Almanya’da adım adım doğru faturalama

Fatura düzenlemek iş yapmanın ayrılmaz bir parçasıdır ve Avrupa’nın en büyük pazarlarından biri olan Almanya’da faturalar için belirli kurallar ve gereklilikler vardır. Bu makalede, Almanya’da doğru bir faturanın hangi bilgileri içermesi gerektiğini ve uyulması gereken son tarihleri ele alacağız.

Almanya’da bir fatura hakkında temel bilgiler

Almanya’da bir fatura, vergi dairesi tarafından açıkça tanımlanmasına ve işlenmesine olanak tanıyan belirli temel bilgileri içermelidir. İşte her faturanın içermesi gerekenler:

-Şirket bilgileri: Fatura, adınız veya şirket adınız ve kayıtlı adresiniz dahil olmak üzere şirketinizin tüm ayrıntılarını içermelidir.
-Karşı taraf bilgileri: Müşterinin adı, şirket adı ve adresi de dahil olmak üzere müşterinin ayrıntılarını da içermesi gerekir. Müşteri Almanya’da KDV’ye kayıtlı bir vergi mükellefi ise, vergi kimlik numarası (USt-IdNr) verilmelidir.
-Fatura numarası: Her faturanın benzersiz bir kimlik numarası olmalıdır. Bu, işlem takibi ve belge arşivleme amaçları için önemlidir.
-Düzenleme tarihi: Faturanın düzenlendiği tarihi girin. Tarihin güncel ve doğru olduğundan emin olun.
-Fatura numaralandırma: Fatura numaralandırması sürekli ve kesintisiz olmalıdır. Aynı numarayı birden fazla kullanmaktan kaçının.
Son ödeme tarihi: Müşterinin vadesi gelen tutarı ne zaman ödemesi gerektiğini belirten bir son ödeme tarihi belirleyin. Bu son ödeme tarihi, düzenlemelere bağlı olarak 14, 30 veya 60 gün olabilir.
-Hizmet veya Malların Detayları

Faturanın bir diğer önemli unsuru da işlem gören hizmet veya malın ayrıntılarıdır:

-Hizmetin/Malın Tanımı: Faturalandırılan hizmeti veya malı doğru bir şekilde tanımlayın. Açıklama ne kadar kesin olursa o kadar iyi olur.
-Miktar ve Birim Fiyat: Hizmetin veya malın miktarını ve birim fiyatını girin. Bu, toplam değeri hesaplamanızı sağlar.
-Net Değer: Toplam net satış değeri açıkça belirtilmeli ve vergi oranları (%19 veya %7) dahil edilmelidir.
-KDV tutarı: Almanya’da geçerli olan KDV tutarını belirtin (%19 veya %7). İndirim yaptıysanız, bunları net fiyata dahil edin.
-Ters Ücret Faturaları: İşlem „ters ücret“ (reverse charge) olarak adlandırılan bir ücrete tabi ise, karşı tarafın KDV numarasını ve ilgili bir açıklamayı belirtmek gerekir.
-Ek gereklilikler ve bilgiler

Faturadaki temel ayrıntılara ek olarak, ilgili olabilecek bazı ek bilgiler de vardır:

-Hizmet Tarihi/Malların Teslim Tarihi: Mümkünse, hizmet veya malların teslim tarihi hakkında bilgi ekleyin.
-Ön ödemeler: Müşteri bir ön ödeme yapmışsa, ödemenin alındığı tarihle birlikte bu bilgiyi de faturaya ekleyin.
-Saklama süresi: Müşteri bir birey ise, faturayı iki yıl boyunca saklama yükümlülüğüne bir referans ekleyin (250 € altındaki tutarlar için faturalar için geçerli değildir).
-Faturanın Almanya’da düzenlenme tarihi

Almanya’da bir fatura, hizmetin yerine getirilmesinden veya malların tesliminden itibaren altı ay içinde düzenlenmelidir. Bu sürenin aşılması bir ihlaldir. Almanya dışında ancak başka bir AB ülkesinden şirketler tarafından sağlanan hizmetler söz konusu olduğunda, fatura bir sonraki ayın 15’ine kadar düzenlenmelidir.

