Kleingewerbe Mehrwertsteuer MwSt – Schritt für Schritt

Was definiert einen Kleinunternehmer?

Zwei grundlegende Prinzipien vorweg: Wenn Sie die Anerkennung als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG beim Finanzamt beantragen und diese Anerkennung erhalten, sind Sie von der Verpflichtung befreit, in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) auszuweisen. Allerdings haben Sie auch keinen Anspruch auf die Rückerstattung der Vorsteuer, die die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) darstellt, die Sie selbst beim Einkauf für Ihr Unternehmen bezahlt haben.

Die Kleinunternehmer-Regelung zielt darauf ab, das Leben von Geschäftsleuten mit niedrigen Jahresumsätzen zu erleichtern: Sie müssen sich nicht mit den Feinheiten des komplexen Umsatzsteuerrechts befassen. Die Berechtigung für den Kleinunternehmer-Status haben Unternehmer und Selbstständige, deren Umsatz aus umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug (bis 2019: 17.500 Euro) und im aktuellen Jahr voraussichtlich nicht die Grenze von 50.000 Euro überschreiten wird.

Hinweis: Die neue Vorjahresgrenze von 22.000 Euro (ehemals 17.500 Euro) gilt seit dem 1. Januar 2020. (Klein-)Unternehmer, die 2019 Umsätze zwischen 17.500 Euro und 22.000 Euro erzielten, sind daher gemäß der neuen Regelung ab 2020 (weiterhin) als Kleinunternehmer anzuerkennen, sofern sie 2020 die Grenze von voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten. Eine Beispielrechnung zur neuen Vorjahresgrenze von 22.000 Euro finden Sie im Abschnitt „Unternehmer mit schwankenden Umsätzen“.

Wichtig: Beantragen Sie die Kleinunternehmer-Regelung, handelt es sich nicht um eine Bittstellung. Diese Verwaltungsvereinfachung kommt auch den Finanzämtern zugute: Angesichts des vergleichsweise niedrigen Steueraufkommens ist der regelmäßige Verwaltungs- und Prüfaufwand bei Steuerpflichtigen mit geringen Umsätzen unverhältnismäßig hoch.“

Vereinfachungen für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer genießen Befreiungen von einem Großteil der Umsatzsteuer-verwaltungsaufgaben: Normalerweise dient die Einnahmebasis, die ein Unternehmer von seinen Kunden für erbrachte Lieferungen und Dienstleistungen erhält, als Grundlage für die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer). Letztendlich tragen Endverbraucher die Umsatzsteuerlast, während Unternehmen als Steuereintreiber für den Staat agieren.

Die Regelbesteuerung der Umsatzsteuer erfordert von Unternehmen erheblichen Aufwand: Sie müssen die passenden Umsatzsteuersätze (0%, 7% oder 19%) für jede Lieferung oder Dienstleistung ermitteln, ihren Kunden (insbesondere Geschäftskunden) die korrekten Steuersätze und Umsatzsteuerbeträge in Rechnung stellen und alle anderen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes präzise befolgen. Andernfalls ist der Vorsteuerabzug seitens der Kunden (und damit die gesamte Geschäftsbeziehung) gefährdet. Des Weiteren müssen Unternehmen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer einziehen, den Vorsteueranteil aus allen Eingangsrechnungen, Einkaufsquittungen und Kassenbons berechnen, monatlich eine elektronische Umsatzsteuervoranmeldung über die verbleibende „Zahllast“ (= Summe der Umsatzsteuereinnahmen abzüglich der gezahlten Vorsteuern) ans Finanzamt übermitteln, die berechnete Zahllast unaufgefordert an das Finanzamt überweisen und zu Beginn des Folgejahres eine jährliche Umsatzsteuererklärung einreichen sowie gegebenenfalls die ausstehende Abschlusszahlung für das betreffende Jahr unaufgefordert ans Finanzamt zahlen.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Spezialvorschriften zu beachten, abhängig von der Art des Umsatzes, der Zahllast und dem Standort des Kunden, die selbst für Steuerberater und Finanzbeamte oft herausfordernd sind.

