Falscher Produktname auf einer Rechnung – wie kann ich ihn korrigieren?

Warum ist die korrekte Bezeichnung der Ware auf der Rechnung wichtig?

Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im Geschäftsverkehr und ihre korrekte Ausstellung ist sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer von entscheidender Bedeutung. Die Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen auf der Rechnung spielt eine besondere Rolle, da sie klar erkennen lässt, was genau getätigt worden ist. Ist die Bezeichnung falsch, kann es zu einer Reihe von Missverständnissen und sogar zu steuerlichen Problemen kommen.

Sowohl das polnische Recht als auch die EU-Verordnungen betonen, dass die Rechnung die vollständige und korrekte Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung enthalten muss. Artikel 106e(1) des Mehrwertsteuergesetzes schreibt vor, dass der Name der Ware oder Dienstleistung auf der Rechnung angegeben werden muss. Obwohl das Gesetz nicht vorschreibt, wie detailliert die Bezeichnung sein sollte, ist es wichtig, dass sie genau genug ist, um die Identifizierung der Ware oder Dienstleistung und die Bestimmung des entsprechenden Steuersatzes zu ermöglichen.

Welche Folgen kann ein falscher Produktname auf einer Rechnung haben?

Die falsche Produktbezeichnung auf einer Rechnung kann zu einer Reihe von Problemen führen. In erster Linie kann sie die korrekte Abrechnung der Mehrwertsteuer durch den Käufer behindern. Wenn die Steuerbehörde der Ansicht ist, dass die Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen unklar ist oder nicht der Realität entspricht, kann sie das Recht auf Vorsteuerabzug infrage stellen. Dies wiederum kann zur Nachzahlung von Steuern mit Zinsen sowie zu zusätzlichen finanziellen Sanktionen führen.

In extremen Fällen kann die falsche Kennzeichnung von Waren als sogenannte „Blankorechnung“ betrachtet werden, was schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen kann, einschließlich einer Geldstrafe für eine strafbare oder steuerliche Zuwiderhandlung. Der Käufer kann seinerseits das Recht auf Vorsteuerabzug verlieren, was sein Budget erheblich belasten kann.

Wie korrigiere ich eine falsche Produktbezeichnung?

Wenn Sie feststellen, dass auf einer Rechnung die falsche Bezeichnung einer Ware oder Dienstleistung angegeben ist, müssen Sie diesen Fehler so schnell wie möglich korrigieren. Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die Sie unternehmen sollten:

Prüfen der Fehlerart
Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, um welchen Fehler es sich genau handelt. Handelt es sich um einen kleinen Tippfehler, eine ungenaue Beschreibung oder vielleicht einen völlig falschen Namen? Die Art des Fehlers ist entscheidend für das weitere Vorgehen.

Stellen Sie eine berichtigende Rechnung aus
Wenn es sich um einen schwerwiegenden Fehler handelt, der die Korrektheit der Steuerabrechnung beeinträchtigen könnte, ist die beste Lösung die Ausstellung einer Berichtigungsrechnung. Die Berichtigungsrechnung sollte die richtigen Angaben und einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung enthalten. Gemäß Artikel 106j Absatz 2 Nummer 3 Buchstabe b des MwSt.-Gesetzes muss die Berichtigungsrechnung die Bezeichnung der von der Berichtigung betroffenen Waren oder Dienstleistungen enthalten.

Übermittlung der Korrekturrechnung an den Käufer
Sobald die berichtigte Rechnung ausgestellt ist, muss sie an den Käufer geschickt werden. Es ist wichtig, dass der Käufer den Erhalt der korrigierten Rechnung bestätigt, um zu belegen, dass beide Parteien mit den vorgenommenen Änderungen einverstanden sind.

Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen
Sobald die Korrekturrechnung ausgestellt ist, müssen die Buchhaltungsunterlagen sowohl auf der Seite des Verkäufers als auch auf der Seite des Käufers aktualisiert werden. Bitte beachten Sie, dass diese Änderungen auch in die JPK_VAT-Dateien (Einheitliche Kontrolldatei für Mehrwertsteuerzwecke) aufgenommen werden müssen.

JPK_VAT-Korrektur
Wenn eine Rechnung mit einer falschen Warenbezeichnung bereits in der JPK_VAT-Datei enthalten war, ist es notwendig, eine Korrektur dieser Datei zu übermitteln. In der Korrektur sollten die korrekten Daten, die mit der korrigierenden Rechnung übereinstimmen, enthalten sein.

Konsultation eines Steuerberaters
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Schritte Sie unternehmen sollen, lohnt es sich, einen Steuerberater zu konsultieren. Er wird Ihnen helfen, die Berichtigung so vorzunehmen, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entspricht und mögliche Steuerprobleme vermieden werden.

Die häufigsten Ursachen für Fehler bei der Bezeichnung von Waren auf Rechnungen

Fehler bei der Bezeichnung von Waren auf Rechnungen können aus verschiedenen Gründen auftreten. Die häufigsten sind im Folgenden aufgeführt:

Tipp- und Rechtschreibfehler
Eine der häufigsten Fehlerursachen sind Tipp- und Schreibfehler, die bei der manuellen Dateneingabe entstehen können. Obwohl sie scheinbar unbedeutend sind, können sie zu Verwechslungen führen, insbesondere bei Produkten mit ähnlichen Namen.

Mangelnde Präzision der Beschreibungen
Häufig sind die Bezeichnungen von Waren zu allgemein gehalten, sodass es schwierig ist, den Gegenstand der Transaktion eindeutig zu identifizieren. Ein Beispiel hierfür ist eine Beschreibung wie „Ersatzteile“, aus der nicht hervorgeht, um welche Teile es sich genau handelt.

Verwendung veralteter Daten
Eine weitere Fehlerursache ist die Verwendung veralteter Daten in den Fakturierungssystemen. Dies kann auf eine mangelnde Aktualisierung der Produkt- oder Dienstleistungsdatenbank zurückzuführen sein.

Übersetzungsprobleme
Bei internationalen Transaktionen können Fehler durch eine falsche Übersetzung der Namen von Waren oder Dienstleistungen entstehen. Eine falsche Übersetzung kann sowohl den Verkäufer als auch den Käufer in die Irre führen.

Komplizierte Produkte
Bei komplexen Produkten, die aus vielen Komponenten bestehen, kann es schwierig sein, sie auf der Rechnung zu beschreiben. Oft werden Abkürzungen oder Handelsnamen anstelle des vollständigen Namens verwendet, was zu Verwechslungen führen kann.

Die falsche Bezeichnung von Waren in einer Rechnung kann schwerwiegende steuerliche Folgen haben. Es lohnt sich daher, darauf zu achten, dass die Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen korrekt und genau ist. Wenn ein Fehler entdeckt wird, ist es am wichtigsten, ihn schnell und korrekt zu korrigieren, am besten mit einer Korrekturrechnung. Denken Sie daran, dass alle Änderungen in Ihrer Buchhaltung und in Ihren JPK_VAT-Dateien berücksichtigt werden müssen. Im Zweifelsfall ist es immer ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren, um Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden.