La corretta fatturazione in Germania, passo dopo passo

L’emissione di fatture è parte integrante dell’attività commerciale e in Germania, uno dei maggiori mercati europei, esistono regole e requisiti specifici per le fatture. In questo articolo discuteremo quali informazioni deve contenere una fattura corretta in Germania e le scadenze che devono essere rispettate.

Informazioni di base su una fattura in Germania

Una fattura in Germania deve contenere alcune informazioni di base che ne consentano la chiara identificazione e l’elaborazione da parte dell’ufficio delle imposte. Ecco cosa deve contenere ogni fattura:

-Dati dell’azienda: La fattura deve contenere i dati completi della vostra azienda, compreso il vostro nome o la vostra ragione sociale e l’indirizzo registrato.
-Dati della controparte: È necessario includere anche i dati del cliente, compreso il nome, la ragione sociale e l’indirizzo. Se il cliente è un contribuente con partita IVA in Germania, è necessario indicare il suo numero di identificazione fiscale (USt-IdNr).
-Numero di fattura: Ogni fattura deve avere un numero di identificazione unico. Questo è importante per la tracciabilità delle transazioni e l’archiviazione dei documenti.
-Data di emissione: Indicare la data di emissione della fattura. Assicurarsi che la data sia attuale e corretta.
-Numerazione delle fatture: La numerazione delle fatture deve essere continua e ininterrotta. Evitare di utilizzare lo stesso numero più di una volta.
Scadenza di pagamento: Stabilite un termine di pagamento che specifichi quando il cliente deve pagare l’importo dovuto. Questo termine può essere di 14, 30 o 60 giorni, a seconda del contratto.
-Dettagli del servizio o della merce

Un altro elemento importante della fattura sono i dettagli del servizio o del bene oggetto della transazione:

-Descrizione del servizio/bene: descrivere accuratamente il servizio o il bene oggetto della fattura. Più precisa è la descrizione, meglio è.
-Quantità e prezzo unitario: inserire la quantità e il prezzo unitario del servizio o del bene. In questo modo è possibile calcolare il valore totale.
-Valore netto: il totale del valore netto delle vendite deve essere chiaramente indicato, così come le aliquote fiscali incluse (19% o 7%).
-Importo dell’IVA: Indicare l’importo dell’IVA applicabile in Germania (19% o 7%). Se avete fatto degli sconti, includeteli nel prezzo netto.
-Fatture con addebito inverso: Se la transazione è soggetta al cosiddetto „reverse charge“ (inversione contabile), è necessario indicare il numero di partita IVA della controparte e un commento corrispondente.
-Requisiti e informazioni supplementari

Oltre ai dati di base della fattura, vi sono alcune informazioni aggiuntive che possono essere rilevanti:

-Data di completamento del servizio/merce: se possibile, aggiungere informazioni sulla data di completamento del servizio o di consegna della merce.
-Pagamenti anticipati: se il cliente ha effettuato un pagamento anticipato, includere questa informazione nella fattura, insieme alla data di ricezione del pagamento.
-Periodo di conservazione: se il cliente è una persona fisica, aggiungere un riferimento all’obbligo di conservazione della fattura per due anni (non applicabile alle fatture di importo inferiore a 250 euro).
-Data di emissione della fattura in Germania

La fattura in Germania deve essere emessa entro sei mesi dalla prestazione del servizio o dalla consegna della merce. Il superamento di questo termine costituisce una violazione della legge. Nel caso di servizi forniti da aziende non tedesche ma di un altro Paese dell’UE, la fattura deve essere emessa entro il 15 del mese successivo.

Fatturazione nel contesto di una società registrata all’estero

Se gestite un’azienda in Germania, ma con sede legale in un altro Paese, siete tenuti a rispettare le regole di fatturazione del Paese in cui siete registrati. Ciò significa che dovete fornire il vostro numero di partita IVA europeo e rispettare le regole del vostro Paese.

Fatturazione in Germania in qualità di „Kleinunternehmer

Fatturare in Germania come cosiddetto „Kleinunternehmer“ (cioè piccolo imprenditore) significa essere esenti dal pagamento dell’IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) sulle fatture se si soddisfano determinati criteri. Ecco i passi da compiere per fatturare come Kleinunternehmer in Germania:

1. soddisfare i criteri di Kleinunternehmer: per qualificarsi come Kleinunternehmer, la vostra azienda deve soddisfare i seguenti criteri:

Il vostro fatturato annuo non supera i 22.000 euro (a partire dal 1° gennaio 2020; questo valore potrebbe cambiare in futuro).
I vostri servizi o beni sono esenti da IVA.
2 Includere le informazioni nella fattura: Se soddisfate i criteri di cui sopra e desiderate fatturare come Kleinunternehmer, dovete includere nella fattura alcune informazioni, quali:

I dati della vostra società, compreso il nome o la ragione sociale e l’indirizzo registrato.
Il vostro numero di identificazione fiscale, se ne avete uno.
La data di emissione della fattura.
Il numero della fattura.
I dati del cliente, compreso il nome, la ragione sociale e l’indirizzo.
Inserire la nota appropriata: Sulla vostra fattura, in qualità di Kleinunternehmer, dovete inserire un’annotazione corrispondente al fatto che siete esenti da IVA ai sensi del §19 UStG (Umsatzsteuergesetz), che è l’equivalente tedesco della legge sull’imposta sul valore aggiunto. Questa annotazione informa il cliente dell’esenzione IVA ed è obbligatoria.

4 Monitorate il vostro fatturato: Ricordate che se il vostro fatturato supera i 22.000 euro durante l’anno fiscale, non sarete più esenti dall’IVA e dovrete quindi prendere in considerazione la possibilità di registrarvi come contribuenti IVA e avviare la liquidazione delle imposte con le autorità fiscali.

5 Archiviazione accurata delle fatture: Anche se siete esenti dall’IVA, dovete comunque archiviare accuratamente le fatture e gli altri documenti contabili per il periodo richiesto dalla legge, che di solito è di 10 anni.

Vale la pena notare che lo status di Kleinunternehmer ha dei limiti e potrebbe non essere adatto a tutti i tipi di attività. Pertanto, è sempre consigliabile consultare il proprio commercialista o consulente fiscale in Germania per accertarsi di avere diritto a questa esenzione IVA e per assicurarsi di avere la documentazione corretta e le fatture correttamente emesse in conformità alle normative vigenti.

Sintesi

La fatturazione in Germania può essere un processo relativamente complicato, ma è una parte indispensabile dell’attività commerciale. Una fattura corretta è una garanzia per evitare inutili problemi e ispezioni da parte delle autorità fiscali. Pertanto, vale sempre la pena consultare un consulente fiscale o un commercialista per assicurarsi che le fatture siano emesse in conformità alla legislazione vigente e contengano tutte le informazioni necessarie. Vale la pena investire del tempo nell’apprendimento e nella comprensione dei requisiti della fattura per evitare inutili stress e correzioni in futuro.