Kraftstoffrechnung im Ausland – wie werden die ausländischen Ausgaben abgerechnet?

Jedes Jahr stehen Unternehmen, insbesondere solche mit internationalen Aktivitäten, vor der Herausforderung, ihre Ausgaben im Ausland zu verbuchen. Im Jahr 2024 wird sich das Verfahren nicht wesentlich ändern, aber es gibt einige wichtige Aspekte, die bei der Abrechnung von im Ausland gekauften Kraftstoffkosten zu beachten sind. Kraftstoff ist ein wesentlicher Kostenfaktor bei der Geschäftstätigkeit und die ordnungsgemäße Verbuchung solcher Ausgaben ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere im Zusammenhang mit der Abzugsfähigkeit der Mehrwertsteuer.

Wie stellt man eine Rechnung für im Ausland gekaufte Kraftstoffe 2024 aus?

Die Ausstellung einer Rechnung für im Ausland gekauften Kraftstoff kann kompliziert erscheinen, vor allem wenn der Unternehmer mit den Steuervorschriften des betreffenden Landes nicht vertraut ist. Um eine korrekte Rechnung ausstellen zu können, lohnt es sich, einige grundlegende Elemente zu beachten:

Angaben zum Verkäufer: Die Rechnung muss den vollständigen Namen oder den Firmennamen des Verkäufers, seine Anschrift und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls im betreffenden Land anwendbar) enthalten.

Datum der Transaktion: Es ist wichtig, dass das Verkaufsdatum, das vom Rechnungsdatum abweichen kann, auf der Rechnung angegeben ist.

Art und Menge des gekauften Kraftstoffs: Geben Sie genau die Art des Kraftstoffs und die gekaufte Menge an.

Nettopreis und MwSt.: Wert des gekauften Kraftstoffs vor und nach der MwSt., falls eine MwSt. erhoben wird.

Wechselkurs: Im Falle eines Kraftstoffkaufs im Ausland ist der Wechselkurs wichtig, den der Unternehmer zur Umrechnung der Kosten in Zloty verwenden muss, wenn er sie in Polen begleicht.

Normalerweise stellt der Unternehmer den Kraftstoff nicht selbst in Rechnung, sondern erhält die Rechnung vom Verkäufer. Wenn das Unternehmen jedoch Selbstfakturierungsplattformen nutzt, bei denen der Käufer die Rechnung selbst ausstellt, sollte besonders darauf geachtet werden, dass das Dokument den Anforderungen des Landes entspricht, in dem der Kauf getätigt wurde.

Berechtigt eine Rechnung für im Ausland gekauften Kraftstoff zum Vorsteuerabzug?

Die Frage, ob eine Rechnung für im Ausland gekauften Kraftstoff zum Vorsteuerabzug berechtigt, bereitet vielen Unternehmen Schwierigkeiten. Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab:

Kauf innerhalb der Europäischen Union: Beim Kauf von Kraftstoff innerhalb der Europäischen Union ist der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt. Voraussetzung ist, dass die Rechnung den EU-Vorschriften entspricht und der Käufer ein registrierter EU-Mehrwertsteuerzahler ist. Es ist dann möglich, eine Mehrwertsteuererstattung im Rahmen des VAT-REF-Verfahrens zu beantragen.

Kauf außerhalb der Europäischen Union: Der Kauf von Kraftstoffen außerhalb der EU ist in Bezug auf die Mehrwertsteuerabrechnung etwas komplizierter. In diesem Fall kann der Unternehmer die Mehrwertsteuer zwar nicht direkt abziehen, aber je nach den Vorschriften des betreffenden Landes ist es möglich, bei den örtlichen Steuerbehörden eine Erstattung zu beantragen. Es sei darauf hingewiesen, dass diese Verfahren zeitaufwändig und kompliziert sein können.

Dokumentation: Das Element, das Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist eine korrekte Rechnung. Sie muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen und der Unternehmer sollte darauf achten, dass alle Angaben auf der Rechnung korrekt sind und den Vorschriften des betreffenden Landes entsprechen.

