätigkeit bei der CEIDG ab. Obwohl nicht registrierte Tätigkeiten keine formale Registrierung bei der CEIDG erfordern, ist es daher notwendig, eine Steuerkasse zu führen, insbesondere wenn

• Der Wert Ihrer Verkäufe übersteigt 20.000 PLN, oder
• Die Waren, die Sie verkaufen, oder die Dienstleistungen, die Sie erbringen, nicht von der Eintragung in eine Steuerkasse befreit sind.

Denken Sie daran, dass diese Verpflichtungen nicht mit der Gewerbeanmeldung zusammenhängen, sondern mit der Art der Verkäufe, die Sie tätigen. Dazu gehört auch, dass Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten und genaue Aufzeichnungen über Verkäufe und Einkäufe führen müssen.

Nicht registrierte Tätigkeiten – Probleme bei der Rechnungsstellung für die Mehrwertsteuer

Das Mehrwertsteuergesetz unterscheidet nicht zwischen verschiedenen Einkommensquellen, wie es bei der Einkommensteuer der Fall ist. Für die Mehrwertsteuer gibt es nur eine einzige Einkommensquelle, und die steht im Zusammenhang mit der Ausübung von Geschäftstätigkeiten. Ein Unternehmen, das solche Tätigkeiten ausübt, kann als Mehrwertsteuerzahler gelten oder von der Mehrwertsteuer befreit sein, entweder subjektiv oder objektiv.

Wirtschaftliche Tätigkeiten werden von Produzenten, Händlern, Dienstleistern (einschließlich der Gewinnung von natürlichen Ressourcen und Landwirten) und Freiberuflern ausgeübt. Die wirtschaftliche Tätigkeit umfasst gemäß Artikel 15 Absatz 2 des Mehrwertsteuergesetzes verschiedene Arten von Tätigkeiten, bei denen Güter oder immaterielle Vermögenswerte kontinuierlich zur Erzielung von Gewinnen eingesetzt werden. Daraus lässt sich schließen, dass die Ausübung nicht angemeldeter Tätigkeiten als unternehmerische Tätigkeit im Sinne des Mehrwertsteuergesetzes angesehen wird.

Die Bestimmungen des Mehrwertsteuergesetzes gelten sowohl für Personen, die eine vollwertige unternehmerische Tätigkeit ausüben, als auch für Personen, die eine nicht registrierte Tätigkeit ausüben. Eine Person, die solche Tätigkeiten ausübt, kann sowohl subjektiv als auch objektiv als aktiver Mehrwertsteuerzahler betrachtet werden oder von der Mehrwertsteuer befreit sein. Es sei darauf hingewiesen, dass die subjektive Steuerbefreiung nicht für die Lieferung von Gegenständen oder die Erbringung von Dienstleistungen gilt, die in Artikel 113(13) des Gesetzes aufgeführt sind.

Damit eine Person, die nicht registrierte Geschäftstätigkeiten ausübt, Steuerrechnungen ausstellen kann, muss sie sich zunächst als Mehrwertsteuerzahler registrieren lassen. Der Antrag auf Registrierung wird vor Aufnahme der ersten steuerpflichtigen Tätigkeit beim zuständigen Leiter der Steuerinspektion mit dem Formular VAT-R eingereicht.

In Bezug auf Rechnungen, die von einem Steuerpflichtigen mit nicht registrierten Tätigkeiten ausgestellt werden, und die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs sieht das Gesetz vor, dass ein Vorsteuerabzug möglich ist, wenn ein Zusammenhang zwischen den Käufen und der steuerpflichtigen Tätigkeit besteht. Das Recht auf Vorsteuerabzug entsteht in dem Zeitraum, in dem die Steuerschuld entsteht, und die Steuerrechnung ist das Dokument, das das Recht auf Vorsteuerabzug begründet.

So muss sich beispielsweise ein nicht registrierter Unternehmer, der elektronische Geräte verkauft, vor dem Verkauf als aktiver Mehrwertsteuerzahler registrieren lassen. Der aktive MwSt-Zahler ist dann zum Vorsteuerabzug auf der Grundlage der erhaltenen Steuerrechnung berechtigt.

Ein nicht registrierter Einzelunternehmer kann also vorbehaltlich der vorherigen Registrierung bei den Steuerbehörden Steuerrechnungen ausstellen. Die Registrierung muss vor dem Beginn der steuerpflichtigen Umsätze abgeschlossen sein. Eine Steuerrechnung, die im Rahmen einer nicht registrierten Tätigkeit ausgestellt wird, unterscheidet sich nicht von einem Dokument, das von einem registrierten Unternehmer ausgestellt wird. Ein solches Dokument, das die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen bestätigt, berechtigt den Käufer zum Vorsteuerabzug.

Kontrolle von nicht registrierten Tätigkeiten

Die Ausübung nicht registrierter Tätigkeiten erfordert zwar keine Registrierung bei der CEIDG, entbindet Sie aber nicht von der Einhaltung der Steuer-, Verbraucher- und RODO-Gesetze.

Nicht registrierte Tätigkeiten können der Kontrolle nach dem Mehrwertsteuergesetz und der Steuerverordnung unterliegen. Auch wenn die Tätigkeit von der Mehrwertsteuer befreit ist, muss die Person, die die Tätigkeit ausübt, genaue Aufzeichnungen über die Verkäufe führen. Im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörden können diese Aufzeichnungen ausgewertet werden.

Darüber hinaus sind je nach Art der Tätigkeit Kontrollen durch den sanitären und epidemiologischen Dienst möglich, insbesondere bei der Lebensmittelherstellung.

Wichtig ist auch die Einhaltung der Verbraucher- und RODO-Gesetzgebung, und im Zweifelsfall und bei unzureichenden Beweisen kann eine Person, die eine nicht registrierte Tätigkeit ausübt, vom Präsidenten der UOCiK oder von RODO gerichtlich kontrolliert werden.