Колко време можете да подавате фактури със задна дата в Германия?

Има ситуации, в които предприемачите или доставчиците на услуги са забравили да издадат фактура за услуга, която вече е била предоставена. В такива случаи хората често питат: “Колко време мога да издавам фактури със задна дата?” В Германия това е възможно при определени условия и е подчинено на някои правни рамкови условия.

Основи на фактурирането със задна дата

На първо място е важно да се разбере, че издаването на фактура със задна дата не е същото като издаването на фактура на по-късна дата, след като услугата е била предоставена. Ретроактивното фактуриране се отнася до издаването на фактура за услуга, която вече е била предоставена в миналото, но все още не е фактурирана.

Съгласно германското законодателство можете да издадете фактура със задна дата, стига да спазите задължителната информация за ДДС. Това означава, че фактурата трябва да съдържа определена информация, като например данъчен номер, точно описание на предоставената услуга и адресите на доставчика на услугата и на клиента.

Възможни сценарии за фактуриране със задна дата

Съществуват различни ситуации, в които може да се обмисли фактуриране със задна дата:

Услугата все още не е фактурирана: Ако е предоставена услуга, за която все още не е издадена фактура, тя може да бъде фактурирана със задна дата. В този случай обичайният срок за плащане не се основава на датата на предоставяне на услугата, а на датата на издаване на фактурата.
Отказ от фактура и последващо искане: Може да се случи така, че получателят на услугата първоначално да се откаже от фактура, но по-късно данъчната служба да поиска да представи фактура за вече извършено плащане. В такива случаи фактурата трябва да съдържа текущата дата като дата на фактурата и първоначалната дата на предоставяне на услугата като дата на услугата. Важно е също така във фактурата да се отбележи, че вземането вече е било уредено.

Съвети за правилно фактуриране със задна дата

За да се гарантира, че фактурирането със задна дата се извършва правилно и не предизвиква правни проблеми, следва да се вземат предвид следните точки:

Точността е от ключово значение: уверете се, че всички данни във фактурата са верни и пълни. Това включва по-специално задължителните данни за ДДС.
Прозрачност за клиента: Препоръчително е да информирате клиента за фактурирането със задна дата и да обясните причината за това. Така може да се избегнат недоразумения и да се засили доверието между доставчика на услуги и клиента.
Задължение за водене на документация: Както всички фактури, така и фактурите, издадени със задна дата, следва да се съхраняват в съответствие със законовите изисквания. Това служи не само за данъчни, но и за правни цели.

Фактура, която не е издадена навреме – какви стъпки трябва да се предприемат?

Съгласно § 14 от UStG фактура следва да се издаде не по-късно от 6 месеца след предоставянето на услугата или доставката. По този начин се гарантира, че всички предоставени услуги са надлежно фактурирани и съответният ДДС е правилно платен. Тези, които пропуснат този срок, рискуват да бъдат глобени. Важно е да се отбележи, че това правило не се прилага за освободени от данък фактури.

Дори след изтичането на 6-месечния срок вземанията не се погасяват автоматично. Не съществува специален давностен срок за издаване на фактура със задна дата. Въпреки това има някои важни моменти, които трябва да се вземат предвид:

Трябва да е ясно и проследимо, че фактурираната услуга е била действително предоставена.
Ако общият давностен срок съгласно § 194 и сл. BGB, вземанията може вече да не могат да бъдат изпълнявани.

Необходима информация във фактурата

За да бъде призната за легитимна и за да може да се предявят претенции, фактурата трябва да съдържа определена информация, изисквана от закона съгласно § 14 UStG:

Ясна идентификация чрез име и адрес на издателя и на получателя на фактурата
Данни за данъчна идентификация, като данъчен номер и идентификационен номер по ДДС
Уникален и последователен номер на фактурата
Дата на издаване на фактурата
Точно време или период, през който е предоставена услугата, и описание на тази услуга
Посочените суми и приложимите данъчни ставки, показани поотделно за всеки случай

Непълната или невярна информация може да доведе до отказ от плащане от страна на платеца. Освен това, ако липсва необходимата информация или тя е невярна, могат да възникнат проблеми с данъчните органи.

Какво се случва, ако правилата не се спазват?

Фактурирането със задна дата може да бъде полезно, но е важно да се спазват законовите изисквания. Неспазването им може да доведе до санкции, глоби или неблагоприятни данъчни последици. Ето защо винаги е препоръчително да потърсите правен съвет в случай на съмнение, преди да издадете фактура със задна дата.

Като цяло германската правна система предлага гъвкавост за предприятията и доставчиците на услуги, които забравят да издадат фактура навреме. От решаващо значение обаче е да се спазват предписаните правила и разпоредби, за да се избегнат потенциални правни предизвикателства. Заслужава си винаги да сте в крак с новостите и да се уверите, че издаването на фактури със задна дата се извършва правилно и в най-добрия интерес на дружеството.