Alles, was Sie über die interne Rechnungsstellung in Polen wissen müssen

Was ist eine interne Rechnung?

Obwohl die interne Rechnung in Polen seit 2014 nicht mehr als offizielles Dokument verwendet wird, ist sie für viele Unternehmer nach wie vor von Interesse. Bis Ende 2013 war die interne Rechnung ein wichtiges Element der Buchhaltungs- und Steuerdokumentation. Sie wurde verwendet, um steuerpflichtige Transaktionen zu dokumentieren, die nicht mit dem Austausch von Waren oder Dienstleistungen zwischen Unternehmen verbunden waren.

Im Jahr 2013 wurde mit einer Änderung der Vorschriften das Konzept des internen Steuerbelegs eingeführt, der ähnliche Funktionen erfüllt. Es lohnt sich also zu verstehen, welche Regeln für interne Rechnungen gelten und welche Änderungen in der Steuergesetzgebung vorgenommen wurden.

Interne Rechnung versus interner Steuerbeleg

Anstelle einer internen Rechnung verwenden wir jetzt einen internen Steuerbeleg. In der Praxis erfüllt er dieselbe Funktion wie eine interne Rechnung: Er dokumentiert Aktivitäten, die mehrwertsteuerpflichtig sind, aber keine Standardrechnung erfordern. Trotz der geänderten Terminologie bleiben die Funktionen und Dokumentationsprinzipien ähnlich.

Wann sollte eine interne Rechnung ausgestellt werden?

Die interne Rechnung wurde in bestimmten Situationen verwendet, in denen eine Dokumentation der Transaktionen erforderlich war, jedoch nicht immer in Form einer Standardrechnung. Im Folgenden sind einige Situationen aufgeführt, in denen eine interne Rechnung erforderlich war:

Unentgeltliche Übertragung von Gegenständen oder Dienstleistungen – wenn ein Unternehmen Gegenstände oder Dienstleistungen übertragen hat, ohne eine Zahlung zu erhalten, musste es eine interne Rechnung ausstellen, um diesen Vorgang zu dokumentieren und die Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen;
innergemeinschaftlicher Erwerb von Gegenständen (IKT) – beim Erwerb von Gegenständen aus einem anderen EU-Land, wenn der Lieferant keine Standardrechnung ausstellt, musste das Unternehmen den Vorgang mit einer internen Rechnung dokumentieren;
Rückerstattung von Zuschüssen oder Subventionen – wenn ein Unternehmen Zuschüsse oder Subventionen zurückerstattet, die zuvor der Mehrwertsteuer unterlagen, war eine interne Rechnung erforderlich, um die Steuer korrekt zu verbuchen;
innergemeinschaftlicher Erwerb von Dienstleistungen – wie bei Waren musste auch beim Erwerb von Dienstleistungen aus der EU, für die der Lieferant keine Rechnung ausgestellt hat, der Umsatz dokumentiert werden.

Wie sollte eine interne Rechnung aussehen?

Auch wenn eine interne Rechnung nicht mehr erforderlich ist, ist es gut zu wissen, welche Daten sie enthalten sollte, damit das Dokument vollständig ist und den rechtlichen Anforderungen entspricht. Im Folgenden sind die wichtigsten Elemente aufgeführt, die eine interne Rechnung enthalten sollte:

das Datum der Ausstellung des Dokuments – es sollte angeben, wann das Dokument erstellt wurde.
Datum des Transfers von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen – wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht, sollte das Datum der tatsächlichen Durchführung der Transaktion angegeben werden.
Identifikationsnummer – das Dokument sollte so nummeriert sein, dass es eindeutig identifizierbar ist.
Angaben zu den an der Transaktion beteiligten Parteien – es sollten grundlegende Informationen über die an der Transaktion beteiligten Parteien angegeben werden, z. B. Firmennamen, Mehrwertsteuernummern und Adressen.
Beschreibung des Umsatzes – sollte klar und detailliert sein und die Art und den Gegenstand des Umsatzes angeben.
Steuerbemessungsgrundlage und Mehrwertsteuersatz – Angabe der Steuerbemessungsgrundlage, des Mehrwertsteuersatzes und des Mehrwertsteuersatzes, falls zutreffend.
Umrechnungskurs – bei Umsätzen in Fremdwährung ist der Kurs anzugeben, zu dem die Beträge umgerechnet wurden.

Wie buche ich eine interne Rechnung?

