Задължителна ли е фактурата?

В сложния свят на корпоративните финанси, данъчното облагане и администрацията фактурите са важен аспект, с който всеки предприемач трябва да се справи. Но кога издаването на фактура е действително задължително в Нидерландия? В тази статия се разглеждат тези и свързаните с тях въпроси, за да се предостави цялостен поглед върху разпоредбите за издаване на фактури.

Какво представлява фактурата?

Фактурата е документ, в който подробно се описва сделка между две страни. По същество тя е искане за плащане и служи като писмено доказателство за предоставената услуга или доставения продукт. Фактурите са от съществено значение както за доставчика, така и за клиента, тъй като осигуряват запис на това, което е било доставено, включително спецификации като цена, количество и време.

Задължителна ли е фактурата?

Основният въпрос, с който се сблъскват много хора, е дали изпращането на фактури е задължително. В Нидерландия издаването на фактура действително е задължително за предприемачите, които доставят стоки или услуги на други предприемачи. Дори ако доставяте стоки на правителството, трябва да издадете фактура. За сделките с частни лица фактурата е задължителна само за някои сектори, като например автомобилната индустрия или дистанционните продажби.

Какво е задължително да бъде посочено във фактурата?

Задължителните елементи на фактурата са определени със закон. Фактурата трябва да съдържа следната информация:

• името и адреса на доставчика,
• името и адреса на клиента,
• дата на издаване,
• Номер по ДДС на доставчика,
• Номер на търговската камара на доставчика,
• уникалния номер на фактурата,
• вид на стоките или услугите
• цена и количество на стоките или услугите
• прилаганата ставка на ДДС и дължимия ДДС.

Изисква ли се номерът по ДДС във фактурата?

Да, номерът по ДДС на доставчика и на клиента трябва да бъде посочен във фактурата. Това е законово изискване и се отнася за всяко предприятие, което е задължено да плаща ДДС. Липсата на ДДС номер може да доведе до глоба и невъзможност за приспадане на начисления ДДС.

Трябва да се посочат както ДДС номерът на доставчика, така и ДДС номерът на клиента (ако е приложимо). Номерът по ДДС е от решаващо значение за вашите данъчни регистри и непредоставянето му може да има сериозни последици, като например невъзможност за възстановяване на начисления данък и възможни глоби.

Задължителен ли е номерът на търговската камара във фактурата?

Да, включването на номера на Търговската камара във фактурата е законово изискване. Номерът на Търговската камара е от съществено значение за идентифициране на дружеството и спомага за предотвратяване на измами. Както и при номера по ДДС, липсата на номер на Търговската камара може да доведе до глоба.

Каква е разликата между номера по ДДС и номера на Търговската камара?

Когато регистрирате фирма, автоматично получавате и номер по ДДС. Номерът по ДДС, за разлика от номера на Търговската камара, се състои от 14 знака (номерът на Търговската камара – от 8 знака). Във фактурите си трябва да посочвате и двата номера. В този случай номерът на Търговската камара трябва да бъде посочен дори на няколко места.

Номерът по ДДС може да бъде намерен в писмата, получени от данъчните власти. Ако искате да научите номера на ДДС на друга фирма, обикновено можете да го намерите на уебсайта на фирмата или като попитате представител на фирмата.

Ролята на цифровото фактуриране

В съвременния бизнес цифровото фактуриране все повече се превръща в норма. Цифровата фактура е правно валидна колкото хартиеното ѝ копие, при условие че отговаря на описаните по-горе правни изисквания. Допълнително предимство на цифровите фактури е, че те са по-лесни за архивиране и извличане.

В какъв срок трябва да се изпрати фактура от дружеството?

В Нидерландия няма законов срок за изпращане на фактура след доставката на услуга или продукт. Има обаче общи насоки и най-добри практики, които обикновено се спазват. Обикновено фактурата се изпраща възможно най-скоро след доставката на услугата или продукта, често в рамките на 14 до 30 дни. Това обаче може да варира в зависимост от отрасъла, естеството на сделката и споразуменията между страните.

Договорни споразумения

Срокът за изпращане на фактура може да бъде посочен в договора между доставчика и клиента. Затова е препоръчително да имате ясни споразумения и да ги оформите писмено, например в договора или в общите условия.

Секторни различия

В някои сектори съществуват специфични правила или обичаи по отношение на сроковете за изпращане на фактури. Например в строителния сектор е обичайно фактурите да се изпращат своевременно в зависимост от напредъка на проекта.

Последици от несвоевременното фактуриране

Въпреки че няма строг законов срок за изпращане на фактура, закъснялото фактуриране може да има отрицателно въздействие върху паричния поток на дружеството. Освен това то може да обтегне бизнес отношенията с клиента.

Деклариране на ДДС и фактуриране

Важно е да запомните, че крайният срок за включване на дадена сделка в декларацията по ДДС има законови разпоредби. Обикновено това трябва да се направи през отчетния период, в който са доставени стоките или услугите. Поради това е препоръчително фактурите да се изготвят и изпращат в съответствие с крайните срокове за подаване на декларациите по ДДС.

Как да работя с чуждестранни клиенти?

При работа с чуждестранни клиенти се прилагат различни правила. При доставки в рамките на ЕС и двете страни трябва да имат валиден ДДС номер, който също трябва да бъде посочен във фактурата. Освен това фактурата трябва да отговаря и на изискванията за фактуриране на съответната държава от ЕС.

Надяваме се, че с този изчерпателен преглед на разпоредбите за фактуриране в Нидерландия сме отговорили на някои от вашите въпроси. Изискванията са строги и неспазването им може да доведе до сериозни санкции. Ето защо като собственик на предприятие е важно да знаете добре какво се очаква от вас, когато става въпрос за фактуриране. Оптимизираният процес на фактуриране е не само от полза за ефективното управление на вашия бизнес, но е и законово изискване, което трябва да се приема сериозно.