Какво е коригирана фактура?

Светът на бизнеса рядко е идеален. В него се допускат грешки, независимо дали става въпрос за човешка грешка, технически неизправности или просто небрежност. Фактурите не правят изключение. Грешен номер на артикул, печатна грешка в цената или липсващ детайл могат да имат значителни последици. Но какво да направите, ако грешката е открита след изпращането на фактурата? Именно тук се появява “коригираната фактура” – инструмент, който е колкото важен, толкова и труден. В това изчерпателно ръководство ще научите как да се справяте професионално с коригираната фактура – от идентифицирането на грешката в оригиналната фактура до създаването и съобщаването на коригираната версия.

Грешка в оригиналната фактура: какви са възможностите ви?

Преди да се обърнете към коригираната фактура, е полезно да определите естеството на грешките в оригиналната фактура. Грешките могат да бъдат най-различни: от неправилно описание на продукта през неправилни цени до непълна информация. В много случаи издаването на коригирана фактура е неизбежно, за да се разреши въпросът по правно издържан начин.

Коригираната фактура: какво трябва да съдържа?

Коригираната фактура трябва да съдържа същата минимална правна информация като оригиналната фактура. Това включва информация като номера на фактурата, датата, часа на доставката или изпълнението, пълните данни за контакт на фактуриращата страна и на получателя на фактурата, както и данъчния номер или идентификационния номер по ДДС. Промените трябва да са ясно видими и е целесъобразно да се запазят както оригиналният, така и коригираният вариант на фактурата.

Коригираната фактура – кога може да бъде представена?

Кога е необходимо да се издаде фактура за анулиране?

Издаването на анулирана фактура или корекция на фактура става необходимо, когато

съществена информация, която трябва да се съдържа във фактурата съгласно Закона за данъка върху добавената стойност (UStG), липсва или е невярна (например името на получателя на фактурата).
е приложена неправилна ставка на ДДС (например 7% вместо правилните 19%).
Има аритметични или цифрови грешки.
Информацията за предоставената услуга или обхвата на услугата или продукта е невярна.
има несъответствия във фактурата или в датата на доставка.

Следва да се отбележи обаче, че корекцията на фактурата не е задължителна, ако има само технически грешки, които не засягат цялостната разбираемост на фактурата. Въпреки че подобни грешки са досадни, те не представляват достатъчно основание за анулиране или коригиране на фактурата, стига да са спазени всички законови изисквания

Придружително писмо за коригирана фактура: Как да съобщя за промените?

Важно е не само да създадете коригирана фактура, но и да я съобщите по подходящ начин. Професионалното придружително писмо за коригирана фактура трябва да информира получателя за промените и причините за тях. Съпроводителното писмо трябва да бъде формулирано учтиво и да подчертава спешността на ситуацията, без да разстройва бизнес партньора.

Приложена е коригираната фактура: как да я изпратя?

Коригираната фактура може да се изпрати по същия начин, както оригиналната фактура. Независимо дали по пощата, по електронна поща или чрез специален портал за фактури, важно е фактурата да достигне безопасно до получателя. В придружителното писмо трябва изрично да се посочи, че това е коригирана версия.

Приложено ще получите коригираната фактура: Какво трябва да направи получателят?

Когато получателят на фактурата получи коригирана фактура, той трябва внимателно да провери промените и да се увери, че коригираната фактура отговаря на всички изисквания. Коригираната версия също трябва да се съхранява на сигурно място, в идеалния случай заедно с оригиналната фактура и придружителното писмо.

Изготвяне на коригирана фактура: Най-добри практики

Когато пишете коригирана фактура, уверете се, че тя е пълна и не съдържа грешки. Използваните формулировки трябва да са точни и лесни за разбиране. Освен това е полезно да включите своеобразен “списък на промените”, в който са изброени всички промени в първоначалната фактура. Това улеснява проследяването и за двете страни.

Данъчни последици от коригирана фактура

Коректното издаване на фактура има и данъчни последици. Некоректните фактури могат да доведат до непризнаване на приспадането на данъка върху покупките. Ето защо ранното коригиране на неправилни фактури е особено важно, за да се избегнат възможни финансови недостатъци.

Как да напишете коригирана фактура?

Написването на коригирана фактура само по себе си е изкуство, тъй като трябва да се вземат предвид различни фактори, за да се спазят както правните, така и бизнес изискванията. Следвайки експертни мнения от уебсайтове като sevdesk.de, lexware.de, sage.com и haufe.de, следните стъпки могат да ви помогнат да създадете ефективна и отговаряща на изискванията на закона коригирана. фактура

Маркиране на корекцията: Трябва ясно да се разпознава, че това е коригирана фактура. Това може да стане чрез специално заглавие или изявление директно под номера на фактурата.
Пълна информация: Както и при оригиналната фактура, трябва да се включи цялата необходима информация: номер на фактурата, дата, адреси на бизнес партньорите и подробно изброяване на услугите или стоките.
Препратка към оригиналната фактура: Препоръчително е да се включи препратка към оригиналната фактура, например чрез посочване на стария номер на фактурата или датата на оригиналната фактура.
Списък на промените: За да се осигури проследимост, всички промени трябва да бъдат подробно изброени. Независимо дали става въпрос за цената, количеството или друга позиция от фактурата, корекциите трябва да са ясни и кратки.
Яснота и структура: Уверете се, че коригираната фактура е толкова ясна и добре структурирана, колкото и първоначалната версия. Неясните корекции могат да предизвикат още по-голямо объркване.
Правна и данъчна информация: Проверете дали информацията, свързана с данъците, като например ДДС, е правилно коригирана. Също така трябва да се уверите, че коригираната фактура отговаря на законовите изисквания.
Контрол на качеството: Преди да изпратите коригираната фактура, трябва внимателно да я проверите. Може да поискате да я прегледа и второ лице, за да сведете до минимум грешките.
Документиране: Съхранявайте както оригинала, така и коригираната фактура. В някои случаи е препоръчително да се архивира и цялата история на комуникацията с клиента.

Като следвате тези стъпки, увеличавате вероятността коригираната ви фактура не само да отговаря на изискванията на закона, но и да не влошава бизнес отношенията

Шаблон за коригирана фактура: полезен инструмент

В ежедневната работа шаблонът за коригирана фактура може да спести много време и същевременно да сведе до минимум възможността за грешки. Много доставчици на счетоводен софтуер предлагат специални шаблони за коригирани фактури. Те са разработени така, че да отговарят на всички законови изисквания и обикновено могат лесно да бъдат адаптирани към специфичните нужди на бизнеса. Предимството на такъв шаблон е не само еднообразието на документите, но и възможността да се избегнат повтарящи се грешки. Това е така, защото добре разработеният шаблон вече взема предвид всички необходими полета и детайли – от номера на фактурата до информацията, свързана с данъците. Разбира се, въпреки използването на шаблон, винаги трябва да се извършва проверка на качеството, за да се гарантира, че всички специфични промени и корекции са въведени правилно.

Важни крайни срокове и дати на изтичане

Не трябва да се забравят законовите срокове за коригиране на фактури. В Германия например фактурите трябва да се съхраняват в продължение на шест години. За коригиране на суми по ДДС или други елементи, свързани с данъчното облагане, има специфични крайни срокове, които трябва да бъдат спазени.

По този начин можете да гарантирате, че вашият бизнес процес за издаване на фактури и тяхното коригиране протича гладко и е в съответствие както със закона, така и с данъчните изисквания. Ако имате допълнителни въпроси, препоръчваме да се консултирате с данъчен консултант или адвокат.