Vorsteuer versus nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer: Es ist auch zu bedenken, dass nicht immer der volle Mehrwertsteuerbetrag abzugsfähig ist. In einigen Fällen kann der Vorsteuerabzug teilweise erfolgen, je nach Verwendungszweck des Kraftstoffs (z. B. ob er ausschließlich für geschäftliche oder auch für private Zwecke verwendet wurde).

Welche Unterlagen sind für die Abrechnung von Ausgaben erforderlich?

Für die Abrechnung der im Ausland gekauften Treibstoffkosten sind entsprechende Unterlagen erforderlich, die sowohl den Kauf selbst als auch das Recht auf Vorsteuerabzug bestätigen. Die wichtigsten Dokumente sind:

Mehrwertsteuerrechnung: Dies ist das grundlegende Dokument, das den Vorsteuerabzug ermöglicht. Sie sollte alle erforderlichen Informationen über die Transaktion enthalten, einschließlich Angaben zum Käufer, zum Verkäufer, zum Datum der Transaktion, zum Wert des Kaufs und zum Mehrwertsteuersatz.
Quittung: In einigen EU-Ländern kann ein Unternehmer Anstellen einer Rechnung eine Quittung erhalten. In diesem Fall muss der Quittung ein zusätzliches Dokument zur Bestätigung des Kaufs beigefügt werden, z. B. eine interne Quittung, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen.
Zahlungsnachweis: Wenn Sie im Ausland Kraftstoff für geschäftliche Zwecke kaufen, müssen Sie einen Zahlungsnachweis vorlegen, z. B. einen Kontoauszug oder eine Bestätigung der Zahlungskarte.
Wechselkurs: Wurde die Rechnung für den Kraftstoff in einer Fremdwährung ausgestellt, muss der Unternehmer ihren Wert in PLN umrechnen. Hierfür wird der Wechselkurs der polnischen Nationalbank (NBP) vom Vortag des Rechnungsdatums herangezogen.
Fahrtnachweis: In einigen Fällen, insbesondere beim Kauf von Kraftstoff in Ländern außerhalb der EU, kann ein Fahrtnachweis ein zusätzliches Dokument sein, um zu bestätigen, dass der Kraftstoff für geschäftliche Zwecke verwendet wurde.

Wie werden in anderen EU-Ländern gekaufte Kraftstoffrechnungen verbucht?

Die Verbuchung von Kraftstoffrechnungen, die im Ausland, insbesondere in EU-Ländern, gekauft wurden, erfordert besondere Aufmerksamkeit. Das Verfahren unterscheidet sich je nachdem, ob der Kauf innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union erfolgt ist.

Kauf von Kraftstoffen in der EU: Rechnungen für in EU-Ländern gekaufte Kraftstoffe sollten auf die gleiche Weise verbucht werden wie Rechnungen mit inländischer Mehrwertsteuer. Dabei sind jedoch die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze in dem betreffenden Land zu berücksichtigen und in polnische Zloty umzurechnen, wobei der Wechselkurs am Tag vor der Ausstellung der Rechnung zugrunde gelegt wird.

Kauf von Treibstoff außerhalb der EU: Beim Kauf von Treibstoff außerhalb der Europäischen Union unterliegen diese Kosten ebenfalls der Rechnungslegung, können jedoch als steuerlich absetzbare Kosten behandelt werden, wenn sie die Kriterien von Betriebsausgaben erfüllen. Dabei ist zu bedenken, dass der Unternehmer in diesem Fall möglicherweise nur begrenzt vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Verbuchung im Einnahmen- und Ausgabenbuch: Rechnungen für im Ausland gekauften Kraftstoff sollten im Einnahmen- und Ausgabenbuch unter der Kategorie „Materialkosten“ verbucht werden. Es ist wichtig, den Wechselkurs und den im Kaufland geltenden Mehrwertsteuersatz zu berücksichtigen.

