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Deutsche Rechnung – was ist es und was sollte man darüber wissen?

28.06.2023
Deutsche Rechnung – was ist es und was sollte man darüber wissen?

Deutsche Rechnung – was ist es und was sollte man darüber wissen?

Eine Rechnung ist ein offizielles Handelsdokument, das den Nachweis über den Kauf oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen darstellt. Es handelt sich um ein wichtiges Buchhaltungsdokument, das detaillierte Informationen über die Transaktion enthält, wie den Namen und die Adresse des Verkäufers und des Käufers, eine Beschreibung der verkauften Produkte oder erbrachten Dienstleistungen, die Menge, den Stückpreis, die Gesamtsumme, das Zahlungsziel sowie alle anderen relevanten Informationen. In diesem Beitrag werden wir die wichtigsten Aspekte einer Rechnung in Deutschland besprechen. Was sollte man darüber wissen?

Ausstellung einer Rechnung: Wichtige Dokumentenelemente

Die minimalen Elemente einer Rechnung sind im deutschen Umsatzsteuergesetz festgelegt. Wenn Sie eine solche Rechnung erstellen möchten, müssen Sie diese Daten berücksichtigen. Gemäß §14 UStG sind dies:

  • Name und Adresse des Lieferanten und des Dienstleistungsempfängers,
  • Steuernummer (USt-IdNr.) oder Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des dienstleistenden Unternehmens; bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: USt-IdNr. des Dienstleistungsempfängers,
  • Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum,
  • Lieferdatum oder Ausführungsdatum der Dienstleistung,
  • Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer,
  • Menge und Art der Lieferung oder Dienstleistung,
  • Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Netto-Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag,
  • Darüber hinaus geben Unternehmer häufig weitere (freiwillige) Informationen auf der Rechnung an. Dazu gehören:
  • Bankverbindungsinformationen,
  • Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
  • Kundennummer,
  • Zahlungsziel.

Steuernummer oder USt-IdNr: Was sollte auf der Rechnung stehen?

Wenn ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland im Inland geschäftlich tätig ist, reicht es aus, auf der Rechnung die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Diese Nummer wird vom Finanzamt einmalig an jede natürliche oder juristische Person vergeben und dient zur Identifizierung des Steuerpflichtigen.

 

Wenn das Unternehmen Handel mit Geschäftspartnern aus anderen EU-Ländern betreibt (innergemeinschaftlicher Handel), ersetzt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die Steuernummer auf der Rechnung.

 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann nur an juristische Personen, also Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit, vergeben werden, und der Antrag auf Ausstellung ist beim Bundeszentralamt für Steuern einzureichen. Die Identifikationsnummer kann zur eindeutigen Identifizierung von Unternehmen in der EU verwendet werden.

Hinweis: Selbst kleine Unternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, wenn sie Geschäfte mit Unternehmen aus anderen EU-Ländern tätigen. Der Status als kleines Unternehmen gilt nur innerhalb Deutschlands und nicht außerhalb seiner Grenzen.

Besonderer Fall: Rechnung für Kleinunternehmen

Für kleine Unternehmen gelten spezielle Vorschriften für die Rechnungserstellung. Alle Unternehmer, deren Jahresumsatz 22.000 Euro nicht übersteigt, werden als Kleinunternehmer bezeichnet. Sie können die Regelungen für Kleinunternehmen anwenden und sind somit von der Umsatzsteuer befreit.

 

Das bedeutet, dass sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen müssen, jedoch auch keine Erstattung der gezahlten Vorsteuer vom Finanzamt erhalten.

 

Als Folge dieser Regelung darf auf der Rechnung für Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Zusätzlich muss auf der Rechnung, die an ein Kleinunternehmen ausgestellt wird, folgender Hinweis angebracht werden: „Gemäß den Regelungen für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG enthält der angegebene Betrag keine Umsatzsteuer“.

Kleinbetragsrechnungen: Besondere Funktionen für Zahlungen unter 250 €

Für Rechnungen mit einem geringen Wert, deren Betrag 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt, gelten vereinfachte Regelungen für die Rechnungserstellung.

 

Eine Kleinbetragsrechnung muss nur die folgenden Elemente enthalten:

  • Name und Adresse des liefernden Unternehmens,
  • Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der Lieferung oder Dienstleistung,
  • Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Bruttobetrag.

 

Informationen wie die Steuernummer, der Name und die Adresse des Dienstleistungsempfängers, der Nettobetrag und die Rechnungsnummer können auf Kleinbetragsrechnungen weggelassen werden.

Versand von Rechnungen in Deutschland

Der Lieferant kann Rechnungen entweder in Papierform oder elektronisch über ein Rechnungsprogramm versenden. Beide Formen der Rechnung müssen dieselben obligatorischen Informationen enthalten.

 

Entgegen der gängigen Annahme müssen Rechnungen nicht unterschrieben werden. Die Pflicht zur Unterzeichnung von Rechnungen wurde bereits im Jahr 2011 aufgehoben. Dennoch bestehen einige Unternehmen auf einer Unterschrift. Digitale Signaturen werden am häufigsten bei elektronischen Rechnungen verwendet.

 

Inzwischen gewinnen elektronische Rechnungen an Popularität. Dies spart Unternehmen Papier und Porto und kann ohne Verzögerung zugestellt werden. Wenn Sie also die genannten Vorteile kennenlernen möchten, testen Sie noch heute das moderne Rechnungsprogramm Taxon.

Aufbewahrung deutscher Rechnungen

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen – sowohl in elektronischer als auch in Papierform – beträgt 10 Jahre. Die Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Darüber hinaus sollten Kopien der Dokumente auf Thermopapier erstellt und aufbewahrt werden.

 

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12. des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und endet erneut am 31.12. Die Rechnung vom 3.4.2008 muss daher bis zum 31.12.2018 aufbewahrt werden.

Rechnung und Quittung: Wann ist eine Rechnung erforderlich?

Während eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung darstellt, dient eine Quittung als Nachweis für die Erfüllung einer Forderung – zum Beispiel durch Zahlung. Insbesondere bei Barzahlungen ist es erforderlich, eine Quittung auszustellen, um die Zahlung zu dokumentieren und nachzuweisen. Bei Banküberweisungen gilt der Kontoauszug als Zahlungsnachweis.

 

Für Quittungen gelten dieselben rechtlichen Anforderungen wie für Kleinbetragsrechnungen. Daher kann eine Quittung auch eine Rechnung bei Kleinbeträgen unter 250 Euro ersetzen. Bei Zahlungen über diesem Betrag sollte jedoch eine reguläre Rechnung ausgestellt werden.

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