Es ist also nicht verwunderlich, dass die Kleinunternehmer-Regelung für viele Unternehmensgründer, insbesondere nebenberuflich Selbstständige und Gewerbetreibende, attraktiv erscheint:

•         Die Unterscheidung zwischen den verschiedenen Umsatzsteuersätzen entfällt.
•         Die Trennung zwischen (Netto-)Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer entfällt durchgängig.
•         Die Ermittlung des Vorsteueranteils und der Zahllast entfallen.
•         Es sind keine Umsatzsteuervoranmeldungen und Zahlungsüberweisungen erforderlich.
•         Der einzige verbleibende Umsatzsteueraspekt ist die jährliche Umsatzsteuererklärung, bei der normalerweise die steuerpflichtigen Jahresumsätze der letzten beiden Jahre angegeben werden müssen.

Der Kleinunternehmer-Status ist zweifellos komfortabel. Doch die Verwaltungsvereinfachung hat auch ihre Nachteile

Differenzierung zwischen Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbe bzw. Kleingewerbetreibende werden häufig synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Konzepte beschreiben:

Kleinunternehmer gemäß dem Umsatzsteuergesetz können Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler sowie Land- und Forstwirte sein. Die Voraussetzung ist, dass ihr Vorjahresumsatz nicht über 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) lag und im aktuellen Jahr voraussichtlich nicht die Grenze von 50.000 Euro überschreiten wird.

Kleingewerbetreibende hingegen bezieht sich ausschließlich auf Gewerbebetriebe, bei denen „das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert“ (§ 1 Abs. 2 Handelsgesetzbuch, HGB).

Aufgrund ihrer begrenzten Geschäftstätigkeit sind Kleingewerbetreibende keine Kaufleute gemäß HGB. Sie werden üblicherweise nicht ins Handelsregister eingetragen, sind nicht zur doppelten kaufmännischen Buchführung verpflichtet und müssen keine Bilanzen erstellen. Kleingewerbetreibende unterliegen nicht den HGB-Vorschriften, sondern den allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sowie den Steuervorschriften.

Zusammengefasst: Alle (steuerlichen) Kleinunternehmer, die ein Gewerbe führen, gelten als Kleingewerbetreibende. Jedoch sind nicht automatisch alle Kleingewerbetreibenden auch Kleinunternehmer gemäß dem Umsatzsteuergesetz.

Kleinunternehmer-Status und Rechtsform

Der Kleinunternehmer-Status ist keine spezifische Rechtsform und auf keine bestimmte Rechtsform begrenzt: Sowohl natürliche Personen (wie Einzelunternehmer und Freiberufler) als auch Personengesellschaften (wie GbR, OHG oder KG) sowie juristische Personen (wie UG, GmbH oder AG) können als Kleinunternehmer gelten!

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG enthält keine eigene Definition für Kleinunternehmer. Umsatzsteuerlich gelten Kleinunternehmer dennoch als Unternehmer gemäß § 2 UStG. Ein Unternehmer ist demnach jemand, der eigenständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit im Inland ausführt. Eine Tätigkeit wird als gewerblich oder beruflich betrachtet, wenn sie auf Dauer angelegt ist und Einnahmen erzielen soll. Die Absicht, Gewinne zu erzielen, ist dabei nicht ausschlaggebend. Selbst wenn in einzelnen Jahren überhaupt keine Umsätze erzielt werden, bleiben Sie im Grunde weiterhin umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer!

Es ist wichtig zu beachten: Die Ermittlung der maßgeblichen Umsatzgrenzen bezieht sich auf die gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit eines Unternehmers. Eine einzelne natürliche Person oder juristische Person kann daher nicht gleichzeitig mehrere Kleinunternehmen führen!“

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Hauptvorteile der Kleinunternehmerregelung liegen in der Befreiung von der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung, was Zeit spart und den Verwaltungsaufwand reduziert.

•         Möglichkeit zur Netto-Rechnungsstellung
•         Keine Umsatzsteuerabführung erforderlich
•         Geringer bürokratischer Aufwand
•         Möglichkeit, Endverbrauchern niedrigere Preise anzubieten

Der bedeutendste Nachteil der Kleinunternehmerregelung liegt darin, dass Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen können. Dies kann besonders belastend sein, insbesondere bei großen Investitionen, da die Umsatzsteuer nicht abgezogen werden kann.