MwSt.-Rückerstattung im Rahmen von VAT-REF: Wenn ein Unternehmer beschließt, eine MwSt.-Rückerstattung für den Kauf von Kraftstoff in einem anderen EU-Land zu beantragen, muss er die entsprechenden Unterlagen vorbereiten und den Antrag bei den polnischen Steuerbehörden stellen. Das VAT-REF-Verfahren ermöglicht die Erstattung der Vorsteuer in EU-Ländern, erfordert aber eine sorgfältige Vorbereitung des Antrags.

Kraftstoff im Ausland und Mehrwertsteuer

Die Möglichkeit, eine Mehrwertsteuererstattung für im Ausland gekaufte Kraftstoffe zu beantragen, hängt von mehreren Schlüsselfaktoren ab:

Kauf in EU-Ländern: Wurde der Kraftstoff innerhalb der Europäischen Union gekauft, kann der Händler eine Mehrwertsteuererstattung im Rahmen des VAT-REF-Verfahrens beantragen. Dieses Verfahren ermöglicht die Rückerstattung der in anderen EU-Ländern gezahlten Steuer, allerdings müssen bestimmte Formalitäten erfüllt und der Antrag rechtzeitig eingereicht werden.

Kauf außerhalb der EU: Wenn Sie Kraftstoff außerhalb der EU kaufen, können Sie möglicherweise nicht direkt eine Mehrwertsteuererstattung beantragen, aber einige Länder bieten Erstattungsverfahren für ausländische Händler an. Es ist jedoch zu bedenken, dass diese Verfahren komplizierter sein können als bei Käufen innerhalb der EU.

Bedingungen für die Beantragung einer Mehrwertsteuererstattung: Um eine Mehrwertsteuererstattung beantragen zu können, muss der Unternehmer im Besitz einer entsprechenden Rechnung sein, die die formalen Anforderungen erfüllt, sowie von Dokumenten, die den Kauf und die Verwendung des Kraftstoffs für geschäftliche Zwecke bestätigen. Außerdem sollten Sie die Fristen für die Einreichung von Anträgen auf MwSt-Erstattung beachten, die von Land zu Land unterschiedlich sein können.

VAT-REF-Verfahren: Die Mehrwertsteuererstattung im Rahmen von VAT-REF erfolgt über die polnischen Steuerbehörden. Der Unternehmer reicht den Antrag auf elektronischem Wege ein und die Steuerbehörde des Landes, in dem der Kraftstoff gekauft wurde, bearbeitet den Antrag dann. Dieses Verfahren kann bis zu mehreren Monaten dauern, ermöglicht aber die Rückerstattung eines Teils der für den Kauf von Kraftstoff angefallenen Kosten.

Die häufigsten Probleme bei der Abrechnung von Ausgaben

Die Abrechnung von im Ausland gekauften Treibstoffkosten kann Unternehmern mehrere Probleme bereiten, insbesondere wenn die Transaktionen in verschiedenen Ländern getätigt werden, in denen die Steuervorschriften sehr unterschiedlich sein können. Sehen wir uns einige der häufigsten Probleme an, die Unternehmern begegnen können.

Unvollständige oder falsche Rechnung

Ein häufiges Problem ist der Erhalt einer unvollständigen oder falschen Rechnung. In einigen Ländern können die Dokumente, die den Kauf bestätigen, von den in Polen geltenden Standards abweichen. Dazu kann das Fehlen der Mehrwertsteuernummer des Verkäufers, eine unvollständige Angabe der gekauften Kraftstoffmenge oder ein falscher Mehrwertsteuersatz gehören.

Das Fehlen dieser Elemente auf der Rechnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht möglich ist oder ein solcher Vorgang sogar als Geschäftsausgabe verbucht werden kann. Es ist daher wichtig, im Ausland erhaltene Rechnungen stets zu prüfen und den Verkäufer gegebenenfalls um eine Korrektur des Dokuments zu bitten.

Wechselkursunterschiede

Der Kauf von Kraftstoff im Ausland ist mit der Notwendigkeit verbunden, den Wert der Transaktion in Zloty umzurechnen. Das bedeutet, dass der Unternehmer den entsprechenden Wechselkurs vom Vortag der Rechnungsstellung verwenden muss. Viele machen den Fehler, den Wechselkurs vom Tag des Einkaufs oder vom Tag der Rechnungsstellung zu verwenden, was zu Unregelmäßigkeiten bei der Abrechnung führt.