Bei der Buchung interner Rechnungen müssen bestimmte Regeln beachtet werden, um sicherzustellen, dass die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen wird. Hier sind einige wichtige Punkte zur Buchung:

Buchung im MwSt.-Register – die interne Rechnung sollte im MwSt.-Register als Verkauf ausgewiesen werden, was die korrekte Berechnung der geschuldeten MwSt. ermöglicht.
Buchung im GuV-Register – wenn ein Einnahmen- und Ausgabenbuch (GuV) geführt wird, wird die interne Rechnung je nach Art der Transaktion als Aufwand oder Ertrag behandelt.
Dokumentation – der interne Steuerbeleg muss ebenso wie die interne Rechnung 5 Jahre lang in der Buchhaltung aufbewahrt werden.

Einsatz von Buchhaltungssystemen

Moderne Buchhaltungssysteme automatisieren häufig den Prozess der Buchung von Rechnungen und internen Belegen. Auf diese Weise können Unternehmer die Dokumentation und die Mehrwertsteuerabrechnungen effektiv verwalten, ohne dass sie Daten manuell eingeben müssen. Systeme bieten automatische Buchhaltungsschemata, die eine einfache Buchung von Auslandsgeschäften und Steuerbelegen ermöglichen.

Interne Rechnung und Mehrwertsteuer – wie ist sie zu verbuchen?

Bei der Verwendung interner Rechnungen (vor 2014) mussten die Unternehmen daran denken, die Mehrwertsteuer entsprechend auszuweisen. Hier sind die wichtigsten Regeln für die Verbuchung der Mehrwertsteuer auf interne Rechnungen:

Unentgeltliche Übertragung von Waren/Dienstleistungen – wenn Waren oder Dienstleistungen ohne Gegenleistung übertragen wurden, musste das Unternehmen die Mehrwertsteuer auf der Grundlage des Marktwerts der Waren oder Dienstleistungen berechnen.

Innergemeinschaftlicher Erwerb von Gegenständen und Dienstleistungen – die Mehrwertsteuer wurde auf der Grundlage des Wertes der erworbenen Gegenstände oder Dienstleistungen verbucht und im Mehrwertsteuerregister dokumentiert.

Rückerstattung eines Zuschusses – bei der Rückerstattung eines Zuschusses musste die Mehrwertsteuer entsprechend verbucht werden, um Steuerunregelmäßigkeiten zu vermeiden.

Wie wird die Mehrwertsteuer auf der Grundlage eines internen Steuerdokuments verbucht?

Ein interner Steuerbeleg, wie eine interne Rechnung, erfordert eine ordnungsgemäße Verbuchung der Mehrwertsteuer. Bei solchen Belegen muss der Steuerpflichtige:

die Steuerbemessungsgrundlage auf der Grundlage des Transaktionswerts oder des Marktwerts der Waren/Dienstleistungen ermitteln.

Die Mehrwertsteuer berechnen – auf der Grundlage des für die Art der Waren oder Dienstleistungen geltenden Mehrwertsteuersatzes.

Buchen – die Einzelheiten der Transaktion in das Mehrwertsteuerregister eintragen und entsprechend in der Gewinn- und Verlustrechnung oder einem anderen Register verbuchen.

Interner Steuerbeleg vs. interne Rechnung

Obwohl die interne Rechnung seit 2014 nicht mehr verwendet wird, sind ihre Funktionen von internen Steuerbelegen übernommen worden. Das Verständnis der Regeln und Gründe für die Ausstellung solcher Dokumente ist wichtig für eine korrekte Mehrwertsteuerabrechnung. Es lohnt sich, daran zu denken, dass trotz der geänderten Terminologie die mehrwertsteuerliche Dokumentation eine genaue Einhaltung der Vorschriften und eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Dokumente erfordert.

Lohnt sich die Verwendung interner Steuerbelege?

Die Verwendung interner Steuerbelege kann für Unternehmen von Vorteil sein, die ihre Aufzeichnungen in Ordnung halten und eine korrekte Mehrwertsteuerabrechnung sicherstellen wollen. Er hilft bei der Verwaltung von Umsätzen, für die keine Standardrechnung erforderlich ist, die aber dennoch besteuert werden müssen.

Auch wenn interne Rechnungen nicht mehr erforderlich sind, ist es für eine ordnungsgemäße Buchführung und Steuerbuchhaltung unerlässlich, dass man weiß, wie man sie verwendet und welche Vorschriften für interne Steuerbelege gelten.