•         Kein Vorsteuerabzug bei eigenen Einkäufen, was zu höheren Kosten für Bürobedarf und Arbeitsmaterial führt
•         Jährliche Überprüfung, ob weiterhin die Kriterien für die Kleinunternehmerregelung erfüllt sind
•         Beantragung der Kleinunternehmerregelung
•         Bei Beginn ihrer selbstständigen Tätigkeit müssen Freiberufler und Gewerbetreibende einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen. Dieser dient gleichzeitig als Antrag zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

Tipp: Während Gewerbetreibende den Fragebogen automatisch vom zuständigen Finanzamt erhalten, müssen sich Freiberufler eigenständig beim Finanzamt melden, um den Fragebogen anzufordern.

Das müssen Kleinunternehmer bei der Erstellung von (Kleinstbetrags-) Rechnungen beachten

Kleinunternehmer müssen bei der Erstellung von (Kleinstbetrags-) Rechnungen darauf achten, dass sie neben dem Verzicht auf den Vorsteuerabzug auch keine Umsatzsteuer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf den Rechnungen ausweisen. Ein BFH-Urteil aus 2014 verdeutlichte jedoch das Risiko für Kleinunternehmer, wenn sie den Umsatzsteuersatz in Rechnungen angeben. Weitere Details finden Sie in unserem Artikel ‚Kleinunternehmer und Kleinstbetragsrechnungen.

Kleinunternehmen und die Umsatzsteuer (MWSt)

Kleinunternehmen sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Jedoch kann es unter bestimmten Umständen sinnvoll sein, auf diese Befreiung zu verzichten.

Gemäß § 19 UStG erhalten sogenannte Kleinunternehmen Erleichterungen. Diese gelten für Unternehmer, die im vorangegangenen Kalenderjahr bis zu 22.000 Euro umgesetzt haben und deren Umsatz im aktuellen Jahr nicht über 50.000 Euro liegt.

Wenn die 50.000-Euro-Grenze überschritten wird, ist für sämtliche Umsätze des Jahres Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen, auch wenn diese nicht von den Kunden vereinnahmt wurde.

Bei Geschäftsgründung muss der voraussichtliche Jahresumsatz geschätzt werden. In diesem Fall gilt eine Umsatzgrenze von 22.000 Euro für das Jahr des Geschäftsstarts.

Kleinunternehmen dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, können ihren Kunden daher keine Vorsteuer gewähren und erhalten auch keine Rückerstattung der selbst gezahlten Umsatzsteuer. Dies führt dazu, dass Kleinunternehmer steuerlich wie Privatpersonen behandelt werden.

Insbesondere wichtig ist, dass Kleinunternehmer keinesfalls die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen dürfen. Sollte dies dennoch geschehen, müssen sie diese Steuer abführen, ohne dass der Rechnungsempfänger einen Anspruch auf Vorsteuerabzug hat.

Zusätzlich haben Kleinunternehmer eine vereinfachte Aufzeichnungspflicht. Es müssen lediglich die Einnahmen aus erbrachten Leistungen sowie der Eigenverbrauch dokumentiert werden (§ 65 UStDV).

Die Befreiung von der Umsatzsteuer hat Vor- und Nachteile: Weniger Verwaltungsaufwand, da das aufwendige Umsatzsteuerverfahren entfällt, steht dem Nachteil gegenüber, dass keine Erstattung der gezahlten Umsatzsteuer erfolgt. Dies ist insbesondere nachteilig, wenn Kunden vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind.

Um diesen Nachteil zu umgehen, kann das Kleinunternehmen auf die Befreiung von der Umsatzsteuer verzichten und sich wie ein regulär besteuertes Unternehmen behandeln lassen. Dieser Verzicht bindet für fünf Jahre und sollte gründlich überlegt werden, vor allem wenn zu Beginn der Geschäftstätigkeit hohe Investitionen getätigt werden. Durch diesen Verzicht erhält der Kleinunternehmer die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs und kann somit seine Einstandskosten reduzieren. Zudem können Kunden, die ebenfalls Unternehmer sind, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Es ist ratsam, diese Option sorgfältig für den individuellen Fall zu prüfen und gegebenenfalls in Anspruch zu nehmen.