Um Probleme mit Wechselkursdifferenzen zu vermeiden, ist es wichtig, sich regelmäßig an die von der Polnischen Nationalbank veröffentlichten Wechselkurse zu halten und den korrekten Kurs entsprechend dem Rechnungsdatum anzuwenden.

Nichtabzugsfähigkeit der Mehrwertsteuer in einigen Ländern

In einigen Ländern, auch innerhalb der Europäischen Union, ist der Abzug der Mehrwertsteuer auf Kraftstoffkäufe unter Umständen nicht möglich. Dies ist z. B. der Fall, wenn der Kraftstoff für einen Privatwagen und nicht für ein Firmenfahrzeug gekauft wurde. In solchen Fällen kann der Vorsteuerabzug ausgeschlossen sein, auch wenn der Unternehmer selbständig ist.

Falsche Abrechnung von Kraftstoffkosten

Einer der häufigsten Fehler ist die falsche Abrechnung von Kraftstoffkosten, insbesondere wenn der Unternehmer mehrere Fahrzeuge hat, die sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt werden. In einer solchen Situation ist es notwendig, die Kosten für die Nutzung eines Firmenfahrzeugs klar von den privaten Kosten zu trennen.

Eine unkorrekte Abrechnung dieser Kosten kann im Falle einer Steuerprüfung zu Problemen führen, weshalb es sich lohnt, den Kilometerstand des Fahrzeugs genau zu dokumentieren, insbesondere wenn es sich um Auslandsfahrten handelt.

Komplexe Mehrwertsteuerbestattungsverfahren im Rahmen von VAT-REF

Das VAT-REF-Verfahren ermöglicht zwar die Erstattung der in EU-Ländern gezahlten Mehrwertsteuer, ist aber zeitaufwändig und erfordert eine genaue Vorbereitung der Dokumente. Die Unternehmer haben oft Mühe, die Formulare auszufüllen, und jede Unstimmigkeit oder jedes fehlende Dokument kann zu Verzögerungen oder zur Ablehnung des Antrags führen.

Wie lassen sich Fehler vermeiden?

Um Probleme und Fehler bei der Abrechnung von im Ausland erworbenen Treibstoffkosten zu vermeiden, lohnt es sich, einige Grundregeln zu beachten:

Sorgfältige Prüfung der Dokumente

Bevor Sie eine Kraftstoffrechnung buchen, sollten Sie sorgfältig prüfen, ob das Dokument alle erforderlichen Angaben enthält, z. B. die Daten des Verkäufers, die Mehrwertsteuernummer, das Kaufdatum, die Kraftstoffmenge, den Netto- und Bruttopreis sowie den korrekten Mehrwertsteuersatz. Bei Unklarheiten lohnt es sich, den Verkäufer zu kontaktieren und um eine Korrektur des Dokuments zu bitten.

Dokumentation der Geschäftsreise

Wurde der Kraftstoff im Rahmen einer Geschäftsreise im Ausland gekauft, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine detaillierte Dokumentation der Reise verfügen, um zu bestätigen, dass der Kraftstoffkauf notwendig und mit dem Geschäft verbunden war. Dazu gehören beispielsweise ein detaillierter Reisebericht, ein Nachweis über die Reise und andere Unterlagen, die bestätigen, dass die Reise geschäftlichen Zwecken diente.

Konsultation eines Buchhalters oder Steuerberaters

Wenn Sie Zweifel an der Abrechnung des im Ausland gekauften Kraftstoffs haben, sollten Sie sich an einen erfahrenen Buchhalter oder Steuerberater wenden. Ein Fachmann kann sicherstellen, dass alle Ausgaben korrekt verbucht werden und dass der Unternehmer keine Fehler macht, die in der Zukunft zu steuerlichen Problemen führen könnten.

Was ist bei der Abrechnung von im Ausland gekauften Kraftstoffen zu vermeiden?