Yurt dışında kayıtlı bir şirket bağlamında faturalama

Almanya’da bir şirket işletiyorsanız, ancak başka bir ülkede kayıtlıysanız, kayıtlı olduğunuz ülkenin faturalama kurallarına bağlısınız demektir. Bu, Avrupa KDV numaranızı vermeniz ve ülkenizin kurallarına uymanız gerektiği anlamına gelir.

Almanya’da „Kleinunternehmer“ olarak faturalama

Almanya’da „Kleinunternehmer“ (yani küçük girişimci) olarak fatura kesmek, belirli kriterleri karşılamanız halinde faturalarınızda KDV (Katma Değer Vergisi) ödemekten muaf olacağınız anlamına gelir. İşte Almanya’da Kleinunternehmer olarak fatura kesmek için atmanız gereken adımlar:

1. Kleinunternehmer kriterlerini karşılayın: Kleinunternehmer olarak nitelendirilmek için işletmenizin aşağıdaki kriterleri karşılaması gerekir:

Yıllık cironuzun 22.000 €’yu aşmaması (1 Ocak 2020 itibariyle; bu değer gelecekte değişebilir).
Hizmetleriniz veya mallarınız KDV’den muaftır.
2 Bilgileri faturaya dahil edin: Yukarıdaki kriterleri karşılıyorsanız ve Kleinunternehmer olarak fatura kesmek istiyorsanız, faturaya aşağıdakiler gibi belirli bilgileri eklemeniz gerekir:

Adınız veya işletme adınız ve kayıtlı adresiniz dahil olmak üzere şirket bilgileriniz.
Varsa vergi kimlik numaranız.
Faturanın düzenlenme tarihi.
Fatura numarası.
Adınız, şirket adınız ve adresiniz dahil olmak üzere müşteri bilgileri.
Uygun notu ekleyin: Bir Kleinunternehmer olarak faturanıza, Katma Değer Vergisi Yasası’nın Almanya’daki karşılığı olan §19 UStG (Umsatzsteuergesetz) uyarınca KDV’den muaf olduğunuza dair ilgili bir şerh eklemelisiniz. Bu şerh müşteriyi KDV muafiyeti konusunda bilgilendirir ve zorunludur.

4 Cironuzu izleyin: Mali yıl içinde cironuz 22.000 €’yu aşarsa, artık KDV’den muaf olmayacağınızı ve bu nedenle KDV mükellefi olarak kaydolmayı düşünmeniz ve vergi makamlarıyla vergi hesaplaşmalarına başlamanız gerekeceğini unutmayın.

5 Faturaların Doğru Arşivlenmesi: KDV’den muaf olmanıza rağmen, faturaları ve diğer muhasebe belgelerini yasaların gerektirdiği süre boyunca (genellikle 10 yıl) doğru bir şekilde arşivlemeniz gerekir.

Kleinunternehmer statüsünün sınırlamaları olduğunu ve her tür işletme için uygun olmayabileceğini belirtmek gerekir. Bu nedenle, bu KDV muafiyetine hak kazandığınızdan emin olmak ve geçerli düzenlemelere uygun olarak doğru belgelere ve faturalara sahip olduğunuzdan emin olmak için her zaman Almanya’daki muhasebecinize veya vergi danışmanınıza danışmanız tavsiye edilir.

Özet

Almanya’da faturalama nispeten karmaşık bir süreç olabilir, ancak iş yapmanın vazgeçilmez bir parçasıdır. Doğru bir fatura, vergi makamları tarafından gereksiz sorunlardan ve denetimlerden kaçınmanın garantisidir. Bu nedenle, faturaların yürürlükteki mevzuata uygun olarak düzenlendiğinden ve gerekli tüm bilgileri içerdiğinden emin olmak için her zaman bir vergi danışmanına veya muhasebeciye danışmaya değer. Gelecekte gereksiz stres ve düzeltmelerden kaçınmak için fatura gerekliliklerini öğrenmek ve anlamak için zaman ayırmaya değer.