Bei der Abrechnung von im Ausland gekauften Kraftstoffen sollten Unternehmer einige wichtige Fehler vermeiden, die zu Problemen mit den Steuerbehörden führen können:

Keine vollständige Dokumentation: Das Fehlen ausreichender Rechnungen, Quittungen oder Zahlungsnachweise kann den Abzug der Mehrwertsteuer oder die Verbuchung der Kraftstoffkosten als Betriebsausgaben verhindern.
Vernachlässigung des Problems der Wechselkursdifferenzen: Die falsche Umrechnung des Rechnungswerts in einer Fremdwährung in PLN kann zu Fehlern bei der Steuerabrechnung führen.
Ungenaue Fahrzeugaufzeichnungen: Werden keine genauen Kilometeraufzeichnungen geführt, insbesondere wenn ein Auto sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke genutzt wird, kann dies zu Unregelmäßigkeiten beim Abzug von Kraftstoffkosten führen.
Unkenntnis der örtlichen Vorschriften: Die Mehrwertsteuervorschriften können von Land zu Land unterschiedlich sein, sodass ein Unternehmen die geltenden Vorschriften in dem Land kennen sollte, in dem es Kraftstoff kauft. Die Nichteinhaltung der örtlichen Vorschriften kann zu Problemen beim Abzug der Mehrwertsteuer oder bei der Erstattung führen.

Wann lohnt es sich, die Mehrwertsteuer auf im Ausland gekaufte Kraftstoffe zurückzufordern?

Ein Antrag auf Rückerstattung der Mehrwertsteuer für im Ausland gekauften Kraftstoff ist dann sinnvoll, wenn der in Rechnung gestellte Mehrwertsteuerbetrag so hoch ist, dass sich die Durchführung eines Rückforderungsverfahrens lohnt. Dies ist vor allem bei Unternehmen der Fall, die regelmäßig Kraftstoffe im Ausland kaufen, insbesondere bei großen Fahrzeugflotten.

Hohe Kraftstoffkosten im Ausland

In vielen europäischen Ländern sind die Kraftstoffpreise viel höher als in Polen, was bedeutet, dass auch die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer entsprechend hoch ist. In Deutschland oder Frankreich beispielsweise gehören die Mehrwertsteuersätze auf Kraftstoff zu den höchsten in der EU und der Unterschied zwischen den Sätzen in Polen und diesen Ländern kann bis zu einem Dutzend Prozent betragen. Wenn dies der Fall ist, kann die Rückerstattung der Mehrwertsteuer für ein international tätiges Unternehmen eine erhebliche Einsparungsquelle darstellen.

Häufige Geschäftsreisen

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter regelmäßig ins Ausland entsenden, können häufig Kosten für den Kauf von Kraftstoff in anderen Ländern verursachen. Werden diese Reisen zu geschäftlichen Zwecken unternommen, können diese Kosten als Betriebsausgaben betrachtet werden, sodass der Unternehmer berechtigt ist, die Erstattung der Vorsteuer im Ausland zu beantragen.

Es ist jedoch zu beachten, dass nicht jeder Kraftstoff, der für Auslandsreisen gekauft wird, erstattungsfähig ist. Voraussetzung ist, dass der Kraftstoff für geschäftliche Zwecke und nicht für den privaten Gebrauch gekauft wird.

Transporttätigkeit

Transportunternehmen, die ihren Fuhrpark regelmäßig quer durch Europa bewegen, gehören zu den Hauptnutznießern der Mehrwertsteuererstattung für im Ausland gekaufte Kraftstoffe. Häufiges Tanken in verschiedenen Ländern verursacht hohe Kosten, sodass sich die Rückerstattung der Mehrwertsteuer erheblich auf den Gewinn eines Unternehmens auswirken kann.

Für solche Unternehmen lohnt es sich, die Mehrwertsteuererstattung regelmäßig und systematisch zu beantragen, damit das Geld nicht auf den Konten der Finanzämter in anderen Ländern verbleibt, sondern in den Haushalt des Unternehmens zurückfließt.